So schreiben Sie ein Memo für Unternehmensumzüge

Ihr Unternehmen zieht um, und jetzt müssen Sie Ihre Mitarbeiter informieren. Ein Memo zu schreiben ist eine gute Möglichkeit, dieses Nachrichtenbulletin zu kommunizieren, solange Sie die Nachricht mit dem richtigen „Gesicht“ versehen. Mit anderen Worten: Selbst wenn Sie von großen Räumen zu einer kleinen Suite wechseln, ist es Ihre Aufgabe, Positivität und Optimismus für die Zukunft zu vermitteln. Das soll nicht heißen, dass Sie die Tatsachen verfälschen sollten. Dies könnte Ihre Glaubwürdigkeit beeinträchtigen. Denken Sie jedoch daran, dass Mitarbeiter die Dokumente des Unternehmens sehr sorgfältig lesen, wenn Sie sie nicht genau prüfen. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Memo sachlich, informativ und auch optimistisch ist.

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Wählen Sie für Ihr Memo eine lesbare und professionelle Schriftart aus, z. B. Arial, Verdana oder Times New Roman.

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Schreiben Sie die vierteilige Überschrift Ihres Memos: „An:“, „Von“, „Datum“ und „Betreff“, jeweils in einer separaten Zeile. Da die darin enthaltenen Informationen zweifellos alle Mitarbeiter betreffen, schreiben Sie nach der Zeile „An“ die Zeile „Alle Mitarbeiter“.

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Bereiten Sie sich darauf vor, höchstens ein Memo mit vier Absätzen zu schreiben. Memos sollten in der Regel nicht länger als eine Seite sein. Widmen Sie den ersten Absatz einer Einführung in das Thema: den Umzug selbst. Sie könnten zum Beispiel sagen: "Wie Sie vielleicht wissen, ist das Unternehmen ABC schon länger daran interessiert, in kleinere Büroräume umzuziehen, zumal der wirtschaftliche Abschwung uns dazu veranlasst hat, einen Weg zu finden, um die Betriebskosten zu senken."

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Wenden Sie den zweiten Absatz mit Informationen über den Umzug an, da Sie auf die Details hoffen, an denen die Mitarbeiter am wahrscheinlichsten interessiert sind, und diejenigen, die sich am stärksten auf ihr Berufsleben auswirken. Man könnte zum Beispiel sagen: „Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir auf dem 123 Commerce Blvd., nur drei Blocks von unserem Gebäude entfernt, eine Reihe von Büros gefunden haben. Wir gehen davon aus, dass der Umzug ab dem 1. Juli in Phasen ablaufen wird. Er sollte spätestens am 31. Juli abgeschlossen sein. Wir arbeiten derzeit ernsthaft an einem Umzugsplan und werden Sie umgehend darüber informieren, sobald die Details festgelegt sind. “

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Laden Sie die Mitarbeiter nach Möglichkeit ein, die neue Office-Suite zu sehen. Diese Geste sollte dazu beitragen, Ängste und die natürliche Angst der Menschen vor Veränderungen abzumildern. Im dritten Abschnitt des Memos können Sie zum Beispiel sagen: „In der Zwischenzeit möchten wir Sie dazu ermutigen, an einer Reihe von Feierlichkeiten zum offenen Haus in den neuen Büros teilzunehmen, die am Freitag, dem 22. Juni und Freitag stattfinden wird, 29, von 17 bis 20 Uhr. Es werden Vorspeisen, Erfrischungsgetränke sowie Bier und Wein serviert. “

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Schließen Sie das Memo positiv, vorausschauend und erinnern Sie die Mitarbeiter auf subtile Weise daran, dass diese Änderung nicht verhandelt werden kann: „Wir wissen, dass Veränderungen schwierig sein können und dass die Mitarbeiter Bindungen an ihrem Arbeitsplatz haben. Dies ist zu erwarten. Wir sind jedoch zuversichtlich, dass diese Kosteneinsparungsmaßnahme es uns nicht ermöglichen wird, ernsthafte Einschnitte wie Dienstleistungen und Personal vorzunehmen. Deshalb bin ich zuversichtlich, dass diese Änderung den Beginn eines neuen und lebendigen Kapitels für Company ABC signalisieren und die langfristige Sicherheit seiner engagierten und geschätzten Mitarbeiter gewährleisten wird. “

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Unterschreiben Sie Ihre Initialen nach der Zeile "Von". Memos enthalten normalerweise keine vollständige Signatur.

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Lassen Sie sich von den zuständigen Behörden die Genehmigung Ihres Memos einholen. Bitten Sie mindestens einen vertrauenswürdigen Kollegen, Ihr Memo auf Inhalt, Ton, Rechtschreibung und Grammatik zu überprüfen.

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Verteilen Sie das Memo über die üblichen Unternehmenskanäle. Einige Unternehmen verfassen Memos an Orten, an denen sich die Mitarbeiter versammeln, wie z. B. in der Kantine. Da dieses Memo so wichtige Informationen enthält, möchten Sie möglicherweise auch eine Kopie in jedes Mitarbeiterpostfach oder in jeden Gehaltsscheck legen.

Tipps

• Es ist davon auszugehen, dass Ihre Ankündigung die Mitarbeiter nicht schockiert. Schließlich neigen Mitarbeiter in vielen Unternehmen dazu, Informationen zu verbreiten und zu verbreiten, sowohl präzise als auch ungenau. Dies ist ein weiterer Grund, warum Sie die Ankündigung positiv bewerten müssen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die Versprechen, die Sie in Ihrem Memo machen, einhalten, z. B. Mitarbeiter über die Umzüge auf dem Laufenden halten.
• Wenn Ihr Budget es zulässt, drucken Sie die T-Shirts „ABC Company on the Move“ an die Mitarbeiter und verteilen Sie diese. Es ist eine gute Öffentlichkeitsarbeit und wird dazu beitragen, Aufregung für den Umzug zu schaffen.