Die Verwendung von E-Mails in der Geschäftskommunikation

Wenn es ums Geschäft geht, ist E-Mail der Kommunikationskönig - aber das bedeutet nicht, dass es in jeder Form und in jeder Situation angemessen ist. Eine verfeinerte, gut geschriebene E-Mail sagt viel über Ihren Arbeitsstil aus, während eine schlecht geschriebene, unklare Kommunikation zu Verwirrung und Problemen führen kann, die zu Zeit- und Produktivitätsverlust führt. Schlimmer noch, es könnte Ihrem Ruf schaden.

Ist E-Mail angemessen?

Zur effektiven Verwendung von E-Mails in einem geschäftlichen Umfeld gehört es auch zu wissen, wann eine E-Mail gesendet werden muss und wann nicht. Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, überlegen Sie, ob eine persönliche Diskussion oder ein Telefonat auf lange Sicht einfacher wäre. Möglicherweise möchten Sie eine dieser Optionen wählen, wenn Ihre Nachricht lang und kompliziert ist, wenn die zu übermittelnden Informationen vertraulich sind oder wenn der Ton Ihrer E-Mail leicht missverstanden werden könnte.

Effektive Betreffzeilen

Die Betreffzeile einer E-Mail wirkt wie ein Wegwerfen, ist aber alles andere als. Die Betreffzeile sollte spezifisch sein, insbesondere wenn sie sich auf das Datum eines Meetings oder eine Frist bezieht. Eine einteilige Betreffzeile wie "FYI" oder "Question" vermittelt nicht, was Sie brauchen oder wann Sie es brauchen. Seien Sie so genau wie möglich - denken Sie nur daran, wie viele E-Mails eine Person an einem Tag erhält. Sie möchten sicherstellen, dass der Empfänger Ihre Betreffzeile sieht und versteht, dass es sich um eine E-Mail handelt, die sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Fasse dich kurz

Wenn Sie eine sehr lange Nachricht an den Empfänger Ihrer E-Mail weiterleiten möchten, sollten Sie einen Anruf tätigen. Ansonsten halten Sie es auf den Punkt. Dazu gehört, dass Sie Ihre Sätze kurz und verständlich halten. Hinweis: Nur weil Sie sich kurz fassen wollen, bedeutet das nicht, dass Sie die gebräuchliche Abkürzung verwenden sollten, z. B. "bc" für "weil" oder "U" für "Sie". Seien Sie professionell und formulieren Sie alle Wörter entsprechend.

Schlagen Sie den richtigen Ton an

Es ist sehr leicht, den Ton einer E-Mail falsch zu interpretieren - denken Sie nur an die Zeit, als Sie dachten, jemand würde etwas unhöflich sein, aber sie meinten damit wirklich nichts. Bleiben Sie in der Geschäftskommunikation formell, auch wenn Sie eine persönliche Beziehung zu der Person haben. Sie sind auf der Seite der Höflichkeit, verwenden die richtige Interpunktion und überspringen in vielen Fällen die Emojis.

Wenn Sie nach dem Erhalt einer E-Mail frustriert oder verärgert sind, nehmen Sie sich etwas Zeit, bevor Sie antworten. Wenn Sie negativ reagieren, kann dieser Ton auftreten - und dies könnte Probleme auf der ganzen Linie verursachen. Verwenden Sie in einer Geschäftskommunikation keine Großbuchstaben, da es so aussieht, als würden Sie unprofessionell schreien.

Wie der Empfänger

Die ordnungsgemäße Verwendung von E-Mails als Geschäftskommunikation ist nicht nur dem Absender vorbehalten. Wenn Sie Ihre Geschäfts-E-Mails abrufen, tun Sie Ihren Teil, um effektiv zu kommunizieren. Lassen Sie den Absender nicht hängen. Auch wenn Sie keine lange Antwort auf eine E-Mail schreiben können, machen Sie zumindest eine Notiz, die den Absender darüber informiert, dass Sie diese erhalten haben und bald eine Antwort wünschen.