Die Nachteile eines Abrechnungssystems

Ein entscheidender Vorteil eines Gehaltsabrechnungssystems besteht darin, dass es dem Arbeitgeber ermöglicht wird, seine Lohnabrechnung zu verarbeiten und die Lohnsteuer- und Aufzeichnungsgesetze einzuhalten. Das Abrechnungssystem kann manuell, extern oder intern computergestützt sein. Jedes System ermöglicht die Einhaltung der Abrechnung, hat aber auch Nachteile.

Handbuch

Das manuelle Abrechnungssystem erfordert, dass die Abrechnung vollständig von Hand erfolgt. Daher Zeitkarten-, Lohn- und Lohnsteuerberechnungen; Lohnverzierungen; und freiwillige Abzüge werden manuell vorgenommen. Außerdem werden Gehaltsschecks und Gehaltsabrechnungen von Hand geschrieben oder auf einer Schreibmaschine gedruckt. Der Hauptnachteil bei diesem System ist der hohe Fehlerraum. Je mehr manuelle Berechnungen der Vertreter der Personalabrechnung vornehmen muss, desto mehr Fehler neigt sie dazu. Darüber hinaus ist es zeitaufwändig, da die Daten vor dem Drucken von Schecks dreimal überprüft werden müssen, um sicherzustellen, dass die Abrechnung korrekt ist. Selbst dann können Fehler übersehen werden.

Bei diesem System ist eine Papierablage erforderlich, durch die Unordnung entstehen kann. Wenn der Vertreter der Personalabrechnung nicht versteht, wie man die Lohnsteuer manuell berechnet, kommt es zu einer fehlerhaften Steuereinbehaltung, Berichterstattung und Zahlung. Dies kann zu Strafen von Bundes- und Landessteuerbehörden führen.

Ausgelagert / Extern

Der Arbeitgeber verwendet das ausgelagerte oder externe Abrechnungssystem, wenn er einen Abrechnungsdienstleister anstellt. Letztere verfügt über eine Personalabrechnung, die gegen eine Pauschalgebühr die Lohnabrechnung ihrer Kunden durchführt. Die Dienste variieren je nach Anbieter, aber die meisten Anbieter von Gehaltsabrechnungen führen Lohn- und Direkteinzahlungen durch. Viele bieten auch Lohnsteuer- und Leistungsverwaltung an.

Da der Arbeitgeber seine Gehaltsabrechnungsaufgaben einem externen Unternehmen anvertraut, kann es sein, dass er nicht sofort Hilfe bekommt, wenn er benötigt wird. Wenn der Abrechnungsdienstleister viele Kunden hat, muss der Arbeitgeber möglicherweise warten, bis Probleme gelöst sind. Je nach Dringlichkeit der Situation kann dies für den Arbeitgeber frustrierend sein. Nach Angaben des Internal Revenue Service erleidet der Arbeitgeber allein die Strafe, wenn der Abrechnungsdienstleister einen Steuerfehler begeht. Wenn die Gehaltsabrechnung außerhalb des Standorts abgewickelt wird, kann es sein, dass der Arbeitgeber dies nicht vor dem Zahltag weiß.

Computergestützt vor Ort

Das interne EDV-System ermöglicht es dem Arbeitgeber, seine Gehaltsabrechnungen vor Ort durch Gehaltsabrechnungsmitarbeiter und eine Gehaltsabrechnungssoftware zu bearbeiten. Der Arbeitgeber muss in die Software investieren und diese warten, was teuer sein kann. Abhängig von der Komplexität der Software muss der Arbeitgeber die Schulungen für das Lohnpersonal bezahlen. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber abhängig von der Höhe der Gehaltsliste möglicherweise eine volle Gehaltsliste einstellen. Dieses System kann sich als teuer erweisen, da der Arbeitgeber möglicherweise Löhne und Leistungen an das Lohnpersonal zahlen muss, zuzüglich der technischen Unterstützung, wenn Softwareprobleme auftreten. Der Arbeitgeber muss auch Überstunden (sofern gearbeitet) an das abrechnungsberechtigte Personal zahlen.