Beispiele für Human Resource Communications

Gute Kommunikationsfähigkeiten und ein gutes Personalmanagement sind untrennbar miteinander verbunden. Während Sie möglicherweise keinen hauptamtlichen Personalleiter oder -mitarbeiter haben, können Sie dennoch solide HR-Kommunikationsstrategien auf die Kommunikation innerhalb eines Büros anwenden. In vielen Büros ist E-Mail die wichtigste Methode, um offizielle Informationen zu verbreiten. Die Erstellung klarer, professioneller E-Mail-Memos ist daher eine wichtige Fähigkeit, die kleine Unternehmen beherrschen können.

Vorteile Update

Jede Änderung des Leistungsprogramms Ihres Unternehmens sollte den Mitarbeitern schnell mitgeteilt werden. Die Arbeitnehmer sind oft besonders besorgt über ihren Krankenversicherungsschutz. Daher ist es wichtig, die Neuigkeiten klar und deutlich zu kommunizieren, sodass die Mitarbeiter mehr darüber erfahren, was passiert.

Beispiel

Betreff: Krankenversicherungswechsel

Wir sind stolz darauf, allen unseren Mitarbeitern eine hochwertige Krankenversicherung anzubieten. Im vergangenen Jahr ist unser Personal um 30 Prozent gewachsen. Daher haben wir neue Versicherungsprodukte untersucht.

Nach Abschluss der Untersuchung haben wir beschlossen, einen Vertrag mit Ultima Healthcare als neuem Krankenversicherer abzuschließen. Ultima ist seit über 40 Jahren im Geschäft und wird in der gesamten Branche hoch angesehen.

Die Abdeckung, die Ultima plant, ist mit den aktuellen Angeboten vergleichbar. In den meisten Fällen werden Sie feststellen, dass die Abzüge der monatlichen Prämien im nächsten Jahr etwas niedriger sind als in diesem Jahr. Ultima bietet sowohl HMO- als auch PPO-Pläne an.

Sie haben wahrscheinlich viele Fragen zu dieser Änderung. Im Anhang dieser E-Mail finden Sie eine Broschüre mit den Optionen von Ultima. Darüber hinaus werden wir Ende dieser Woche zwei Informationsveranstaltungen abhalten. Wenn Sie an einem dieser Meetings nicht teilnehmen können, wenden Sie sich an das HR-Büro. Ein Vertreter wird mit Ihnen sprechen, um die Pläne und den jeweiligen Deckungsgrad zu besprechen.

Auf absehbare Zeit werden wir unseren aktuellen zahnärztlichen Plan beibehalten.

Informationsveranstaltungen finden am Dienstag, dem 15. September um 14 Uhr im Hauptsitzungsraum und am Freitag, dem 17. September, um 10 Uhr statt . im westlichen Konferenzraum. Darüber hinaus möchten wir alle daran erinnern, dass die offene Anmeldung für Versicherungen und andere Leistungsoptionen ab dem 15. November beginnt .

Wir freuen uns über das Wachstum in unserem Unternehmen und freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen allen in den kommenden Jahren.

Abreise eines Mitarbeiters

Die Abwesenheit eines Arbeitnehmers in einem kleinen Unternehmen wird von anderen Mitarbeitern nicht unbemerkt bleiben. Unternehmer sollten die Arbeitnehmer so schnell wie möglich über Abgänge informieren. Dadurch werden Gerüchte gestoppt, die Mitarbeiter wissen, wie das Unternehmen die von dem ausscheidenden Angestellten wahrgenommenen Arbeitsfunktionen verwalten soll, und es zeigt auch Respekt gegenüber den Mitarbeitern.

Während Untergebene und unmittelbare Teammitglieder normalerweise von der abreisenden Person oder ihrem Vorgesetzten persönlich über einen Abflug informiert werden sollten, sollte die Personalpolitik der Personalabteilung es den Mitarbeitern der Personalabteilung - oder deren Vorgesetzten - verlangen, eine E-Mail-Nachricht an die gesamte Belegschaft zu senden.

Beispiele:

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen zu guten Bedingungen und freiwillig verlässt, sollten die Rücktrittsmitteilungen freundlich sein. Idealerweise kommen sie vom Vorgesetzten des Angestellten oder vom Firmeninhaber.

Betreff: Änderungen in Logistik und Lager

Mit gemischten Gefühlen geben wir bekannt, dass Jane Brown die Smith Supply Company verlassen wird, um bei Kayden and Sons Logistics eine Position einzunehmen. Freitag, der 7. Juli ist ihr letzter Tag im Büro.

Jane ist seit ihrer Gründung ein fester Bestandteil von Smith Supply. Sie begann ihre Arbeit im Lagerhaus, als sie ihren Hochschulabschluss machte. Nach ihrem Abschluss beförderten wir sie zum Lagerverwalter, und schließlich wurde sie Direktorin der Logistik. Ein großer Teil unseres Erfolges ist auf ihre harte Arbeit und hervorragende Führung in den letzten sieben Jahren zurückzuführen. Wir werden Jane vermissen und wünschen ihr alles Gute in ihrer neuen Rolle.

Ich freue mich auch, die folgenden personellen Änderungen bekannt zu geben: Jacob Brown übernimmt Janes Rolle als Logistikdirektor, während Cindy Carmichael zum Lagerleiter befördert wurde. Cindy übernimmt sofort ihre neue Rolle, während Jacob am 15. Juli aus seinem Urlaub zurückkehren wird. Unterdessen sollten Bedenken hinsichtlich der Logistik an Jane, Jacob und mich gerichtet werden, um die Abdeckung während dieser Übergangszeit sicherzustellen.

Wenn ein Mitarbeiter gekündigt wurde oder ohne Kündigung schnell aus dem Unternehmen ausgetreten ist, kann Folgendes angezeigt sein:

Betreffzeile: George Stewart und Kostenabwicklung

George Stewart hat die Smith Supply Company verlassen, um eine andere Gelegenheit zu verfolgen. Wir wünschen ihm alles Gute für seine Bemühungen. Zu diesem Zeitpunkt wird Karen McIntosh die Verantwortung von George übernehmen, bis wir seinen Ersatz einstellen.

Karen hat darum gebeten, dass Anfragen zu Spesenabrechnungen und Schecks per E-Mail an ihren Assistenten Bob Quinn gesendet werden. Leider können sich die Prüfungen aufgrund dieser Personaländerung um einige Tage verzögern. Wir erwarten jedoch, dass die normalen Bearbeitungszeiten schnell wieder aufgenommen werden.

Wetternotfall

Wetternotfälle und andere Katastrophen können es den Arbeitern erschweren, wenn nicht sogar unmöglich, das Büro sicher zu erreichen. Durch die Festlegung einer Kommunikationsrichtlinie kann sichergestellt werden, dass Ihr Unternehmen auch bei schwierigen Witterungsbedingungen weiterarbeitet und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter geschützt wird.

Wenn Sie schlechtes Wetter erleben oder davon ausgehen, dass sich die Wetterbedingungen verschlechtern, teilen Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Pläne und Erwartungen per E-Mail mit und folgen Sie anschließend dem Büro mit Texten, Telefonanrufen oder der persönlichen Kommunikation.

Beispiel:

Szenario: Wetterberichte deuten darauf hin, dass die Temperaturen innerhalb von 24 Stunden auf gefährliche Werte absinken können und diese kalten Temperaturen mehrere Tage andauern können.

Betreffzeile: Büroschließung - Voraussichtlicher Wetternotstand

Wie die meisten von Ihnen gehört haben, hat der Nationale Wetterdienst eine Warnung vor Windkälte herausgegeben, die für die nächsten 24 Stunden gültig sein wird. Informationen zu Bedenken bei kaltem Wetter und Strategien zum Schutz von sich und Ihrer Familie finden Sie unter www.weather.gov/safety/cold.

Wir haben das Büro heute früh geschlossen, um sicherzustellen, dass Sie sicher nach Hause kommen können. Fühlen Sie sich frei, jetzt zu gehen. Jeder sollte bis 15.00 Uhr nicht im Büro sein. Wenn Sie bleiben müssen, um ein Projekt abzuschließen, antworten Sie bitte auf diese E-Mail. Wir werden sehen, welche Vorkehrungen getroffen werden können. Aus Sicherheitsgründen müssen wir das Büro so schnell wie möglich löschen und absperren.

Das Büro wird auch morgen geschlossen sein: Wir bieten allen Mitarbeitern einen zusätzlichen freien Tag, um dieses unerwartete Wetterproblem zu beheben. Der Nationale Wetterdienst sagt voraus, dass sich die Temperaturen nach morgen Nacht erwärmen werden, und wir erwarten, dass wir am Donnerstag wieder im Büro sein werden. Sollten sich diese Pläne ändern, werden wir Sie per E-Mail kontaktieren. Sie können die Statusaktualisierung auch auf unserer Website oder auf Slack überprüfen.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Vorgesetzten.

Szenario: Schlechtes Wetter wird erwartet, wird aber vor dem morgendlichen Pendeln aufklären.

Betreffzeile: Der heutige erwartete Schneefall

Wir sind uns bewusst, dass heute Nacht eine beträchtliche Schneemenge erwartet wird, obwohl Meteorologen voraussagen, dass der Schnee früh am Morgen aufhören wird und der Rest des heutigen Tages sonnig und klar sein wird.

Das Büro wird morgen geöffnet sein, und wir erwarten, dass die Mitarbeiter ihre regulären Termine einhalten. Wir sind uns jedoch auch bewusst, dass einige von Ihnen einen langen Weg zum Büro haben und dass es zu Verzögerungen kommen kann.

Ihre Sicherheit und Ihr Wohlbefinden stehen immer an erster Stelle: Wenn Sie der Ansicht sind, dass Sie morgen zu spät ins Büro kommen, wenden Sie sich so bald wie möglich an Ihren Vorgesetzten, um eine ETA bereitzustellen. Bei verspäteter Ankunft wird es morgen keine Strafen geben, vorausgesetzt, Sie haben Schritte unternommen, um Ihren Vorgesetzten über Ihre Pläne zu informieren.