Ursachen von Duplikaten in QuickBooks

QuickBooks bietet leistungsfähige Buchhaltungstools, mit denen Sie die Finanzen Ihres Unternehmens verwalten können. Doppelte Einträge führen nicht nur zu Verwirrung beim Anrufen von Verkaufsbelegen und dem Ausführen von Berichten, sondern sie können auch die QuickBooks-Datenbank verlangsamen. Wenn Sie diese Einträge entfernen und erfahren, wie Sie Duplikate vermeiden, kann Ihre QuickBooks-Software schlank, schnell und effizient arbeiten.

Listen und Transaktionen importieren

Duplikate können auftreten, wenn Sie Listen und Transaktionen aus einem externen Programm in Ihre Unternehmensdatendatei importieren. Zu den unterstützten Programmen, die in QuickBooks importiert werden können, gehören Microsoft Excel, andere Tabellenkalkulationsprogramme und Anwendungen, die der Standardinstallation von QuickBooks hinzugefügt wurden. Darüber hinaus erstellt das Dienstprogramm "Daten neu erstellen" möglicherweise doppelte Transaktionen, um ansonsten nicht wiederherstellbare Transaktionen wiederherzustellen.

Kasse

Kunden werden gelegentlich zweimal in die Kundenliste in Ihrem Kassensystem aufgenommen. Wenn ein Mitarbeiter einen Namen falsch eingibt, einen zweiten Namen in einen Eintrag einfügt und ihn in einem anderen Eintrag weglässt oder einfach nicht nachschaut, ob der Kunde bereits existiert, kann ein doppelter Eintrag auftreten. Sie können diese Duplikate sowohl in Verkaufsstellen als auch in QuickBooks entfernen. Um doppelte Kunden zusammenzuführen, wählen Sie den gewünschten Kundendatensatz aus, wählen Sie das Menü "Ich möchte" aus und klicken Sie auf die Option "Zusammenführen". Bestätigen Sie die Zusammenführung mit der Option "Kunden zusammenführen".

Heruntergeladene Transaktionen

Durch die manuelle Eingabe von Transaktionen und die Verwendung der automatischen Aktualisierung können doppelte Transaktionseinträge erstellt werden. Um dies zu vermeiden, können Sie das Herunterladen des Transaktionsverlaufs von der Website Ihrer Bank deaktivieren. Eine bessere Option ist die Verwendung der Abstimmungsfunktion, um heruntergeladene Transaktionen mit manuell eingegebenen Transaktionen abzugleichen. Wählen Sie das Menü "Banking" und wählen Sie aus der Liste der Optionen "Abgleichen". Wählen Sie dann das Konto mit den doppelten Einträgen und die Kontoauszugsdaten aus, und befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten, um Ihre Transaktionen abzugleichen und alle echten doppelten Einträge zu löschen.

Duplikate finden und reparieren

Die Datei QBwin.log speichert Informationen zu doppelten Transaktionen. Wenn Sie die Datei öffnen, geben Sie "Strg-F" ein, um das Suchfenster zu öffnen. Suchen Sie nach dem Wortduplikat in einem der Einträge und ordnen Sie dann die Duplikate mit dem Namen, Konto oder der Nachricht zu, die der Duplikatdatei zugeordnet ist. Um die doppelten Dateinamen aufzulösen, öffnen Sie die zugehörige Kunden-, Lieferanten- oder Inventarliste und ändern Sie die Schreibweise für jedes Duplikat. Sie müssen mindestens ein Zeichen ändern, um das Duplikat aufzulösen.