Redaktionsrichtlinien für organisatorische Newsletter

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden halten, profitieren Sie von Ihrem Unternehmen. In seinem Buch "Workplace Communication for the 21st Century" stellt Dr. Jason S. Wrench fest, dass interne Kommunikation die Moral und das Verständnis für die Ziele der Organisation fördert. Ein Newsletter kann ein Gefühl der Zugehörigkeit von Mitarbeitern oder Mitgliedern an verschiedenen Standorten schaffen und Loyalität aufbauen. Eine redaktionelle Richtlinie bestimmt die Kommunikationsstrategie des Newsletters, seine Produktion und Verteilung und klärt die Verantwortlichkeit.

Warum ein Newsletter?

Der Grund Ihres Newsletters bestimmt die inhaltlichen Entscheidungen und identifiziert Ihre Leserschaft. Ohne ein Ziel fehlt einem Newsletter der Fokus und verliert seine Wirksamkeit. Ein zweckorientierter Newsletter kann beispielsweise alle Beteiligten während einer Akquisition oder beim Übergang in eine neue Einrichtung zusammenbringen. Mit einem Newsletter können Mitarbeiterleistungen und organisatorische Leistungen dargestellt werden, um Ihrem Unternehmen eine Persönlichkeit in den Augen der Belegschaft zu verleihen, oder es kann Kunden über neue Produkte und Dienstleistungen informiert werden oder zur Anwerbung von Community-Support verwendet werden.

Inhalt und Einreichungen

In einer effektiven redaktionellen Richtlinie für den Newsletter Ihres Unternehmens sind die Art der Artikel und die regulären Funktionen für die Veröffentlichung angegeben. Die redaktionellen Richtlinien für den Newsletter einer Vereinigung erfordern beispielsweise, dass das Board Meeting Protokolle und Berichte von aktiven Task Forces in jeder Ausgabe erscheinen. Entscheiden Sie, ob Mitarbeiterempfehlungen durch regelmäßige Umfragen erbeten werden sollen. Die Haltung der Organisation, dass Mitarbeiter den gesamten Inhalt erstellen, freiberufliche Autoren oder Mitarbeiter von Werbeagenturen einstellen, um Artikel zu schreiben oder externe Beiträge zu akzeptieren, gehört zu Ihren redaktionellen Richtlinien. Die Richtlinien für separate Autoren enthalten Angaben zu Wortzahl, Tonwert und Faktenüberprüfung.

Inhaltsgenehmigung

Durch die Verwendung von redaktionellen Richtlinien für die Entscheidung, was in jeder Ausgabe Ihres Newsletters enthalten sein soll, kann Verwirrung vermieden werden. Große Organisationen erstellen häufig eine Redaktion mit Vertretern aus verschiedenen Einrichtungen oder Funktionsbereichen, um die Redaktion zu unterstützen. Neben der Ermittlung der Person, die das endgültige Wort bei der Artikelauswahl hat, sollte die Richtlinie die Erwartungen hinsichtlich der Faktenprüfung und der Überprüfungszeiten beschreiben.

Format, Häufigkeit und Verbreitung

Wie oft und in welchem ​​Format der Newsletter die Zielgruppe erreicht, sollte in Ihre redaktionelle Richtlinie aufgenommen werden. Wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich bestimmt die Richtlinie den Produktionskalender des Newsletter-Editors. Zu den Überlegungen bei der Verteilung zählen das Versenden von Ausdrucken an Einzelpersonen bei der Arbeit oder zu Hause, das Platzieren von Problemen in der Mitarbeiterlounge, das Bauen in der Lobby oder das Mittagessen und das Erstellen von Papierversionen und elektronischen Versionen per E-Mail oder über die Website der Organisation.

Fotografie und Genehmigungen

Visuals machen Newsletter interessanter und lesbarer. Ihre redaktionelle Richtlinie bestimmt möglicherweise nicht, dass Fotos verwendet werden, es sollte jedoch erforderlich sein, dass Rechte zur Verwendung von Kunstwerken und Fotos erworben werden, wenn sie verwendet werden. In gleicher Weise sollte die Richtlinie die Erlangung der Genehmigung zur Reproduktion von urheberrechtlich geschütztem Material sowie die Erlaubnis von Personen, die interviewt oder fotografiert wurden, zur Verwendung ihrer Wörter und Fotos verlangen. Ihre Richtlinien sollten den Schutz der Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter gewährleisten. Beachten Sie daher, dass Privatadressen und Telefonnummern nicht veröffentlicht werden.