Was ist eine zentralisierte Kreditorenbuchhaltung?

Einige kleine Unternehmen mit mehreren Standorten zahlen von jedem Standort aus Anbieter, Lieferanten und Dienstleister. In diesem Fall duplizieren Unternehmen oft Anstrengungen und Funktionen. Unternehmen, die die Abwicklung und Abwicklung dieser Zahlungen zentralisieren, sparen oft Zeit und Geld durch erhöhte Produktivität und Effizienz. Buchhalter und Berater bezeichnen diese Praxis als zentralisierte Kreditorenbuchhaltung.

Kreditorenbuchhaltung definiert

Ein Unternehmen erzeugt Kreditoren, wenn ein Lieferant oder Lieferant es ihm ermöglicht, Produkte oder Dienstleistungen zu Bedingungen zu erwerben, anstatt bei Lieferung zu zahlen. Diese Begriffe werden auch als Handelskredit oder Lieferantenfinanzierung bezeichnet. Wenn ein Lieferant eine Rechnung oder Rechnung an ein Unternehmen sendet, protokolliert der Buchhalter des Unternehmens diese Rechnung nach Erhalt als Kosten in das Buchhaltungssystem. Der Aufwand erscheint dann in der Gewinn- und Verlustrechnung der Periode. Die Aufzeichnung der Rechnung ohne Zahlung verbucht sie auch als Verbindlichkeit, kurzfristige Verbindlichkeit, in der Bilanz des Unternehmens.

Zentralisiertes System

Ein zentralisiertes Kreditorensystem fasst alle Kreditorenfunktionen an einem zentralen Ort mit einer Personalgruppe zusammen. Die Mitarbeiter übernehmen die Funktionen Rechnung oder Rechnungseingang, Bestellungserfassung, Handelskreditgenehmigungen und Vertragsverfolgung sowie Rechnungsabwicklung. Zentralisierte Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ergeben sich aus Verbindlichkeiten, die aus einem zentralisierten System eingegeben, verfolgt und ausgezahlt werden.

Nicht zentralisierte Kreditorenbuchhaltung

Wenn Tochtergesellschaften oder Geschäftseinheiten ähnliche Namen und unterschiedliche Standorte haben, können Lieferanten Schwierigkeiten haben, zu bestimmen, wo eine Rechnung zur Zahlung gesendet werden soll. Wenn ein Lieferant mehrere Standorte bedient, multipliziert sich das Problem der Zahlung. Der Lieferant muss möglicherweise eine separate Rechnung an jeden Standort senden und die Zahlung von demselben Hauptunternehmen abwarten. Dies kann jedoch bei mehreren Transaktionen zu Verwirrung führen und die Kosten auf beiden Seiten der Transaktion erhöhen. Wenn mehrere Standorte Rechnungen bezahlen, müssen alle Personen, die an der Verarbeitung der Kreditoren beteiligt sind, eine entsprechende Schulung erhalten, um die Verarbeitungsrichtlinien für die Kreditorenbuchhaltung ihres Unternehmens zu verstehen und einzuhalten.

Vorteile

Laut Untersuchungen von Ideal AP, einem Softwareunternehmen für Kreditorenbuchhaltung, haben Unternehmen, die zentralisierte Kreditorenbuchhaltungstätigkeiten einrichten, Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen, die um mehr als 2, 00 USD niedriger sind als bei einem dezentralisierten System. Darüber hinaus verarbeiten Unternehmen mit zentralisierten Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen mehr als 2.000 Rechnungen pro Vollzeitäquivalent über ein dezentrales System. Beide Zahlen spiegeln die höhere Produktivität, Effizienz und Automatisierung wider, die bei zentralisierten Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen besteht. Beispielsweise verwenden mehr Unternehmen eine Form der Online-Rechnungszahlung oder elektronische Überweisungen, wenn sie zentralisierte Verbindlichkeiten bezahlen, als wenn dies nicht der Fall ist.