So verwenden Sie Outlook, um sich besser zu organisieren

Da die heutige Arbeitsumgebung immer komplexer und schneller wird, kann es oft schwierig sein, organisiert zu bleiben. Outlook ist Teil der Microsoft Office-Produktivitätssoftware-Suite und kann in vielen Arbeitsumgebungen gefunden werden, von der Schulung bis zur Unternehmenswelt. Mit seinen Funktionen können Sie Ihre elektronische Kommunikation und Kontakte rationalisieren. Mit Outlook können Sie auch Ihre täglichen Aktivitäten verwalten und Aufgaben delegieren.

Email

Mit dem Regel-Assistenten von Outlook können Sie zeitsparende, automatisierte E-Mail-Funktionen einrichten. Basierend auf den von Ihnen erstellten Regeln können Sie einige E-Mail-Nachrichten automatisch löschen und andere weiterleiten. Sie können Ihre E-Mails organisieren, indem Sie Regeln erstellen, die sie in verschiedene Ordner verschieben. Outlook hilft Ihnen auch bei der Spam-Verwaltung, indem Sie Regeln erstellen, mit denen eingehende Spam-E-Mails direkt in den Ordner "Junk Mail" gesendet werden. Für E-Mails, die Sie regelmäßig versenden, können Sie auch Vorlagen erstellen und speichern.

Kalender

Mit der Kalenderfunktion von Outlook können Sie Ihre Besprechungen und andere wichtige Termine verwalten. Sie können Ihre Termine im Kalender nachverfolgen und wiederholte Erinnerungen von Minuten bis Tagen im Voraus an Sie selbst senden. Wenn Sie ein Meeting planen, senden Sie Einladungen an andere. Diese Personen können Ihre Einladung annehmen oder ablehnen. Sie können auch einen neuen Termin vorschlagen. So können Sie die Anzahl der teilnehmenden Personen nachverfolgen.

Kontakte und Verknüpfungen

Verwalten Sie Ihre beruflichen und persönlichen Kontakte mit der Funktion "Kontakte". In Outlook können Sie Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und andere Kontaktinformationen aufzeichnen. Sie können diese Informationen zu Word und anderen Dokumenten hinzufügen. Mit der Funktion "Kontakte" können Sie Verteilerlisten erstellen, sodass Sie regelmäßig Gruppen von Personen per E-Mail versenden können, ohne dass Sie die einzelnen Personen der E-Mail hinzufügen müssen. Für den schnellen Zugriff auf häufig verwendete Informationen können Sie Verknüpfungen zu Dokumenten auf Ihrem Computer oder Netzwerk erstellen und Verknüpfungen zu häufig verwendeten Websites erstellen. Diese Verknüpfungen können im Verknüpfungsfenster von Outlook gespeichert und abgerufen werden.

Aufgaben und Notizen

Erstellen und verwalten Sie Aufgabenlisten mit der Aufgabenfunktion von Outlook. Sie können einmalige und wiederkehrende Aufgaben einrichten. In Outlook können Sie Fälligkeiten und Erinnerungen planen. Wenn eine Aufgabe überfällig ist, wird sie automatisch rot. Es verschwindet aus Ihrer Aufgabenliste, wenn Sie es als abgeschlossen markieren. Sie können Aufgaben auch an andere delegieren. In der Ansicht „Notizen“ können Sie Erinnerungen an sich selbst schreiben und verwalten. Durch Klicken auf "Neu" wird eine neue Notiz erstellt. Wenn Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken, können Sie ihn zur besseren Organisation farblich kennzeichnen.