Unerwünschte Abwesenheiten und Arbeitsgesetze

Abwesenheiten von Mitarbeitern können kostspielig sein, insbesondere wenn Sie Zeitarbeitskräfte einstellen oder Überstunden an andere Mitarbeiter zahlen müssen, um ausreichend Personal für Ihr Unternehmen zu gewährleisten. Abwesenheiten fallen in drei Kategorien: entschuldigt (im Voraus von einem Vorgesetzten genehmigt); unentschuldigt (nicht vorab genehmigt) und kein Fehler (nicht klassifiziert). Entschuldigte und unverschuldete Fehlzeiten gelten im Allgemeinen als Kosten für die Geschäftstätigkeit, jedoch ist die Kontrolle der Kosten aufgrund unentschuldigter Fehlzeiten für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie die Gesetze zu Abwesenheitszeiten verstehen, können Sie die Kosten Ihres Unternehmens kontrollieren und gleichzeitig rechtliche Fallstricke vermeiden.

Befreite und nicht steuerbefreite Angestellte

Entgeltregelungen während der Abwesenheit gelten abweichend gegenüber nicht freigestellten Angestellten. Die meisten Angestellten, die als nicht exempt eingestuft werden, unterliegen den Lohn- und Stundenregeln des Fair Labor Standards Act und können für alle Zeiten, die bei der Arbeit versäumt wurden, angedockt werden. Ausgenommene Mitarbeiter sind von den FLSA-Regeln ausgenommen. Die häufigsten Ausnahmen gelten für Angestellte in den Bereichen Verwaltung, leitende Angestellte, professionelle Angestellte, IT-Experten und Außendienst.

Wenn ein freigestellter Arbeitnehmer zu irgendeinem Zeitpunkt während der Lohnwoche gearbeitet hat, kann sein Gehalt nicht angedockt werden, ohne den Verlust seines Freistellungsstatus zu riskieren. Der Verlust des Ausnahmestatus bedeutet, dass Sie für jede Stunde, die er über 40 hinaus gearbeitet hat, rückwirkend und in der Zukunft mehr als das 1/2 fache seines Preises zahlen muss. Eine schriftliche Richtlinie, die eine bestimmte Anzahl kranker oder persönlicher Tage angibt, ermöglicht es Ihnen jedoch, fehlende Tage auf diese Anzahl zu zählen. Wenn der freigestellte Mitarbeiter diese Anzahl überschreitet, können Sie die Bezahlung andocken und, wenn der Mitarbeiter keine anderen Kriterien erfüllt, Disziplinarmaßnahmen ergreifen.

Krankheit, Behinderung und Verletzung

Zwei weitere Bundesgesetze regeln Abwesenheiten wegen Krankheit oder Invalidität und gelten sowohl für steuerbefreite als auch für nicht steuerbefreite Angestellte. Das Familienurlaubsgesetz gilt für Unternehmen, die mehr als 50 Arbeitnehmer beschäftigen. Arbeitgeber müssen bis zu 12 Wochen unbezahlten, aber arbeitsgeschützten Urlaub für ihre eigene schwere Krankheit oder für die Betreuung neugeborener, neu adoptierter oder kranker Familienmitglieder erhalten. Es erlaubt auch Urlaub, wenn Familienmitglieder im Militär sind. Der Urlaub kann fortlaufend oder zeitweise genommen werden. Das Americans for Disabilities Act gilt für Unternehmen, die mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigen, und verlangt, dass Sie gegebenenfalls einen längeren Urlaub gewähren, um den Bedürfnissen eines Arbeitnehmers mit einer Behinderung gerecht zu werden. Es ist auch erforderlich, dass Sie diesen Angestellten bei Einstellung oder Beförderung nicht wegen seiner Behinderung oder Notwendigkeit einer zusätzlichen Freistellung diskriminieren. Zusätzlich zu den Bundesvorschriften haben die Bundesstaaten eigene Gesetze, die Arbeitnehmer schützen, die sich aufgrund von Verletzungen am Arbeitsplatz frei nehmen müssen.

Teilnahmebedingungen

Der beste Weg, um mit Fehlzeiten umzugehen, ist die Entwicklung einer Anwesenheitsrichtlinie, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und den gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Eine solide Anwesenheitsrichtlinie sollte alle folgenden Aspekte abdecken: Verspätung, Krankheit, persönliche Geschäfte, Familien- und Krankenurlaub (einschließlich Militärurlaub) und Behindertenurlaub. Die Politik sollte spezifisch sein. Wie schnell muss ein Mitarbeiter beispielsweise nach dem Arbeitsbeginn anrufen, wenn er krank ist, um Disziplinarmaßnahmen zu vermeiden? oder wie viel kündigung muss ein Mitarbeiter einem Vorgesetzten für eine entschuldigte Abwesenheit geben? Die Politik sollte auch klar angeben, was Disziplinarmaßnahmen auslöst und wie sich diese Disziplin entwickeln wird. Zum Beispiel löst die erste Instanz einer unentschuldigten Abwesenheit oder einer Abwesenheit ohne Anruf eine mündliche Warnung aus. der zweite war eine schriftliche Mahnung, und der dritte könnte ein Kündigungsgrund sein. Teilen Sie die Richtlinie den Mitarbeitern schriftlich mit und schulen Sie die Vorgesetzten. Einmal entwickelt, wenden Sie die Richtlinie konsequent an, um Diskriminierungsansprüche zu vermeiden.

Fehlerfreie Abwesenheiten

Einige Unternehmen entwickeln eine Politik der fehlerfreien Abwesenheit. Bei diesem System wird nicht versucht, Abwesenheiten als entschuldigt oder unentschuldigt zu klassifizieren. Stattdessen darf jeder Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen nutzen, um ihn nach Belieben zu nutzen. Die progressive Disziplin wird angewendet, wenn der Mitarbeiter die zulässigen Abwesenheiten überschreitet. Obwohl dieses System einfach zu administrieren scheint, kann es nicht einfach sein, zu wissen, warum Ihre Mitarbeiter nicht anwesend sind, wenn Sie nachweisen, dass Sie die FMLA einhalten. Diese Art von System kann Ihre geschäftlichen Anforderungen in Einzelhandels- oder Call-Center-Situationen möglicherweise nicht erfüllen, wenn die Abdeckung während bestimmter Stunden kritisch ist.

Buchhaltung

Eine ordnungsgemäße Aufzeichnung ist wichtig, um Klagen zu vermeiden. Zum Beispiel können Arbeiter behaupten, dass sie jahrelang in einer gelegentlichen "comp time" -Einstellung gearbeitet haben, ihre eigenen Überstunden aufspüren und dann extra Zeit nehmen, um die Überstunden auszugleichen. Wenn Sie keine offiziellen Zeitaufzeichnungen haben, können Sie es nicht anders beweisen. Viele Abrechnungssysteme können Abwesenheiten nachverfolgen und zwischen Abwesenheitsarten unterscheiden. Wenn Ihr Unternehmen über diese Option nicht verfügt, können Sie eine andere Methode zur Nachverfolgung einzelner Abwesenheiten entwickeln und unternehmensweite Summen eingeben und tabellieren.