Welche Formen muss ein kleines Unternehmen für seine Mitarbeiter haben?

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Formulare für alle ihre Mitarbeiter einzureichen. Dazu gehören Formulare, die vom Internal Revenue Service und der US-Einwanderungsbehörde vorgeschrieben sind: ein Formular zur Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit oder Formular I-9; eine W-2 Lohn- und Steuererklärung; und ein Quellenbescheinigungszertifikat eines Bundesangestellten oder Formular W-4. Staaten verlangen auch, dass Mitarbeiter Formulare ausfüllen, obwohl diese Formulare von Staat zu Staat variieren.

I-9

Das Büro der US-amerikanischen Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsdienste überwacht die Mitarbeiterzulassung im ganzen Land. Diese Bundesbehörde ist befugt, die Unternehmensunterlagen zu prüfen, um sicherzustellen, dass das Formular I-9 (Employee Eignibility Verification) für jeden Mitarbeiter ausgefüllt ist und dass alle Mitarbeiter das Recht haben, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. Gemäß den Einwanderungsbestimmungen muss der Arbeitgeber die Berechtigung innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung überprüfen. Unternehmen sollten die I-9-Formulare mindestens drei Jahre nach der Einstellung aufbewahren. Wenn ein Mitarbeiter den Arbeitsplatz ungeachtet der Umstände verlässt, sollte der Unternehmer das Formular I-9 für mindestens ein Jahr aufbewahren.

W-2

Für jeden entlohnten Arbeitnehmer ist es gemäß den Bundesvorschriften erforderlich, dass jährlich ein Formular W-2 (Lohn- und Steuererklärung) ausgefüllt und an die Sozialversicherungsbehörde gesendet wird. Unternehmer müssen außerdem jedem Mitarbeiter eine Kopie des W-2 für individuelle Steuerzwecke zur Verfügung stellen. Dieses Formular enthält Angaben zu Löhnen und Gehältern, die für das vorausgehende Kalenderjahr gezahlt wurden. Sie sollte bis zum 31. Januar an die Mitarbeiter und spätestens am 1. April an die Social Security Administration (SSA) gesendet werden, wenn sie elektronisch eingereicht wird. Papierformulare sollten bis Ende Februar an die SSA geschickt werden.

W-4

Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, wird er normalerweise aufgefordert, ein Quellensteuerzertifikat auszufüllen, das als W-4-Formular bezeichnet wird. Dieses Formular stellt dem Unternehmen die Informationen zur Verfügung, die erforderlich sind, um den korrekten Steuerbetrag einzubehalten, basierend auf der Anzahl der Zulagen und dem Anmeldestatus, den der Arbeitnehmer für die Bundessteuer beantragen möchte. Gemäß den IRS-Richtlinien sollte der Einbehalt mit dem ersten Gehaltsscheck beginnen.

Staatliche Anforderungen

Die IRS-Vorschriften schreiben vor, dass Unternehmen die Besteuerung der Beschäftigungssteuer mindestens vier Jahre lang aufbewahren müssen. Staatliche Arbeitssteuerformulare für die Quellensteuer variieren je nach Gerichtsbarkeit. Wenden Sie sich an die Finanzabteilung Ihres Staates, um die richtigen Verfahren und Formulare zu erfahren, die zur Einhaltung der Gesetze der Gerichtsbarkeit erforderlich sind.