Wie schreibe ich eine Richtlinienerklärung für ein Unternehmen?

Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit Mitarbeitern betreiben, müssen Richtlinien und Verfahren vorhanden sein, damit die Mitarbeiter sich daran halten können. Eine Grundsatzerklärung bezieht sich in der Regel auf Ihre Erwartungen an das Verhalten Ihrer Mitarbeiter, sei es das Arbeitsverhalten oder das persönliche Verhalten am Arbeitsplatz. Durch das Erstellen und Implementieren einer Grundsatzerklärung werden Ihre Erwartungen an das Verhalten der Mitarbeiter bekanntgegeben, indem Regeln festgelegt werden, die jeder im Unternehmen einhalten muss.

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Identifizieren Sie das Verhalten oder die Situation, die angegangen werden muss. Eine Richtlinienerklärung kann eine Vielzahl von Bereichen abdecken, von der Erwartung, dass sich die Mitarbeiter anziehen, bis zu einer Urlaubsrichtlinie. Wählen Sie daher den Bereich aus, den Ihre Richtlinienerklärung enthalten soll, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen.

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Bringen Sie die Mitarbeiter zusammen, die am Verfassen der Richtlinie beteiligt sein müssen. In der Regel gehören dazu Sie als Unternehmer und Personalmanager. Möglicherweise möchten Sie auch einen Unternehmensanwalt hinzuziehen, um sicherzustellen, dass die Richtlinie den gesetzlichen Bestimmungen entspricht.

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Legen Sie den Zweck und den Inhalt der Richtlinie fest. Erläutern Sie die wichtigsten Punkte, die in die Richtlinie aufgenommen werden sollten, basierend auf den Eingaben derjenigen, mit denen Sie die Richtlinie schreiben. Stellen Sie sicher, dass es alle erforderlichen Punkte abdeckt. Wenn Sie beispielsweise eine Erklärung zur Kleiderordnung schreiben, müssen Sie die Kleidungsanforderungen für männliche und weibliche Mitarbeiter umreißen und eine Liste mit angemessener und unangemessener Kleidung erstellen.

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Legen Sie fest, wer für das Schreiben der Richtlinie verantwortlich ist. Vertrauen Sie die ausgewählte Person mit den in der Besprechung erstellten Notizen an, um sie beim Erstellen eines groben Entwurfs der Richtlinie zu unterstützen. Die Richtlinie sollte einen Überblick enthalten, den Zweck der Richtlinie, auf die sich die Mitarbeiter auswirken, wann die Richtlinie in Kraft tritt und die Durchsetzung der Richtlinie.

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Überprüfen Sie den groben Entwurf der Grundsatzerklärung. Veranstalten Sie ein zweites Treffen, um den groben Entwurf der Grundsatzerklärung zu überprüfen. Ermitteln Sie das abschließende Feedback und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, um die Richtlinie abzuschließen.

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Verbreiten Sie die Richtlinie an die Mitarbeiter. Bei einigen Richtlinien möchten Sie möglicherweise eine spezielle Besprechung abhalten, um die Richtlinie zu überprüfen, und eine offene Diskussion darüber führen, warum die Richtlinie erforderlich ist, und die wichtigsten Punkte der Richtlinienerklärung abdecken. Bei diesem Meeting können Sie auch Fragen beantworten oder Punkte mit Ihren Mitarbeitern klären.

Spitze

• Einige Richtlinienerklärungen erfordern möglicherweise eine Bestätigung des Angestellten. Wenn sich die Richtlinie beispielsweise auf sexuelle Belästigung bezieht, möchten Sie möglicherweise, dass Mitarbeiter ein Formular unterzeichnen, in dem sie den Erhalt der Richtlinie bestätigen, um Sie bei rechtlichen Schritten zu schützen, da sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz gegen das Gesetz verstößt.