So legen Sie ein korrigiertes W-2 & W-3 ein

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens müssen Sie den entsprechenden Mitarbeitern bis zum 31. Januar eines jeden Jahres ein W-2-Formular geben. Sie legen außerdem W-2s für jeden zuständigen Mitarbeiter sowie ein W-3-Übermittlungsformular bei der Social Security Administration (SSA) ein. Der Arbeitnehmer verwendet das W-2, um seine Steuererklärung bei der jeweiligen Steuerbehörde einzureichen. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass die Informationen korrekt sind. Wenn das W-2 falsch ist, müssen Sie es entsprechend korrigieren und ablegen.

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Erhalten Sie die Papierformulare W-2c und W-3c (die korrigierte Version jedes Formulars), indem Sie den IRS aufrufen. Wenn Sie möchten, können Sie sich bei Business Services Online der Social Security Administration registrieren, um die Formulare auf Ihrem Computer auszufüllen und sie elektronisch einzureichen.

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Füllen Sie ein korrigiertes W-2 aus, sobald Sie den Fehler entdeckt haben, auch wenn Sie nur den Namen oder die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters korrigieren. Wenn Sie auf dem ursprünglichen Formular falsche Löhne oder Steuereinbehalte gemeldet haben, müssen Sie ein korrigiertes W-2 einreichen. Wenn die Korrektur nur für eine Adressänderung gilt, füllen Sie ein neues W-2 mit der korrekten Adresse aus. In diesem Fall müssen Sie die Adressänderung nicht bei der SSA einreichen. Geben Sie dem Mitarbeiter einfach das neue Formular mit der korrekten Adresse.

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Füllen Sie ein korrigiertes W-3 aus. Hierbei handelt es sich um ein Übermittlungsformular, das die Gesamtzahlen der gesendeten W-2 anzeigt. Die Summen für alle Positionen des W-3c müssen den Summen für die Positionen der W-2cs aller Mitarbeiter entsprechen. Wenn Sie z. B. nur eine Änderung in der Einkommensteuererklärung eines Arbeitnehmers melden, sollte der Gesamtbetrag W-3c für die einbehaltene Bundeseinkommensteuer dem korrigierten Betrag entsprechen, der auf W-2c des Mitarbeiters angegeben ist.

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Legen Sie den W-2c und den W-3c sofort nach der Feststellung des Fehlers bei der Social Security Administration ab. Bei Einreichung per Post senden Sie den W-2c und W-3c an die SSA-Adresse, die in der IRS-Publikation „Anweisungen für Formulare W-2c und W-3c“ angegeben ist. Bei einer elektronischen Einreichung senden Sie die Formulare über SSA Business Services Online.

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Geben Sie dem Mitarbeiter eine Kopie des W-2c, damit er seine Steuererklärung ändern kann.

Tipps

• Füllen Sie bei der Einreichung per Post die Formulare möglichst mit dunkler oder schwarzer Tinte in Courier-Schriftart aus und stellen Sie sicher, dass die Formulare lesbar sind.
• Kleben oder heften Sie den W-2c nicht am W-3 an.
• Füllen Sie für jedes Steuerjahr ein separates W-3 aus.
• Wenn die W-2-Änderung nur für die staatliche oder örtliche Einkommensteuer gilt, reichen Sie keinen W-2c bei der SSA ein. Legen Sie das Formular stattdessen bei einer staatlichen oder lokalen Steuerbehörde ab.