E-Mail-Etikette-Regeln für das Senden von Geschäfts-E-Mails
Die korrekte Verwendung von E-Mails ist so wichtig, dass jetzt über die "Netiquette" diskutiert wird. Laut Dictionary.com bedeutet dieser Begriff "die Regeln der Etikette, die bei der Kommunikation über Computernetzwerke, insbesondere dem Internet, gelten". Da Geschäfts-E-Mails eine Erweiterung des Arbeitsprodukts eines Mitarbeiters sind, wird der Absender einer unangemessenen E-Mail als unprofessionell betrachtet. Alternativ kann eine effektive E-Mail, die Ergebnisse liefert, das Image des Absenders verbessern. Insgesamt ist ein Verständnis der Regeln der E-Mail-Etikette für den Erfolg von entscheidender Bedeutung.
E-Mail vorbereiten
Bei geschäftlichen E-Mails sollten viele der Richtlinien für die schriftliche Kommunikation beachtet werden. Verwenden Sie immer korrekte Grammatik und Rechtschreibung. Vermeiden Sie Abkürzungen wie "plz" und Emoticons wie ein Smiley. Großbuchstaben sind der Betonung vorbehalten, da ihre Verwendung das Schreien in der Internetkultur in Betracht zieht. Erstellen Sie kurze und leicht lesbare E-Mails, indem Sie eine beschreibende Betreffzeile schreiben, Stichpunkte verwenden und wichtige Punkte zusammenfassen.
E-Mail senden
Überlegen Sie noch einmal, bevor Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken. E-Mails sind eine Form der Kommunikation, die jeder auf der Straße sehen kann. Kopieren Sie die Personen nur auf einer Basis, die Sie benötigen, um zu vermeiden, dass ein Benutzer mit unnötigen Informationen überfordert wird. Denken Sie auch daran, dass sensible Themen oft besser per Telefon oder persönlich angesprochen werden.
Auf E-Mail antworten
E-Mail-Korrespondenten erwarten häufig sofortige Antworten. Um diese Erwartung zu bewältigen, erstellen Sie eine Abwesenheitsnachricht mit alternativen Kontaktinformationen, wenn Sie nicht verfügbar sind. Andernfalls beantworten Sie E-Mails innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens. Es ist hilfreich, eine Telefonnummer in Ihre Anrede aufzunehmen, damit Empfänger auf diese Weise eine einfache Verbindung mit Ihnen herstellen können.
E-Mail teilen
Ein E-Mail-Absender erwartet, dass seine Adresse nicht für nicht genehmigte Zwecke freigegeben wird, auch wenn dies nicht in einer Datenschutzerklärung festgelegt ist. Der Absender ist auch dafür verantwortlich, keine sensiblen Informationen wie Kreditkartendaten zu enthalten, die von einer unbeabsichtigten Partei missbräuchlich verwendet werden.
Verwendung von Unternehmensressourcen
Bei der Arbeit übermittelte E-Mails unterliegen den Unternehmensrichtlinien. Es ist in der Regel nicht akzeptabel, Witze zu senden und E-Mails zu verketten. Schränken Sie die persönliche E-Mail-Korrespondenz ein und verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse, wenn Sie eine wählen können.
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