Empfehlungen für das Sicherheitsverfahren im Front Office

Es ist schwierig genug, die vielen Marktbedingungen abzuwehren, die Ihr Unternehmen belasten können, ohne sich jeden Tag um die Sicherheit Ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter sorgen zu müssen. Eindringlinge, Überfälle und Störungen durch Mitarbeiter können Ihrem Unternehmen ernsthaften Schaden zufügen. Durch die Einrichtung proaktiver Sicherheitsverfahren für Ihr Front-Office können Sie Probleme vermeiden und möglicherweise Ihre Versicherungsprämien senken.

Treffen Sie sich mit Experten

Der erste Schritt beim Erstellen von Sicherheitsverfahren für Ihr Büro ist das Treffen mit Experten für gewerbliche Sicherheit. Dazu gehören Ihr Gebäudemanager, wenn Sie Flächen mieten, Ihren Versicherer, einen Anwalt für Flächenhaftung und einen Berater für Sicherheitsdienste. Gehen Sie mit diesen Experten durch die Räumlichkeiten und setzen Sie sich dann hin, um zu beurteilen, was Sie Ihrer Meinung nach tun müssen, um Ihre Sicherheit zu verbessern, und welche Ressourcen sie empfehlen. Erlauben Sie keine Waffen in Ihrem Gebäude, ohne mit einem Anwalt, dem Bauherrn und einem Experten für Waffenschutz zu sprechen.

Zugriff überprüfen

Bestimmen Sie, wer Ihr Büro betreten darf, und legen Sie Mitarbeitern oder einem Summersystem Ausweise vor, die eine Empfangsdame oder einen Mitarbeiter erfordern, um Personen in das Gebäude oder das Büro zu lassen. Platzieren Sie Ihre Rezeption an einem Ort, an dem Ihre Rezeptionistin so früh wie möglich sehen kann, wer sich Ihrem Schreibtisch nähert. Installieren Sie Sicherheitskameras außerhalb aller Eingänge und in Treppenhäusern, wenn Sie es sich leisten können. Treppenhaustüren sollten von außen verriegelt werden, so dass nur Mitarbeiter mit Schlüssel Ihren Raum von Treppenhäusern betreten können. Bewerten Sie, ob Sie stärkere Türen und Fenster hinzufügen müssen, einschließlich gehärtetes oder kugelsicheres Glas. Je nachdem, wie oft Besucher in Ihr Büro kommen und wie lange sie sich aufhalten, sollten Sie in Erwägung ziehen, Besucherausweise zu erstellen und sich anzumelden. Begrenzen Sie, wer Pakete unterschreiben oder annehmen darf.

Beleuchtung verbessern

Überprüfen Sie Ihre äußeren Zugangswege und Innenräume, um sicherzustellen, dass Sie eine angemessene Beleuchtung haben, wo Personen eintreten und arbeiten oder Kunden warten. Setzen Sie Ihre Lampen auf Zeitschaltuhren, damit sie sich einschalten, bevor Personen ankommen, und bleiben Sie bis nach Geschäftsschluss. Vergewissern Sie sich, dass bei einem Stromausfall in den Innen- und Außenbereichen wichtige Kontrollleuchten vorhanden sind.

Mitarbeiterrichtlinien

Erstellen Sie Checklisten für das Öffnen und Schließen von Mitarbeitern, die zuerst ankommen und das letzte Mal verlassen werden, und stellen Sie Sicherheitsmaßnahmen für die Mitarbeiter bereit, die sie während des Tages einhalten können. Treffen Sie sich mit Mitarbeitern, um zu besprechen, wie Sie mit einem Feuer, einem verärgerten Mitarbeiter, einem Wetternotfall oder einem feindlichen Eindringling umgehen. Stellen Sie in der Nähe jedes Telefons Notrufnummern bereit und stellen Sie sie auf Kurzwahl. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, keine Informationen über Ihr Unternehmen telefonisch preiszugeben und Anfragen an Ihren Büroleiter zu richten. Lassen Sie die Mitarbeiter beim Entladen oder Entladen von Gegenständen keine Türen öffnen. Versuchen Sie, einen Buddy oder einen Beobachter zu arrangieren, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sicher zu ihren Autos gelangen, und geben Sie ein Codewort oder einen Satz aus, den die Mitarbeiter am Telefon oder untereinander verwenden können, um den Alarm auszulösen, wenn sich ein Eindringling in der Umgebung befindet.

Ausbildung

Halten Sie ein Schulungsseminar ab, um Ihren Mitarbeitern zu helfen, verbal mit feindlichen Mitarbeitern und Eindringlingen umzugehen. Ziehen Sie in Betracht, Bürotüren mit Schlössern oder gesicherten Bürotüren zu versehen, um die Mitarbeiter vor einem Eindringling zu schützen, und platzieren Sie Panikknöpfe im Büro, mit denen die Mitarbeiter einen lauten Alarm auslösen können, um andere Büros in der Nähe zu warnen und Eindringlinge abzuschrecken. Sprechen Sie mit Ihrem Anwalt oder Versicherer über die Rechtmäßigkeit des Angebots von Selbstverteidigungstraining oder Kurserstattungen. Wenn Sie unterschiedliche Bürobereiche haben, verteilen Sie Walkie-Talkies und schulen Sie die Mitarbeiter, wie sie verwendet werden.