So schreiben Sie einen Geschäftsbericht an eine Führungskraft

Führungskräfte nutzen Berichte, um Prozesse und Protokolle innerhalb einer Abteilung oder eines Ereignisses besser zu verstehen. Geschäftsberichte decken sehr spezifische Überprüfungsbereiche ab. Obwohl es einschüchternd wirken kann, einen Geschäftsbericht an einen Vorgesetzten zu schreiben, kann der Verfasser des Berichts durch Befolgung einiger Standardrichtlinien auf Kurs gehalten werden, sodass er ein aussagekräftiges Dokument erstellen kann.

Überprüfen Sie die Office-Vorlagen

Einige Unternehmensorganisationen verfügen über Vorlagen oder Schreibanleitungen zum Schreiben von Berichten, die den Unternehmensstandards entsprechen. Erkundigen Sie sich bei einem Vorgesetzten, ob Sie Zugriff auf relevante Vorlagen haben. Eine Vorlage erleichtert das schrittweise Durchführen der erforderlichen Daten. Wenn Sie noch keine Vorlage haben, halten Sie sich an die grundlegenden Richtlinien als Vorlage für den Bericht.

Im Allgemeinen verwendet Business Writing die Blockformatierung, sodass die Abschnitte am linken Rand ausgerichtet nach unten fließen. Verwenden Sie einfach zu lesende Schriftarten wie Courier oder Times New Roman, wobei die Schriftgröße bei 12 bleibt. Verwenden Sie Fettdruck für die Abschnittsköpfe, um sie hervorzuheben. Längere Berichte profitieren von einer Titelseite und einem Inhaltsverzeichnis.

Der Zweck des Berichts

Denken Sie in diesem Teil des Berichts wie ein Journalist. Denken Sie über Ihr Publikum und den Zweck des Berichts nach. Benennen Sie den Bericht in einer klaren Art und Weise, die den Zweck des Berichts definiert, so dass die Führungskraft leicht erkennen kann, was das Thema ist. Verwenden Sie den ersten oder den ersten Absatz, um den Zweck genauer zu definieren. Nennen Sie die Ziele des Berichts. Ein Bericht mit dem Titel "Zusammenfassung der Implementierung des Sicherheitsprotokolls an Standorten" kann mehrere Ziele haben. Zu diesen Zielen könnte es gehören, "das bestehende Sicherheitsprotokoll zu überprüfen, Bedenken zu ermitteln und Ziele für ein verbessertes Training und Sicherheitsleitlinien festzulegen."

Hintergrunddaten überprüfen

Nehmen Sie einen Absatz, um den für jedes Ziel relevanten Hintergrund zu erläutern. Sehen Sie sich alle verfügbaren Daten an, einschließlich aktueller Vorfallsberichte, Kundenfeedback oder Mitarbeiterbefragungen. Überprüfen Sie für das Beispiel des Sicherheitsberichts historische Daten zur vorhandenen Unternehmenssicherheit, einschließlich bekannter Statistiken. Gegebenenfalls Branchenstandards einbeziehen. Nennen Sie bestehende oder neue Vorschriften und besprechen Sie die vorhandenen Schulungen und Protokolle für Standorte. Besprechen Sie, was das Unternehmen oder die Abteilung gut macht, was möglicherweise nicht die beste Vorgehensweise ist und was falsch ist.

Diskutieren Sie mögliche Abhilfemaßnahmen

Wenn es Abhilfemaßnahmen gibt, geben Sie einen Absatz aus, der sie erklärt. Eine neue Sicherheitsklasse, die von der Occupations Safety and Health Administration (OSHA) angeboten wird, ist möglicherweise als Workshop vor Ort verfügbar. Aktualisierte Erste-Hilfe-Sets und ein verbessertes First-Response-Protokoll könnten die Sicherheit der Abteilung verbessern. Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Sie in Ihrer Nische nach Bereichen suchen, in denen Probleme behoben werden können.

Fassen Sie die Kernideen zusammen

Ein Absatz, der den gesamten Bericht, seine Ziele und mögliche Abhilfemaßnahmen zusammenfasst, erleichtert es Führungskräften, das Dokument nach relevanten Informationen zu durchsuchen. Dieser Absatz muss kurz gefasst sein und den Zweck des Berichts bekräftigen und auf mögliche Lösungen oder Verbesserungen hinweisen.

Verwenden Sie eine bestimmte Sprache

Im Allgemeinen mögen Führungskräfte das Endergebnis und haben keine Zeit für blumige Sprache. Obwohl Ihre Meinungen bei der Diskussion von Mitteln relevant sein könnten, vermeiden Sie offenkundig emotionale Sprache. Zum Beispiel gibt es einen Unterschied, wenn man sagt: " Erste-Hilfe-Kurse reduzieren schwere Verletzungen in unserer Branche " und: " Erste-Hilfe-Kurse sind absolut notwendig, da meine Kollegen ohne sie leider sterben werden ." Halten Sie sich nach Möglichkeit an Fakten, um die Meinungen zu stützen.

Es ist auch wichtig, ein Urteil darüber zu vermeiden, was die Mitarbeiter tun. Auf etwas Falsches hinzuweisen ist eine Sache, aber Urteilsvermittlung trägt nicht dazu bei, das Gespräch in Richtung einer produktiven Veränderung zu bewegen. Denken Sie noch einmal wie ein Journalist, der versucht, Fakten so objektiv wie möglich weiterzuleiten.