So verwenden Sie die Kommunikation zur Pflege der Organisationsstruktur in einem Projekt

Unabhängig von der Art Ihres Geschäftsprojekts ist eine korrekte Kommunikation für den Erfolg unerlässlich. Um ein Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets zu bringen, ist es von jedem Teammitglied erforderlich, mitzuarbeiten und es ist wichtig, dass jedes Teammitglied über alle Projektphasen hinweg eine klare Kommunikation mit dem Projektmanager aufrechterhält. Es gibt eine Reihe von Tools und Techniken, die von Managern und Projektleitern eingesetzt werden können, um sicherzustellen, dass alle Fortschritte machen, wenn sich das Projektende nähert.

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Stellen Sie sicher, dass alle im Team die gleichen Kommunikationsprodukte verwenden. Jeder, der an dem Projekt arbeitet, sollte ein Instant-Communicator-Produkt bereitstellen, um die Kommunikation der Abteilung zu verbessern. Benutzer sollten auch dieselbe E-Mail-Plattform verwenden, da dies das Planen von Terminen, das Senden von Anhängen und das Teilen von Notizen vereinfacht.

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Planen Sie zu Beginn des Projekts eine wöchentliche Stehbesprechung, und halten Sie sich so eng wie möglich an den Besprechungszeitplan. Zwar wird es immer Notfälle geben, die die Umterminierung oder sogar die Annullierung des Projektstatus-Meetings erzwingen, es ist jedoch wichtig, so oft wie möglich zusammenzutreffen. Regelmäßige Meetings sind der beste Weg, um mögliche Probleme zu identifizieren, die dazu führen könnten, dass das Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt.

3.

Richten Sie einen freigegebenen Arbeitsbereich im Internet oder im Intranet des Unternehmens ein, und verwenden Sie diese Site, um Dokumente freizugeben, anstatt Projektpläne und Notizen per E-Mail zu senden. Wenden Sie sich an Ihren Netzwerkadministrator, um eine dedizierte Site für Ihr Projekt einzurichten.

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Planen Sie Einzelgespräche mit wichtigen Mitgliedern des Projektteams, um wichtige Termine einzuhalten. Bitten Sie die Teammitglieder, alle verfügbaren Projektelemente zur Besprechung mitzubringen, damit sie überprüft werden können. Viele Projekte scheitern daran, dass die Teammitglieder glauben, auf dem richtigen Weg zu sein, wenn sie tatsächlich an etwas arbeiten, das außerhalb des Projektumfangs liegt.

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Kommunizieren Sie während des Projektverlaufs regelmäßig mit dem Managementteam. Stellen Sie sicher, dass das Managementteam den Umfang des Projekts und den Fortschritt des Projekts versteht. Stellen Sie regelmäßige Aktualisierungen des Projekts bereit und planen Sie Einzelgespräche mit den relevanten Managern, falls das Projekt Gefahr läuft, den Zeitplan zu überschreiten oder das Budget zu überschreiten.

Dinge benötigt

• Projektierungssoftware
• Gemeinsamer Internet- oder Intranetbereich
• Sofortiger Kommunikator