Wie mache ich effektiv ein Meeting-Protokoll?

Sitzungsprotokolle werden verwendet, um die an der Sitzung teilnehmenden Personen an wichtige Entscheidungen, Zeitpläne, Projekte, Ideen und andere Informationen zu erinnern, die während der Sitzung zur Verfügung gestellt wurden. Hören Sie sich beim Besprechungsprotokoll sorgfältig jeden Teilnehmer an und notieren Sie die Ideen, Entscheidungen oder die angebotenen Schlüsselpunkte. Erstellen Sie eine Besprechungsprotokollvorlage, um sich zu jedem behandelten Thema Notizen zu machen. Stellen Sie Fragen, um verwirrende Fragen während und nach dem Meeting zu klären. Stellen Sie Ihre Notizen in offiziellen Sitzungsprotokollen zusammen, während das Meeting noch in Ihrem Kopf ist.

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Stellen Sie Hintergrundinformationen vor dem Meeting zusammen, um die Meeting-Themen besser zu verstehen. Bitten Sie um Vorabkopien von Diaschaupräsentationen, Handouts und anderen Materialien von den Referenten. Erstellen Sie eine Liste der an der Besprechung teilnehmenden Personen oder reichen Sie während der Besprechung ein Anwesenheitsblatt aus, damit Sie die Namen in das offizielle Sitzungsprotokoll aufnehmen können.

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Erstellen Sie eine Meetingvorlage, die Platz für Zeit und Datum des Meetings, Zweck, Namen der Moderatoren und die Dauer des Meetings enthält. Füllen Sie diese Informationen vor Beginn des Meetings aus. Am Ende auch krank in der Dauer des Treffens. Listen Sie jedes Diskussionsthema auf, und geben Sie genügend Platz für Notizen. Nummerieren Sie die Vorlagenseiten, um Verwirrung beim Erstellen eines offiziellen Sitzungsprotokolls zu vermeiden. Erstellen Sie Besprechungsvorlagen auf Papier oder in einem elektronischen Textverarbeitungsdokument, wenn Sie mit einem Laptop Notizen machen.

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Hören Sie während des Treffens genau zu. Notieren Sie die Informationen zu jedem Thema im entsprechenden Abschnitt Ihrer Vorlage. Fügen Sie nur relevante Informationen wie Vorschläge, Beschwerden und Lösungen sowie die Namen der an der Unterhaltung beteiligten Personen hinzu. Fügen Sie wichtige Punkte ein, die während einer Präsentation gemacht wurden. Erfassen Sie neue Aufgaben, Produktentwicklungsideen, Zeitpläne für die Projektabwicklung und listen Sie alle wichtigen Entscheidungen auf.

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Überprüfen Sie Ihre Notizen, bevor die Besprechung unterbrochen wird. Stellen Sie sofort Folgefragen, während die Teilnehmer der Besprechung noch zur Verfügung stehen, um eventuelle Fragen zu klären.

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Erstellen Sie so schnell wie möglich eine Liste der offiziellen Sitzungsprotokolle. Verwenden Sie dazu die Notizen und das Präsentationsmaterial, die während des Meetings gesammelt wurden. Überprüfen Sie die Sitzungsprotokolle mit einem anderen Teilnehmer oder Moderator, um festzustellen, ob die Informationen richtig und vollständig sind. Verteilen Sie die offiziellen Sitzungsprotokolle an die Teilnehmer der Sitzung.

Dinge benötigt

• Meeting-Vorlage
• Präsentationsmaterialien
• Aufnahmegerät

Spitze

• Verwenden Sie ein Aufnahmegerät während langer Präsentationen oder Besprechungen mit mehreren Sprechern, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen in den Notizen zusammen mit den Namen der Teilnehmer enthalten sind.

Warnung

• Nehmen Sie nicht aktiv an der Besprechung teil, wenn Sie sich Notizen machen. Die Teilnahme an dem Meeting verringert Ihre Fähigkeit, zuzuhören und effektive Notizen zu machen.