Arten der internen Kontrollen in einem Lebensmittelgeschäft

Lebensmittelgeschäfte stehen einer Vielzahl von Herausforderungen gegenüber, wenn es darum geht, den Bestand zu schützen und die Finanzberichterstattung korrekt zu gestalten. Inventardiebstähle durch Mitarbeiter oder Kunden führen zu entgangenen Gewinnen für das Geschäft und zu höheren Preisen für ehrliche Kunden. Eine ungenaue Finanzberichterstattung führt zu unzureichenden Entscheidungen, da der Eigentümer auf die in den Finanzberichten enthaltenen Informationen angewiesen ist. Interne Kontrollen reduzieren das Potenzial für gestohlenes Inventar oder ungenaue Berichte.

Notwendigkeit für Kontrollen

In Lebensmittelgeschäften müssen verderbliche Waren ordnungsgemäß gelagert werden, um die Verkaufsfähigkeit sicherzustellen. Viele Produkte sind klein genug, um in die Tasche eines Verbrauchers zu passen. Kassierer arbeiten direkt mit Bargeld, und der Buchhalter bestimmt, welche Verkäufer zu zahlen sind. Interne Kontrollverfahren begrenzen die Möglichkeit für Mitarbeiter oder Kunden, die Vermögenswerte des Geschäfts zu missbrauchen oder zu stehlen, und minimieren die Möglichkeit, falsche Aufzeichnungen zu erstellen.

Aufgabentrennung

Aufgabentrennung bezieht sich auf die Zuweisung bestimmter Aufgaben innerhalb eines Prozesses an verschiedene Personen. Auf diese Weise kann jede Person die Arbeit des anderen überprüfen. In der Check-out-Zeile werden beispielsweise während des Tages häufig Bargeld ausgetauscht, und Sie können einen separaten Mitarbeiter zuweisen, der das Geld in der Kasse des Kassierers am Ende der Schicht zählt, um sicherzustellen, dass es sich summiert. Im Bereich der Filiale, in dem Mitarbeiter Lebensmittellieferungen von Lieferanten erhalten, kann ein Mitarbeiter die Sendung erhalten und ein anderer Mitarbeiter kann den Bestand überprüfen, während er die Artikel im Regal einlagert.

Audits

Durch Audits erhält das Management die Möglichkeit, die während des Monats durchgeführten Arbeiten zu überprüfen. Ein Audit reproduziert die Arbeit, um zu sehen, ob dieselbe Antwort auftritt. Bei einem Bestandsaudit zählen beispielsweise die Lebensmitteleinzelhändler die Produkte in den Regalen und im Lager und vergleichen die Anzahl mit der in den Geschäftsakten erfassten Menge. Unstimmigkeiten erkennen Fehler oder potenziellen Diebstahl.

Dokumentation

Registrierkassen erstellen Quittungsbänder der Transaktionen, die während jeder Schicht aufgetreten sind. Lager führen Kopien des Empfangs von Dokumenten und Überweisungen in Regale. Die Mitarbeiter verwenden Lochkarten oder elektronische Protokolle, um die Arbeitsstunden aufzuzeichnen. Diese Dokumentation stellt sicher, dass Inventurtransaktionen stattgefunden haben, dass die Mitarbeiter die gemeldeten Stunden gearbeitet haben und dass die Verkaufsinformationen korrekt sind.