Dokumentationsanforderungen für Geschäftsausgaben mit dem IRS

Während der Internal Revenue Service von Ihrem Unternehmen verlangt, nur ausgewählte Dokumente (z. B. 1099-Formulare) einzureichen, ist eine ordnungsgemäße Dokumentation von entscheidender Bedeutung, wenn Ihr Unternehmen einer Steuerprüfung unterzogen wird. Wenn Sie nicht über ausreichende Banknoten und Belege verfügen, in denen alle von Ihnen in früheren Steuererklärungen abgezogenen Geschäftskosten dokumentiert sind, kann der IRS Sie zusätzlich zu hohen Geldstrafen und Zinszahlungen zur Rückbelastung verpflichten.

Fotografische Beweise

Um einen Abzug für ein Home Office geltend zu machen, müssen Sie Ihren Büroraum ausschließlich für Arbeitszwecke verwenden. Die Höhe Ihrer Miete oder Hypothek, der Nebenkosten und sogar der Telefonrechnung hängt direkt von der Quadratmeterzahl dieses Standplatzes ab. Bonnie Lee vom Entrepreneur Magazine empfiehlt, im Fall eines Audits datierte Fotos Ihrer Home Office-Räume als Schutz zu machen, insbesondere wenn sich die Platzierung oder der Bereich Ihres Büros im Laufe der Zeit ändert. In einigen Fällen kann ein Video von jemandem, der den Raum misst, die Notwendigkeit eines Hausbesuchs während eines Audits beseitigen.

Fotos von verwandten Vermögenswerten oder Ausgaben, für die Sie keine Quittung haben, wie z. B. ein neu gestaltetes Bücherregal, das Sie jetzt in Ihrem Büro verwenden, sind ebenfalls hilfreich.

Langzeitaufzeichnung

Der IRS kann einen Ertrag von vor Jahren prüfen, daher ist es wichtig, alte Aufzeichnungen zu führen. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Hirsch & Silberstein empfiehlt, die Quittungen, stornierten Schecks und Kontoauszüge mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren. Behalten Sie stets Aufzeichnungen und Kopien aller früheren Steuererklärungen, egal wie alt sie sind.

Mitarbeiterdokumentation

Laut IRS muss jeder Mitarbeiter das Formular I-9: Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit ausfüllen lassen. Sie müssen auch das Formular W-4: Quellensteuerzertifikat des Mitarbeiters ausfüllen, um den Betrag zu berechnen, der von den Gehaltsabrechnungen einbehalten wird. Freiberufliche Auftragnehmer und andere Gelegenheitsarbeiter sollten das Formular W-9: Antrag auf Identifikationsnummer und Bestätigung des Steuerpflichtigen ausfüllen. Bewahren Sie die Originalkopien aller dieser Formulare unbegrenzt auf.

Wenn Sie Mitarbeiter haben, muss Ihr Unternehmen das Formular W-2: Lohn- und Steuererklärung bei der IRS einreichen und bis zum 31. Januar jedes Jahres eine Kopie an den Mitarbeiter und die Sozialversicherungsverwaltung senden. Wenn Sie einen unabhängigen Auftragnehmer eingestellt haben, müssen Sie das Formular 1099-MISC beim IRS einreichen und dem Auftragnehmer bis zum 31. Januar jedes Jahres eine Kopie vorlegen.

Einnahmen für Einkäufe und Ausgaben

In der IRS-Publikation 583 ist eine vollständige Liste der Einkäufe und Ausgaben aufgeführt, für die der Unternehmer aufgefordert wird, Aufzeichnungen zu führen. Eine spezielle Methode der Aufbewahrung von Aufzeichnungen ist nicht erforderlich. Sie sollten jedoch über ausreichende Unterlagen verfügen, um alle Ausgaben oder Einkäufe, die Sie in Ihren Steuererklärungen geltend machen, zu überprüfen, zusätzlich zur Überprüfung aller geschäftlichen Einkünfte. Organisieren Sie die Einnahmen nach Geschäftsjahr und Kategorie, damit Sie sie später leicht finden können.