Wie schreibt man Bilanzierungsrichtlinien und -verfahren?

Rechnungslegungsrichtlinien und -verfahren helfen Ihren Mitarbeitern, Ihr Unternehmen ohne Ihre ständige Aufsicht zu führen. Sie sind einfach, leicht zu verstehen und zu befolgen. Wenn in Ihrem Unternehmen beispielsweise die Richtlinie gilt, keine Schecks anzunehmen, akzeptieren die Mitarbeiter keine Schecks, auch wenn Sie nicht zur Überwachung der Schecks da sind. Das Erstellen von Rechnungslegungsgrundsätzen und -verfahren kann schwierig sein, aber es wird Ihnen auf lange Sicht helfen, Prozesse standardisiert und einfach zu halten.

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Organisieren Sie Ihr Schreiben. Für jeden Rechnungslegungsprozess muss ein separater Abschnitt eingerichtet werden, z. B. Kreditoren, Forderungen und Anlagevermögen. Geben Sie jeder Richtlinie und Prozedur (P & P) eine Nummer und verwenden Sie das Nummerierungssystem, um die Dokumentation zu organisieren. Zum Beispiel könnten alle P & Ps aus Lieferungen und Leistungen mit einer 1, die Kreditoren mit einer 2 beginnen. Wenn Sie also nach einem bestimmten Dokument suchen, das mit dem Bezahlen von Rechnungen zu tun hat, können Sie nach der 2-Serie suchen und sie leicht finden, möglicherweise als 201 oder 2001.

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Verwenden Sie eine Vorlage, um Richtlinien und Prozeduren zu schreiben. Das macht die Dokumentation leicht zu schreiben und zu verstehen. Erwägen Sie ein Format, bei dem Sie oben ein Standardetikett mit Name, Datum, Dokumentnummer und anderen Informationen haben. Darunter können Sie auf der Seite einen Abschnitt mit dem Namen "Zweck" platzieren, um das Ziel des P & P zu erläutern. Anschließend können Sie mit der tatsächlichen Beschreibung des Prozesses beginnen, den Sie standardisieren möchten.

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Schreiben Sie deutlich mit guter Schreibweise und Grammatik. Richtlinien und Verfahren müssen von vielen Personen angewendet werden, sodass sie leserlich und narrensicher sind. Vermeiden Sie, die Namen von Personen zu benennen, und verwenden Sie stattdessen Positionsnamen. Seien Sie konsequent in Ihrem Schreiben, um Verwirrung zu vermeiden. Wenn Sie eine Abrechnungsrechnung für "Buchhalter" haben, ändern Sie diese Position nicht in "Perkaufmann I" oder "Ablagespezialist" in anderen P & P.

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Entwerfen Sie Ihre Richtlinien und Verfahren mit Blick auf eine gute interne Kontrolle. Zum Beispiel sollte der Buchhalter keine Checks signieren können. Alle Scheckzahlungen sollten von den Eigentümern oder Verwaltern unterschrieben werden, in denen bestätigt wird, dass der Kauf genehmigt wurde und alle Dienstleistungen und Waren in angemessener Weise eingegangen sind.

Tipps

• Erwägen Sie die Erstellung eines vorgefertigten Softwarepakets für Richtlinien und Verfahren für Ihre Branche. Die meisten Prozesse sind ähnlich, und wenn Sie Software erhalten, bei der Sie nur wenige Elemente ändern oder hinzufügen müssen, kann dies eine Menge Zeit sparen. Es ist einfacher, die vorhandene Dokumentation zu ändern, als alles von Grund auf zu tun.
• Bitten Sie Ihren Steuerberater, sich Ihre P & Ps anzusehen, um interne Kontrollprobleme zu erkennen, die durch ein anderes Verfahren behoben werden könnten.

Warnung

• Überprüfen Sie die Richtlinien und Verfahren mindestens einmal im Jahr, um sicherzustellen, dass sie noch gültig und ordnungsgemäß sind. Die Dinge ändern sich im Geschäft, und die P & P müssen mit den Änderungen aktualisiert werden.