Verwendung eines Geschäftsberichts zur Kommunikation anstelle eines Geschäftsbriefs

Ein Geschäftsbericht wird hauptsächlich zur Kommunikation von Informationen verwendet. Ein Brief kann auch Informationen übermitteln, fasst jedoch normalerweise Informationen zusammen. Während ein Brief an bestimmte Empfänger gerichtet ist, kann ein Bericht an Personen außerhalb des Unternehmens gesendet oder veröffentlicht werden. Berichte werden häufig in einer Weise formatiert, die von einem Berichtszeitraum zum anderen konsistent ist, so dass Informationen miteinander verglichen werden können. Wenn bei Mitarbeitern, die Berichte abschließen, ein Umsatz entsteht, erleichtert es das Unternehmen durch die Einheitlichkeit einer Berichtsvorlage, die Berichterstattung zu konsistieren.

Länge

Ein Faktor bei der Entscheidung, ob ein Geschäftsbericht oder ein Geschäftsbrief verwendet werden soll, ist die Länge der Informationen, die Sie kommunizieren müssen. Ein Geschäftsbrief ist in der Regel zwischen einer und drei Seiten lang. Wenn Sie Informationen übermitteln, die länger sind, können Sie leichter lesen, wenn sie als Bericht mit Übersicht, Überschriften und Schlussfolgerungen formatiert sind. Ausführliche Berichte sollten ein Inhaltsverzeichnis enthalten, um den Leser zu unterstützen.

Publikum

Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist Ihr Publikum. Wenn die von Ihnen gesammelten Informationen nur von wenigen Personen überprüft werden, fügen Sie sie in einen Brief ein, der Ihre persönlichen Kommentare enthält. Wenn Sie jedoch Informationen zusammenstellen, die von vielen Personen gelesen oder in der Zukunft von Personen außerhalb Ihres Unternehmens angesprochen werden, sollten Sie einen Geschäftsbericht verwenden. Finanzdaten können beispielsweise von Aktionären, Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten und Regierungsbehörden Ihres Unternehmens geprüft werden.

Art der Informationen

Daten, die in Tabellen, Listen, Tabellen oder Formularen zusammengefasst sind, passen besser in einen Geschäftsbericht als in einen Brief. Wenn Sie Diagramme oder Diagramme einbeziehen, verwenden Sie einen Bericht. Ein großes Forschungsprojekt, beispielsweise eine Machbarkeitsstudie, sollte in einen Bericht aufgenommen werden, da es das Format zur Darstellung erheblicher Mengen an Forschungsdaten, Statistiken, Methoden und Ergebnissen bietet. Ein Brief dagegen ist hilfreich, um eine kurze Zusammenfassung der Forschung zu vermitteln. Andere Arten von Informationen, die normalerweise in einem Bericht übermittelt werden, umfassen strategische Pläne, Verkaufsberichte, Compliance-Berichte und Marketingpläne.

Formalität

Verwenden Sie einen Geschäftsbericht anstelle eines Briefes, wenn Sie schriftlich formulieren. Während Sie in einem Brief möglicherweise „Ich“ oder „Sie“ verwenden, ist ein Bericht weniger persönlich. Ein Bericht ist in einem objektiven Ton verfasst, der Tatsachen berichtet, anstatt Meinungen zu übermitteln. Wenn Sie dem Bericht eine Stellungnahme hinzufügen möchten, schreiben Sie dies in einem Begleitschreiben zum Bericht. Wenn für das von Ihnen präsentierte Material Zitate aus externen Quellen erforderlich sind, ist hierfür auch ein Bericht das geeignete Format. Setzen Sie die Zitate je nach dem von Ihrem Unternehmen bevorzugten Stil in den Text des Berichts, in Fußnoten oder am Ende des Berichts.