Richtlinien für die Gestaltung einer Meeting-Agenda

Eine Tagesordnung für Besprechungen sollte ein klares, leicht lesbares Dokument sein, das die Tagesordnung für eine Besprechung auf eine Weise festlegt, auf die die Teilnehmer der Besprechung folgen können. Sie können versucht sein, es visuell interessant zu machen, mit einer Reihe von Schriftarten und funky Layout-Styles. Dies kann jedoch ablenkend und verwirrend sein. Beachten Sie beim Erstellen Ihrer nächsten Meeting-Agenda einige professionelle Richtlinien.

Layout löschen

Das Layout für ein Meeting-Programm sollte klar und unkompliziert sein. Besprechungsteilnehmer sollten nicht nach den Informationen suchen müssen, die für die Einhaltung der Tagesordnung erforderlich sind, und sie müssen auch nicht durch eine Reihe verschiedener Boxen, Bilder und anderer Gestaltungselemente navigieren. Halten Sie das Layout einfach und sauber. Enthalten Sie viel weißen Raum und nur ein paar Designelemente, um ein wenig Flair zu erzeugen.

Kurzinformation

Die Tagesordnung ist nicht der Ort für detaillierte Informationen. Speichern Sie das für die Besprechung. Geben Sie stattdessen nur ein oder zwei Zeilen zu dem Thema an, das in der Besprechung erörtert werden soll, da die Tagesordnung nur ein Leitfaden für die Teilnehmer ist. Fügen Sie abgekürzte Informationen in das Layout ein und lassen Sie dann die für den Tagesordnungspunkt verantwortliche Person das Thema erweitern, wenn er an der Reihe ist, zu sprechen.

Einfache Schriftarten

Sie werden möglicherweise versucht sein, mit einer funky Schriftart einen Hauch von Zeit zu Zeit in das Meeting aufzunehmen. Dies beeinträchtigt jedoch den Fokus des Dokuments, das die Tagesordnung des Treffens ist. Es kann für manche Leute auch schwer zu lesen sein. Eine einfache Schriftart wie Times New Roman, Arial oder Helvetica, die in der 11- oder 12-Punkt-Schrift verwendet wird, ist eine effektive Option für ein professionell aussehendes Meeting-Programm.

Weitere Überlegungen

Fügen Sie für jeden Tagesordnungspunkt des Dokuments ein Zeitelement hinzu, z. B. fünf oder zehn Minuten, und geben Sie an, wie lange jeder Vortragende sprechen soll. Stellen Sie sicher, dass die Gesamtanzahl der Minuten pro Element die für das Meeting zugewiesene Zeit nicht überschreitet. Geben Sie auch den entsprechenden Namen der Person an, die für den Tagesordnungspunkt verantwortlich ist, um die Verwirrung im weiteren Verlauf der Sitzung zu verringern.