Zeitgeber-Software für Arbeitgeber

Der Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens mit einer Lohnstruktur, die auf einem Stundenlohn basiert. Während mechanische Zeituhren für die Aufzeichnung von Arbeitsstunden genau genug sind, kann eine durch Software gesteuerte Zeituhr Aufzeichnungen in einem leicht lesbaren Format führen, und viele Softwareprogramme können die Arbeitszeiten nicht nur verfolgen, sondern diese Zeiten auch als Daten für Abrechnungsfunktionen verwenden .

Verwendungszweck

Die tatsächliche Verwendung einer Zeitschaltuhr, die mit Computersoftware verknüpft ist, unterscheidet sich nicht von der Verwendung einer traditionellen mechanischen Zeitschaltuhr. Der Mitarbeiter legt seine Karte in das System ein, in dem die Zeit erfasst wird, zu der er die Geschäftsräume betreten hat. Nach der Arbeit läuft der Mitarbeiter auf die gleiche Weise aus. Anstelle einer herkömmlichen Lochkarte verwenden moderne computergesteuerte Zeituhren stattdessen eine Swipe-Karte oder sogar den Handabdruck des Mitarbeiters. Die Ein- und Ausfahrtzeiten sowie die Arbeitszeit werden dann zur Datenverarbeitung gespeichert.

Verarbeitung der Daten

Bei einem softwarebasierten System erfordern die Daten der Zeituhren nicht mehr die Berechnung der Arbeitszeit oder der Bezahlung für die Arbeiter. Die Software erfasst den Namen und die Arbeitszeit des Mitarbeiters sowie die Lohnsumme mit der Gesamtlohnberechnung, die alle erforderlichen Anpassungen aufgrund von Überstundensätzen enthält. Alle daraus resultierenden Informationen können von autorisiertem Personal mit verschiedenen Variablen angezeigt werden. Zum Beispiel kann die Software die nach dem Namen des Mitarbeiters geleistete Zeit anzeigen, die von den Arbeitern nach Abschnitten oder Abteilungen eingegebene Zeit, die von Mitarbeitern in einem bestimmten Entgeltbereich geleistete Zeit oder was auch immer andere Variablen im System sind. Da die Daten digital sind, können sie unbegrenzt gespeichert werden, um die Aufzeichnung zu erleichtern.

Leistungen

Der größte Vorteil von Zeitschaltuhr-Software ist das schnelle Datencrunching, das die manuelle Aufzeichnung von Daten erspart. Das bedeutet, dass Sie den Mitarbeiter, der die Berechnungen ansonsten vorgenommen hätte, anderen Aufgaben zuordnen kann. Der Computer verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei Zahlungen, die zu Über- oder Unterzahlungen der Arbeitnehmer führen können. Darüber hinaus verringert die Verwendung einer Zeitschaltuhr-Software, die einen Handabdruck, einen Fingerabdruck oder eine Swipe-Karte verwendet, das Problem des "Zeitdiebstahls", bei dem ein Mitarbeiter für einen Kollegen ankommt, wodurch das System die tatsächliche Anwesenheit der Mitarbeiter genauer widerspiegelt.

Auswahl eines Softwarepakets

Es gibt viele Zeitanpassungs-Softwareanwendungen, und die Wahl der richtigen für Ihr Unternehmen hängt von der Art des Systems ab, mit dem Sie sich am wohlsten fühlen. Die Kombination von Software und Hardware ist eine der größten Überlegungen bei der Auswahl eines Softwarepakets. Die Time-Clock-Software von MinuteHound basiert beispielsweise auf einem USB-Fingerprint-Gerät, das an einen Computer angeschlossen ist. Mitarbeiter drücken ihren Finger in das Gerät, und wenn dieser mit dem verschlüsselten Fingerabdruckdatensatz übereinstimmt, wird ein Eintrag auf dem Computer aufgezeichnet, der den Mitarbeiter in die Arbeit einloggt oder die Arbeit beendet. Es ist ein einfaches System, aber auf einen einzelnen Standort beschränkt. TimeClick verwendet ein System, das nach Standort weniger eingeschränkt ist. Mit TimeClick meldet sich ein Mitarbeiter von einem Computer innerhalb eines ausgewählten Netzwerks beim System an. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber Computer über eine Organisation einrichten, die mehrere Eingänge abdeckt, oder in Unternehmen, in denen jeder Arbeitnehmer einen Computer verwendet, sodass die Arbeitnehmer direkt vom Schreibtisch aus ein- und aussteigen können. Die virtuelle Zeituhr ist vollständig computergesteuert wie TimeClick und erfordert, dass die Mitarbeiter eine PIN eingeben. Die virtuelle Zeituhr kann in ein externes Buchhaltungsprogramm wie QuickBooks für die Datenspeicherung und Abrechnungsberechnung integriert werden. Es verfügt auch über Echtzeitfunktionen, mit denen Sie auf einen Blick sehen können, welche Mitarbeiter gerade arbeiten, pausieren oder für den Tag frei sind.