E-Mail-Etikette für Missverständnisse in der Geschäftswelt

E-Mail ist ein praktischer Kanal für die Bürokommunikation, aber die einfache Verfügbarkeit und die häufige Verwendung machen Missverständnisse nahezu unvermeidlich. Selbst die sorgfältigsten Nachrichten, die am besten gemeint sind, können zu Missverständnissen führen, aber die richtige Etikette kann aus einer E-Mail-Gaffe eine effektive Zustellung mit bleibenden Eindrücken bei Ihrem Publikum machen.

Fehler bestätigen

Niemand ist perfekt, und daher wird es an jedem Arbeitsplatz zu einer Fehlkommunikation kommen. Auch wenn die menschliche Natur Sie in Versuchung führen kann, zu Ihrer Botschaft zu stehen und Ihren Kommunikationsstil zu verteidigen, so schreibt die Etikette vor, dass Sie sich schnell an den Fehler halten sollten. Selbst wenn Sie sich unwohl fühlen, wenn Sie sich für eine Kommunikation entschuldigen, von der Sie überzeugt sind, dass sie fehlerlos ist, kann es Ihnen helfen, Brücken mit Empfängern zu bauen, die beleidigt, beleidigt oder aufgrund der Missverständnisse allgemein unbequem sind.

Klären

Nachdem Sie sich für eine E-Mail-Missverständnis entschuldigt haben, nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Absichten zu klären. Ihr Ansatz zur Klärung sollte wie jede gute Kommunikation auf Ihr Publikum zugeschnitten sein. Bei einer Fehlkommunikation, die an eine große E-Mail-Verteilerliste ging, kann eine sorgfältig erstellte Folge-E-Mail, die von einem vertrauenswürdigen Kollegen Korrektur gelesen wird, dazu beitragen, sicherzustellen, dass Ihre Zielgruppe Ihre beabsichtigte Nachricht richtig erhält. Bei kleineren Distributionen kann die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht dazu beitragen, den Empfang der richtigen Nachricht sicherzustellen. Darüber hinaus können Sie durch das sofortige verbale und das nonverbale Feedback, das Sie von Ihrem Publikum erhalten, einschätzen, ob sie es verstehen.

Richtig machen

Bei Missverständnissen mit Kunden oder Kunden verlangt die Etikette, dass zusätzliche Schritte unternommen werden, um den Kommunikationsfehler auszugleichen. Die zusätzlichen Schritte hängen von der Schwere der Situation ab. Eine einfache E-Mail-Nachricht, die beispielsweise nicht eindeutig ist, erfordert möglicherweise nur eine formelle Entschuldigung und eine Folge-E-Mail. Wenn der Kunde oder Kunde aufgrund von Missverständnissen etwas unternimmt oder Frust erfährt, kann eine Art Rabatt oder ein kostenloser Service die Schmerzen des Kunden lindern. Im Jahr 2011 verpfuschte die Fußpflegerin des Business-Trainers Jane Pollak eine Kurzmitteilung, und Pollak zwang Pollak dazu, Zeit zu sparen und durch die Stadt zu fahren, um eine Pediküre zu erhalten, die sie nicht erhalten konnte. Um die Missverständnisse auszugleichen, bot Pollaks Pediküre zu einem späteren Zeitpunkt eine kostenlose Pediküre an.

Überlegungen

Da die Fehlkommunikation von E-Mails gelegentlich Gewissheit am Arbeitsplatz ist, sind viele Angestellte, Manager und sogar Kunden mehr als bereit, gelegentliche Engpässe zu übersehen. Unabhängig davon, ob die falsche Kommunikation den Empfänger zu beeinträchtigen scheint oder nicht, erfordert die Etikette eine Bestätigung des Fehlers, eine Entschuldigung und eine Klarstellung als Mindestmaßnahme. Durch zusätzliche Schritte zur Behebung des Fehlers können Sie von Ihren Empfängern Gunst erhalten, sodass Sie eine Missverständnisverbindung als Gelegenheit nutzen können, um zu zeigen, dass Sie sich nach einem peinlichen Fehler effektiv erholen können.