Was sind die Funktionen von MS Outlook?

Selbst wenn Ihr Unternehmen einen proprietären E-Mail-Client verwendet oder bereits ein anderes System für das Messaging eingerichtet hat, finden Sie in Microsoft Outlook möglicherweise mehrere Funktionen, die für das Unternehmen von Vorteil sind. Outlook ist der E-Mail-Client-Teil der Microsoft Office Suite. Obwohl E-Mail-Nachrichten und Besprechungseinladungen alles erleichtern, funktionieren sie ähnlich wie andere Suite-Programme. Informieren Sie sich über die Funktionen, die Outlook Ihrem Unternehmen bietet, und Sie erhalten in Kürze die entsprechende Meldung.

Kommunikation

Microsoft Outlook ermöglicht die Kommunikation auf verschiedene Weise. Der größte ist natürlich per E-Mail. Mit einem Klick auf das Menü "Neu" im Menüband können Sie eine E-Mail-Nachricht erstellen. Outlook ermöglicht Erweiterungen wie Anhänge, Hintergründe und Designs, Signaturdateien und in bestimmten Fällen die Möglichkeit, zu sehen, ob die Personen, die Sie per E-Mail senden, derzeit im Netzwerk des Unternehmens online sind. Über eine Benutzeroberfläche, die jedem bekannt ist, der mit anderen Suite-Produkten wie Word oder Excel gearbeitet hat, können Sie Ihre E-Mails anpassen, indem Sie die Schriftart ändern, Ihr Firmenlogo hinzufügen und verschiedene Farben angeben.

Organisation

Ein Kalender mag zwar das erste sein, was bei Brainstorming-Methoden für die Organisation in den Sinn kommt, Outlook bietet jedoch mehrere Funktionen, um organisiert zu bleiben. Es verfügt über einen stark konfigurierbaren Kalender, der durch Klicken auf die Schaltfläche "Kalender" unten links im Arbeitsbereich angezeigt wird. Sie können die Kalenderansicht so konfigurieren, dass tägliche, wöchentliche und monatliche Details sowie farblich koordinierte Besprechungen angezeigt werden. Eine andere Möglichkeit, mit der Sie in Outlook digital organisiert bleiben können, ist die Kontaktliste. Die Schaltfläche „Kontakte“ befindet sich direkt unter der Schaltfläche „Kalender“ und ermöglicht Ihnen, so viel oder so wenig wie gewünscht aufzuzeichnen. Fügen Sie digitale Visitenkarten hinzu oder geben Sie die Informationen manuell ein. Obwohl Outlook standardmäßig über mehrere E-Mail-Ordner verfügt, z. B. "Gesendet" und "Gespeicherte Elemente", können Sie diese nach Belieben hinzufügen, löschen und organisieren. Erstellen Sie Ordner zum Speichern von E-Mails, an die Sie sich wenden müssen, Fragen von Untergebenen, Briefings von Konkurrenten und andere Elemente, die das Hauptfenster der E-Mail-Nachricht stören.

Verfolgung

Es scheint, als wenn Sie eine E-Mail an den Äther senden, wissen Sie nie, ob das beabsichtigte Ziel erreicht wurde. Eine Funktion, die Outlook bietet, ist die Bestätigung. Nachdem Sie eine neue E-Mail durch Klicken auf die Schaltfläche "Neu" oder "E-Mail-Nachricht" geöffnet haben, klicken Sie im Fenster "Unbenannt - Nachricht" auf die Registerkarte "Option". Hier stehen Ihnen zwei Funktionen zur Verfügung. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Übermittlungsbestätigung anfordern" im Menüband, um herauszufinden, wann Ihre Nachricht im E-Mail-Eingang des Empfängers gelandet ist. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Lesebestätigung anfordern", um benachrichtigt zu werden, wenn der Empfänger die E-Mail-Nachricht tatsächlich öffnet. Diese Funktionen sind zwar nicht garantiert - Empfänger können eine Option einstellen, um keine Lesebestätigung zu senden - sie können sich jedoch als nützlich erweisen. Wenn die Nachverfolgung für Ihr Unternehmen allgemein oder wichtig ist, können Sie Outlook so konfigurieren, dass alle Nachrichten im Abschnitt "Nachrichtenbehandlung" verfolgt werden.

Zusammenspiel

Mit vielen Outlook-Funktionen können Sie mit Ihren Mitarbeitern, Vorgesetzten und anderen Mitarbeitern zusammenarbeiten. Richten Sie Besprechungen mit der Funktion zum Einladen von Besprechungen in Outlook ein. Sie informieren die eingeladenen Personen nicht nur sofort, wenn ihre Anwesenheit beantragt wird, sondern Sie können auch nachverfolgen, wer akzeptiert oder abgelehnt hat. Außerdem können Sie den Zeitplan der Gäste im Voraus überprüfen, um eine optimale Planung zu gewährleisten. Sie können auch die Outlook-Funktion "Kalender freigeben" nutzen. Nachdem beide Parteien der Freigabe zugestimmt haben, können Sie die Arbeitszeitpläne der Mitarbeiter anzeigen, sehen, wann sie sich im Büro befinden und wann sie sich im Büro befinden, Termine überprüfen und vieles mehr. Nutzen Sie die Funktion Task Request, die sich im Menü "Neu" der Multifunktionsleiste befindet, um Arbeit zuzuweisen.