Richtlinien für Spesenabrechnungen

Kleine Unternehmen haben in der Regel spezifische Richtlinien für die Meldung von Reisekosten. Mitarbeiter müssen diese Richtlinien genau befolgen, damit ihre Spesenabrechnungen nicht zurückgegeben werden. Dies kann die Erstattung verzögern. Die Richtlinien für Spesenberichte enthalten in der Regel ein Budget oder Tagegeld für Ausgaben, Meldeverfahren, Eingangsanforderungen, Regeln für nicht erstattungsfähige Ausgaben und angemessene Genehmigungswege.

Budgetierung

Ein wichtiger Aspekt der Richtlinien für Spesenberichte ist das Lernen, wie Sie Ihre täglichen Ausgaben gemäß Employment-Handbook.org budgetieren. Wenn Sie beispielsweise Kunden unterhalten oder an einem Abend ein teures Abendessen zu sich nehmen, sollten Sie am nächsten oder ein oder zwei Tagen günstiger speisen, um im Rahmen des Budgets zu bleiben. Diese Richtlinien sind normalerweise im Mitarbeiterhandbuch zur leichteren Bezugnahme enthalten. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten vor der ersten Geschäftsreise nach den Reisekostenrichtlinien.

Berichterstattung

Sie sollten jede Ausgabe unter dem bestimmten Datum anzeigen, an dem die Ausgabe aufgetreten ist. Die Kilometer- oder Flugkosten eines Fahrzeugs sollten an den jeweiligen Abflug- und Rückgabetagen angegeben werden. Beispielsweise sollten Sie die Kosten Ihres Abfluges am Abreisetag erfassen und den Preis der Rückreise bei der Rückgabe notieren. Wenn Sie 100 Meilen zum und vom Flughafen fahren, teilen Sie Ihre Kilometerzahl in zwei Hälften. Multiplizieren Sie anschließend die Anzahl der Firmenkilometer (dh 27 Cent pro Meile) mit 50 Meilen und notieren Sie diese unter dem Abflugtag. Anschließend melden Sie die andere Hälfte des Rückfluges und fahren an diesem genauen Datum nach Hause. Erfassen Sie alle Ausgaben nacheinander in der Spesenabrechnung. Es hilft Ihnen, Ihre Quittungen frühzeitig zu ordnen, wodurch Sie Zeit sparen können. Sie müssen in einem bestimmten Datum in den Spesenbericht schreiben, da diese Leerzeichen normalerweise leer sind. Addieren Sie schließlich die Summen der täglichen Ausgaben vertikal und berechnen Sie dann die Summen für jede Art von Ausgaben horizontal. Ziehen Sie die von der Firma geleisteten Vorauszahlungen von den fälligen Beträgen ab. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Berechnungen noch einmal überprüfen, bevor Sie Ihre Spesenabrechnung einreichen. (Siehe Referenzen 1 und 2 und Ressource 1)

Empfangsanforderungen

Sie sollten alle Quittungen, einschließlich Taxipreis, jedes Mal aufbewahren, wenn Sie Geld für Ihre Reise ausgeben. Im Allgemeinen müssen Sie nur Quittungen für Mahlzeiten einreichen, die fünf Dollar übersteigen. Wenn Sie jedoch alle Quittungen aufbewahren, können Sie Ihre Ausgaben genauer erfassen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle erforderlichen Belege an Ihre Spesenabrechnung anhängen. Fügen Sie neben Essensbelegen über fünf Dollar Quittungen bei, die 25 US-Dollar für alle anderen Ausgaben übersteigen.

Nicht erstattungsfähige Ausgaben

Einige Ausgaben können nicht in Ihrer Kostenaufstellung enthalten sein. Beispielsweise sollten Sie niemals Parkscheine, übermäßige Gepäckaufwendungen oder Zahlungen für Familienmitglieder in Ihre Kostenabrechnung aufnehmen. Wenn Sie für den Urlaub zusätzliche Tage in einer bestimmten Stadt verbringen, fügen Sie diese Ausgaben nicht Ihrer Kostenabrechnung hinzu. Weitere Richtlinien zu nicht erstattungsfähigen Ausgaben finden Sie im Handbuch Ihres Unternehmens oder im Gespräch mit der Personalabteilung. Sie können sich auch auf die Reisekostenrichtlinien bei Employee-Handbook.org beziehen.

Genehmigung

In den meisten Unternehmen müssen Sie Ihre Spesenabrechnung Ihrem Vorgesetzten übermitteln. Stellen Sie sicher, dass Sie zuerst unterschreiben und eine Kopie davon erstellen. Es kann einige Wochen dauern, bis Ihre Reise erstattet wird, da die Kreditorenbuchungen normalerweise überprüft werden müssen.