Ethische Fragen des Datenschutzes von Büros in der Geschäftskommunikation

Unternehmen müssen Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes der Mitarbeiter ausbalancieren, um unethisches Verhalten von Mitarbeitern zu verhindern, das dem Unternehmen schaden könnte. Geschäftliche Kommunikation jeglicher Art - einschließlich E-Mail, Online-Foren, Telefongespräche und Kommunikation auf Papier - kann missbraucht werden und die Ergebnisse können ein ernstes Risiko für das Unternehmen und die Opfer unethischen Verhaltens darstellen.

Risiken

Der Missbrauch von Bürotechnologien, beispielsweise eines Computers, der für den Zugriff auf E-Mail und das Internet verwendet wird, kann gemäß dem Buch „Business Communication“ von AC Krizan und seinen Kollegen Risiken für Ihr Unternehmen verursachen. Erstens sinkt die Produktivität, wenn Ihre Angestellten routinemäßig ihre Kommunikationsprivilegien missbrauchen, z. B. durch die Verwendung von E-Mail- und Chat-Diensten des Unternehmens für die persönliche Kommunikation und andere nicht wesentliche Aufgaben. Zweitens, wenn Ihre Mitarbeiter an unethischen Aktivitäten teilnehmen, kann der Ruf Ihres Unternehmens leiden. Schlimmer noch, der Missbrauch könnte zu rechtlichen Problemen führen. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter die Technologie des Unternehmens verwendet, um belästigende Nachrichten an Kollegen oder Kunden zu senden, könnte die Ausrüstung Ihres Unternehmens als Beweismittel erfasst werden und Ihr Unternehmen könnte dafür haftbar gemacht werden, dass es nicht gelungen ist, unethisches Verhalten zu verhindern.

Überwachung der Geschäftskommunikation

Aufgrund der erheblichen Risiken, die mit der Geschäftskommunikation verbunden sind, überwachen einige Arbeitgeber die Unternehmenskommunikation, um die Aktivitäten der Mitarbeiter zu überwachen und Missbrauch zu verhindern. Die Kommunikation Ihrer Mitarbeiter auszuspionieren, kann sich jedoch negativ auf die Arbeitsmoral auswirken, auch wenn die Überwachung berechtigt ist. Wenn Sie beispielsweise die E-Mails Ihrer Mitarbeiter routinemäßig überwachen, haben Ihre Mitarbeiter das Gefühl, dass Sie ihnen nicht vertrauen. Sie glauben möglicherweise auch, dass Sie in ihre Privatsphäre eingedrungen sind, selbst wenn Sie ein eindeutiges gesetzliches Recht haben, die Verwendung von Geräten und Ressourcen des Unternehmens zu überwachen.

Ethikpolitik

Eine Lösung für dieses Problem ist der Entwurf einer Richtlinie, die Ihre Richtlinien für ethische Geschäftskommunikation und Ihre Datenschutzrichtlinie für die Überwachung der Kommunikation enthält. Erklären Sie beispielsweise Ihre Erwartungen in Bezug auf ethische Geschäftskommunikation, einschließlich der Verhaltensweisen, die inakzeptabel sind. Erläutern Sie auch, wann und wie Sie die Kommunikation der Mitarbeiter überwachen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Abschließend skizzieren Sie die Konsequenzen für unethisches Verhalten. Durch eine klare Richtlinie wissen die Mitarbeiter, wo Sie stehen, und sie können entscheiden, ob sie die Überwachung tolerieren oder eine andere Stelle suchen.

Rechtliche Grenzen

Wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt, der Erfahrung in Ihrer Branche hat, wenn Sie nicht sicher sind, welche rechtlichen Grenzen Sie einhalten müssen. Im Allgemeinen haben Gerichte die Rechte der Arbeitgeber zur Überwachung der Kommunikation, die auf firmeneigene Technologie angewiesen ist, durchgesetzt, wie in dem Buch „Computer Concepts“ von June Jamrich Parsons und Dan Oja beschrieben wird. Die zugrunde liegende rechtliche Begründung ist, dass die Rechte und Interessen eines Unternehmens das Recht auf Privatsphäre eines Mitarbeiters überwiegen, wenn der Mitarbeiter firmeneigene Geräte verwendet, so die Autoren.