Was sind die verschiedenen Arten von Geschäftsdokumenten?

Ein neuer Geschäftsinhaber erledigt viele Aufgaben, einschließlich der Pflege von Dokumenten und Berichten. Besitzer sollten von Anfang an ein Ablagesystem erstellen, um die korrekten Daten zu erfassen und die richtigen Aufzeichnungen zu führen.

Geschäftserstellungsdokumente

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, müssen Sie mehrere Dokumente ausfüllen, darunter:

Satzung oder Organisation: Jedes Unternehmen muss sich in dem Staat registrieren, in dem es tätig ist. Der Staatssekretär meldet normalerweise Geschäfte an.

Bei der Registrierung als Aktiengesellschaft ordnet das Unternehmen eine Satzung an. Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) reicht Artikel der Organisation ein. Zu den Unterlagen gehören erste Protokolle, die Benennung von Offizieren und Aktionärsbescheinigungen. Andere Geschäftseinheiten haben andere Anforderungen.

IRS-Arbeitgeberidentifikationsnummer: Ein Unternehmer erhält eine Gewerbesteuerungsnummer (Employer Identification Number, EIN). Durch diese Nummer werden persönliche und geschäftliche Finanzen getrennt und Sie können im Namen Ihres Unternehmens Bankkonten, Kreditkarten und andere finanzielle Konten eröffnen.

Beantragen Sie eine EIN auf der IRS-Website oder füllen Sie das Formular SS-4 aus und faxen oder mailen Sie es. Der IRS sendet den Formular-CP 575 mit dem EIN. Bewahren Sie dieses Formular bei den Firmendatensätzen auf.

Staatliche Steuernummer und Genehmigungen : Jeder Staat und jede Branche hat andere Anforderungen, wenn es um staatliche Steuernummer, Franchise-Registrierung und Genehmigungen geht. Besuchen Sie die Website Ihrer staatlichen Franchise-Steuerbehörde oder Ihres Steueramtes, um zu erfahren, was in Ihrem Bundesland erforderlich ist.

Die richtige Registrierung Ihres Unternehmens ist der erste Schritt beim Aufbau eines Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Anforderungen des Bundesstaates, des Bundesstaates und des Landkreises abdecken.

Jahresfinanzbericht

Im Jahresbericht eines Unternehmens wird der finanzielle Zustand eines Unternehmens beschrieben. Sie besteht in der Regel aus drei Dokumenten: Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung.

• Gewinn- und Verlustrechnung : Die Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt den gesamten Gewinn und Verlust eines Unternehmens. Bei einer Gewinn- und Verlustrechnung werden die Einnahmen abgezogen und die Aufwendungen abgezogen, um einen Nettogewinn oder -verlust darzustellen. Berichte können detaillierter beschrieben werden, indem die Warenkosten vom Gesamterlös abgezogen werden, um Bruttogewinne zu erzielen. Von dort werden andere Aufwendungen für Vertrieb, Marketing und Betrieb abgezogen, um den Nettogewinn zu erzielen.

• Bilanz: Konten für Aktiva und Passiva. Es kann einem Hauptbuch ähneln, wobei die Aktiva links und die Verbindlichkeiten rechts stehen. Wie der Name andeutet, sollten die Vermögenswerte und Schulden ausgeglichen sein.

• Kapitalflussrechnung: Buchhaltung aller in das Unternehmen gelangenden Gelder. Unterteilt den Zustrom in Kategorien wie Betrieb, Investition und Finanzierung. Die Aussage ermöglicht es den Unternehmen, das zukünftige Wachstum und die Fähigkeit zur Zahlung von Verbindlichkeiten zu bewerten.

Diese Dokumente sind miteinander verknüpft und verwenden die gleichen Daten, die auf unterschiedliche Weise extrapoliert werden, um den finanziellen Zustand des Unternehmens darzustellen. Viele dieser Informationen werden auch bei Steuererklärungen und Investor Relations verwendet.

Compliance und gesetzliche Bestimmungen

Verschiedene Arten von Unternehmen und Branchen haben unterschiedliche Anforderungen an den Papierkram. Unternehmen mit Mitarbeitern müssen Gehaltsabrechnungsdaten und Formulare zur Überprüfung der Steueridentifikation wie W-9 verwalten.

Formulare, die die Einhaltung von Sicherheitsinformationsschulungen und Diversitätsschulungen widerspiegeln, sollten von Mitarbeitern unterschrieben und in Personalakten aufbewahrt werden.

Ihr Gehaltsberater kann zusammen mit Ihrer lokalen Small Business Administration-Niederlassung Ihnen helfen, zu bestimmen, welche Dokumente für Ihre Branche und Ihr Bundesland erforderlich sind.