So schreiben Sie ein Employee Operations Manual

Ein Betriebshandbuch für Mitarbeiter ist besonders praktisch, wenn Sie neue Mitarbeiter schulen, Verbesserungsprozesse überprüfen, Stellenbeschreibungen überarbeiten oder Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Fluktuation ersetzen. In vielen Organisationen würde die Erstellung eines Betriebshandbuchs für Mitarbeiter aufgrund der Anzahl der am Prozess beteiligten Personen und der Anzahl der Vorgänge, die in das Handbuch aufgenommen werden sollen, mehrere Tage, wenn nicht sogar Wochen dauern. Ein Betriebshandbuch unterscheidet sich von einem Mitarbeiterhandbuch. Ein Mitarbeiterhandbuch konzentriert sich auf Arbeitsplatzrichtlinien und -richtlinien, während der Fokus eines Betriebshandbuchs auf Arbeitsprozesse für Arbeitsgruppen oder Abteilungen liegt.

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Bestimmen Sie den Zweck des Mitarbeiterhandbuchs Ihres Unternehmens. Einige Unternehmen erstellen ein Handbuch für die gesamte Organisation, während andere für jede Abteilung ein Betriebshandbuch für Mitarbeiter erstellen. Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Abteilungen und einen großen Mitarbeiterstamm verfügt, ist ein abteilungsspezifisches Handbuch die bessere Wahl. Auf der anderen Seite ist ein unternehmensweites Betriebshandbuch, wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, in dem Mitarbeiter häufig funktionsübergreifend arbeiten und die Aufgaben der Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen des Unternehmens übernehmen, wahrscheinlich hilfreicher.

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Besorgen Sie sich eine Liste mit Jobtiteln und Stellen. Identifizieren Sie Mitarbeiter in jedem Job, die während der Entwurfsphase einen Beitrag leisten können. Stellen Sie die Jobbeschreibungen für jede Position zusammen und sortieren Sie sie nach Jobfunktion und dann nach Abteilung. Sortieren Sie beispielsweise alle Stellenbeschreibungen für die Verwaltungsunterstützung und sortieren Sie sie dann nach Abteilungen, z. B. nach Verwaltungsassistenten für Verkauf, Einkauf und Exekutive.

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Überprüfen Sie die einzelnen Jobbeschreibungen und wählen Sie die wesentlichen Funktionen des Jobs aus. Markieren Sie die primären Aufgaben und beschreiben Sie die Prozesse, die zur Ausführung der einzelnen Aufgaben verwendet werden, einschließlich aller für die einzelnen Aufgaben erforderlichen Ressourcen. Ein Beispiel für einen Verwaltungsassistentenprozess für die Exekutivabteilung sind die Positionen, die der etablierte Betreiber unterstützt, wie der Chief Executive Officer, der Chief Operating Officer und der Chief Financial Officer. Zu den erforderlichen Ressourcen gehören der Zugriff auf vertrauliche Aktenmaterialien, Finanzdaten und Materialien für Investor Relations. Die Details für Prozesse auf Führungsebene müssen möglicherweise nur in Kopien von Handbüchern für Mitarbeiter dieser Abteilung enthalten sein, da die Vorgänge auf Ebene der Vertraulichkeit vertraulich sind.

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Planen Sie individuelle Besprechungen mit einem Mitarbeiter an jeder Position, für die Sie eine Betriebshandbuchseite erstellen. Vermeiden Sie es, einfach die Liste der Aufgaben zu wiederholen, die in den Jobbeschreibungen der Mitarbeiter enthalten sind, und konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Ausführung der Jobaufgaben. Wenn Sie beispielsweise ein Mitarbeiter-Betriebshandbuch für die Personalabteilung erstellen, erhalten Sie Informationen von Mitarbeitern, die Aufgaben im Zusammenhang mit Einstellung und Auswahl, Mitarbeiterbeziehungen sowie Vergütungen und Leistungen erfüllen. Ausführliche Informationen zur Bearbeitung neuer Mitarbeiter, welche Mitarbeiter an der Bearbeitung neuer Mitarbeiter beteiligt sind, sowie Material und Dokumentation, die für neue Mitarbeiter erforderlich sind, z. B. Hintergrunduntersuchungsformulare, Informationen zu Drogentests, Uniformen, Identifikationskarten, Schlüssel und Anmeldeinformationen für Computerausrüstung.

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Weisen Sie einen Abschnitt des Betriebshandbuchs für die Mitarbeiter den Abteilungsfunktionen und den verschiedenen Arten der abteilungsübergreifenden Funktionen zu. Erläutern Sie die Abteilungsprozesse wie Personalwesen, Vertrieb, Versand, Buchhaltung und andere Bereiche des Unternehmens sowie abteilungsübergreifende Funktionen, z. B. den Prozess der Kündigung eines Mitarbeiters. Der Personalchef für diese Abteilung sollte sich mit der Personalabteilung in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass die Personalakte des Mitarbeiters zur Überprüfung verfügbar ist. Der Personalchef und ein Personalmitarbeiter müssen den Grund für die Suspendierung oder Kündigung besprechen und mit dem Angestellten ein Kündigungsgespräch vereinbaren, um die endgültige Entscheidung über die Suspendierung oder Kündigung zu treffen.

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Verwenden Sie Ihr Ermessen und Ihr Urteilsvermögen, wenn Sie ein Betriebshandbuch für Mitarbeiter verfassen und verteilen. Während Manager und Vorgesetzte im Allgemeinen die Prozesse für die ihnen zugewiesenen Abteilungen kennen sollten, möchten Sie möglicherweise eine andere Version des Betriebshandbuchs für Front-Line-Mitarbeiter erstellen, deren Jobfunktionen nicht verlangen, dass sie den Vorgesetzten und Managern über die gleichen Informationen verfügen .