Wie schreibe ich eine Meeting-Ankündigung?
Das Schreiben einer Besprechungsankündigung erfordert mehr als nur die Zeit, den Ort und das, was abgedeckt wird. Ihre Kollegen sind möglicherweise beschäftigt, müssen nicht anwesend sein oder haben eine andere Anzahl von Gründen, um nicht an dem Meeting teilzunehmen. Sie sollten also sicherstellen, dass Ihre Ankündigung die Teilnahme maximiert. Wenn Sie alle Grundlagen abdecken, können Sie mehr Körper auf Stühlen bekommen, wenn Sie eine gute Beteiligung benötigen.
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Beginnen Sie mit dem Grund für das Treffen. Möglicherweise laden Sie Mitarbeiter ein, die normalerweise nicht mit dem Besprechungsthema befasst sind. Sie glauben fälschlicherweise, dass die Besprechung keinen Nutzen für sie hat, wenn Sie nicht mit dem Grund der Besprechung beginnen. Beispielsweise können Programmierer die Ankündigung eines Meetings über ein Finanzmeeting nicht abschließen. Wenn sich die Besprechung auf neue Hardwarekäufe konzentriert, die vom Programmierer eingegeben werden müssen, erhalten Sie diese Informationen zu Beginn Ihrer Ankündigung.
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Schließen Sie die fünf Ws ein. Machen Sie es den Teilnehmern leicht, die logistischen Informationen aus Ihrer Ankündigung zu sammeln, indem Sie mit einem Aufzählungspunkt wer, wann, wo, warum und in welchen Abschnitten herausbrechen. Wenn Sie dies als Ihre einzige Formatierung verwenden, geben Sie die Uhrzeit, das Datum und den Ort als letztes an, nachdem Sie die Benutzer davon überzeugt haben, zu kommen.
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Geben Sie negative Ergebnisse der Nichtaufmerksamkeit an. Erhöhen Sie die Wichtigkeit Ihrer Nachricht, indem Sie die Nachteile der Nichtbeachtung einbeziehen und das Meeting die Ziele nicht erreicht. Wenn zum Beispiel nicht genügend Computerprogrammierer an der Besprechung teilnehmen, kann dies dazu führen, dass der Kauf neuer Hardware oder Nichtprogrammierer verzögert wird, um zu entscheiden, welche Hardware das Unternehmen erwerben wird.
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Sagen Sie, wer das Meeting anfordert. Die Beschäftigten möchten nicht auf ein Treffen mit ihrem direkten Vorgesetzten verzichten oder den Ruf eines Unternehmens. Wenn die Person, die das Meeting anruft, wichtig ist, nehmen Sie dies in die Ankündigung auf.
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Fragen Sie nach einem RSVP. Wenn Sie Ihre Besprechung zu einem ungünstigen Zeitpunkt für potenzielle Teilnehmer planen, kann dies zu geringer Anwesenheit führen. Es kann auch sein, dass Sie wenig besucht werden, weil die Mitarbeiter Ihre Nachricht falsch interpretiert haben. Wenn Sie nach RSVPs fragen, können Sie feststellen, ob Sie Ihre Nachricht falsch übermittelt haben oder Ihr Meeting zu einem falschen Zeitpunkt geplant hat. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an, einschließlich Ihrer Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
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Einen Aufruf zur Aktion einschließen Viele Menschen nutzen die Technologie, um Termine zu planen oder wichtige Termine wie einen Wand- oder Tischkalender zu erfassen. Bitten Sie Ihre eingeladenen Personen, dass sie die Besprechung jetzt zur Kenntnis nehmen, damit sie sie nicht vergessen. Dadurch kann es wahrscheinlicher werden, dass Personen, die sich aufgrund Ihrer Ankündigung für die Teilnahme entschieden haben, die Veranstaltung sofort planen.