Verwendet einen Projektplan

Bevor Sie mit einem bedeutenden Projekt beginnen, sollten Sie einen ausführlichen Projektplan erstellen. Ein Projektplan kommuniziert das übergeordnete Ziel eines bestimmten Vorhabens und beschreibt die spezifischen Aufgaben, die zur Verfolgung eines klar definierten Projektziels auszuführen sind. Durch die Verwendung eines Projektplans erstellt ein Programmmanager einen Rahmen, der es einem Projektteam ermöglicht, die Aufgabe, den Zeitplan und das Budget einzuhalten. Kleine Unternehmen, auch der kleinste Ein-Mann-Betrieb, können jederzeit verfügbare und kostenlose Online-Tools verwenden, um alle Aspekte der Projektplanung jeder Größe zu verwalten.

Kommunizieren Sie das Ziel

Wenn Sie ein Ziel für ein Projekt angeben, müssen Sie den gewünschten Schatz vor einer langen und komplizierten Reise ermitteln. Nach der Erklärung sollten alle Anstrengungen daran gemessen werden, ob sie das Team dem Ziel näher bringen oder nicht. Daher ist es äußerst wichtig, das gewünschte Ergebnis genau zu bestimmen. Zum Beispiel lässt ein Ziel, die Gewinne zu steigern, zu viel Interpretationsspielraum. Ein Team könnte schnell gespalten werden, um dieses Ziel auf viele verschiedene Arten zu erreichen. Ein Ziel, den Gewinn durch Reduzierung der Materialkosten in einem Jahr oder weniger um 10 Prozent zu steigern, gibt jedem jedoch ein klares Ziel, das eindeutig ist und innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens gemessen und festgelegt werden kann.

Verwalten Sie in überschaubare Aufgaben

Ist ein Projektziel einmal festgelegt, ist es Zeit, es in kleinere, individuelle Aufgaben zu unterteilen. Dies macht ein großes Projekt schmackhafter und überschaubarer, da Arbeitspakete an bestimmte Teammitglieder oder Gruppen verteilt werden, die für die anstehenden Aufgaben geeignet sind. In jedem Auftrag sollte klar angegeben sein, wer was tun soll und warum - bis hin zu einem bestimmten Datum. Auf diese Weise fungieren Aufgaben als Mini-Ziele, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, um das Projekt vom Beginn bis zum Abschluss zu tragen.

Ressourcen einplanen

Durch das Organisieren der Reihenfolge jeder Aufgabe in einem Projektplan erhalten alle eine klare Roadmap zum Endziel. Arbeit, Material, Maschinen und andere für ein Projekt erforderliche Ressourcen sollten mit messbaren Meilensteinen geplant werden. Von einfach bis komplex gibt es viele kostenlose Planungstools, die einem Programmmanager dabei helfen, einen geeigneten Programmzeitplan zu erstellen, beispielsweise Gantt- oder PERT-Diagramme, um alle Aufgaben und die Abhängigkeiten zwischen ihnen darzustellen.

Budget und Ausgaben überwachen

Nicht viele Projekte können mit unbegrenzten Mitteln ausgeführt werden. Daher ist es eine wichtige Verwendung eines Projektplans, Aufgaben, Zeitpläne und Ressourcen mit den budgetierten Geldern für jedes Element festzulegen. Die Budgets werden kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass der Plan innerhalb der bereitgestellten Mittel bleibt. Die Fertigstellung eines Projekts innerhalb des Budgets ist ein weiteres Ziel, um den Erfolg eines Projekts zu messen.

Prognose-Trends

Die meisten Projektmanager verwenden einen Projektstrukturplan (PSP), um Aufgaben, Zeitpläne und Budgets für Berichtszwecke zusammenzufassen. Dieses beliebte Format bietet Managern und Teammitgliedern eine Struktur, um den Status der Aufgaben in einem Projektplan zu verfolgen und anzugeben. Wichtiger ist jedoch, dass alle Aufgaben in regelmäßigen Abständen zusammengefasst werden, um den Gesamtzustand des Projekts zu prognostizieren. Methoden wie Earned Value verwenden historische Ausgaben, um die Gesamtkosten zu berechnen, wenn die Arbeit bis zum Ende des Programms in gleicher Weise fortgesetzt wird. Dies ermöglicht bei Bedarf Korrekturmaßnahmen, bevor ein Projekt außer Kontrolle gerät, und trägt dazu bei, die gesamte Anstrengung zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.