Dokumente, die in einem Employee-Start-to-Work-Paket enthalten sein sollen

Arbeitgeber befürchten, neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag mit zu vielen Informationen zu überfordern. Es gibt effektive Methoden, um wichtige Informationen für Mitarbeiter zu präsentieren und zu verpacken, ohne sie mit Papier zu bewerfen. Ein Begrüßungspaket enthält die erforderlichen Unterlagen sowie Informationen, die sich die Mitarbeiter in einer neuen Arbeitsumgebung wünschen.

Schriftliches Stellenangebot

Grundlegende Informationen über das Unternehmen, den Job und das Gehalt des Mitarbeiters sollten in einem schriftlichen Jobangebot oder einer Zusammenfassung der Erwartungen, des Gehalts und der Leistungen enthalten sein. Viele Arbeitgeber stellen dies den Mitarbeitern in der letzten Phase des Auswahlverfahrens zur Verfügung. Es sollte jedoch auch für neue Mitarbeiter Bestandteil der Arbeitsmaterialien sein. Eine der Fragen, die neue Mitarbeiter am häufigsten stellen, betrifft Zahltage - einschließlich eines Kalenders, der angibt, wann die Zahlungsperioden beginnen und enden, sowie die Daten, an denen die Mitarbeiter ihre Gehaltsschecks erhalten. Geben Sie an, wann der Mitarbeiter ihren ersten Gehaltsscheck erhält.

Steuerformulare

Mitarbeiter müssen ihre W-4-Formulare ausfüllen, damit Ihre Lohnabrechnung die korrekten Einkommensteuerabzüge berechnen kann. Das IRS-Formular W-4 enthält ein Arbeitsblatt für den Fall, dass Sie Mitarbeiter haben, die neu in der Belegschaft sind und mit der Bestimmung ihrer Befreiungen und Zulagen für die Einkommensteuer nicht ganz vertraut sind. Wenn Ihr Bundesstaat separate Steuererhebungsformulare vorsieht, sollten diese ebenfalls im Start-to-Work-Paket des Mitarbeiters enthalten sein.

Vorteilspaket

Die Mitarbeiter möchten nicht nur wissen, wann sie ihren ersten Gehaltsscheck erhalten, sondern möchten auch wissen, zu welchen Leistungen sie berechtigt sind und wann ihre Leistungen wirksam werden. Es kann erforderlich sein, ein kleineres Paket von Informationen zusammenzustellen, das alles enthält, was ein Mitarbeiter über die Leistungen wissen muss. Fügen Sie Krankenversicherungsformulare sowie Informationen zu Optionen bei, die Mitarbeiter für Altersvorsorge, Aktienkaufplan, Mitarbeiterrabattprogramme und andere Leistungen haben.

Transport und Pendeln

Wenn Ihr Unternehmen eine Transportsubvention oder alternative Pendelpläne anbietet, geben Sie diese Informationen in Ihr neues Mitarbeiterpaket ein. Umweltfreundliche Arbeitgeber möchten möglicherweise Pendelmöglichkeiten für Arbeitnehmer vorschlagen. Wenn in Ihrem Unternehmen eine Telearbeits- oder Telearbeitsrichtlinie besteht, kann diese ebenfalls enthalten sein. Wenn Ihre Telearbeits- oder Telearbeitsrichtlinie jedoch komplex ist oder eine Vereinbarung erfordert, die eine Autorisierung erfordert, sollten Sie am besten eine Erklärung Ihrer Unternehmensrichtlinie in das Mitarbeiterhandbuch aufnehmen.

Organigramm

Ein Organigramm oder eine Abbildung der Interaktion der Abteilungen vermittelt den Mitarbeitern ein Gefühl für den Unternehmenszweck und die Verantwortlichen für die Abteilungsführung. Eine Karte der Einrichtung ist auch hilfreich, um sie in das Informationspaket Ihres neuen Mitarbeiters aufzunehmen. Unabhängig davon, ob sich Ihr Unternehmen in einem Gebäude oder in einem multinationalen Gebäude befindet, schätzen die Mitarbeiter Informationen über das physische Layout und die Standorte von Büros und Abteilungen.

Mitarbeiter-Handbuch

Ein Mitarbeiterhandbuch oder Standardarbeitsanweisungen ist für neue Mitarbeiter ein Muss. Wenn Ihr Unternehmen kein formales Mitarbeiterhandbuch hat, sollten Sie jetzt überlegen, ob Sie eines erstellen möchten. Auch kleine Unternehmen sollten ein Mitarbeiterhandbuch haben - ein Handbuch kann eine Vielzahl von Fragen neuer Mitarbeiter beantworten. Darüber hinaus legen Mitarbeiterhandbücher schriftlich fest, welche Erwartungen Sie an Ihre Mitarbeiter haben, um mögliche Fehlinterpretationen oder Missverständnisse zu vermeiden.