Wie schreibe ich ein Management Memo?

Unternehmen nutzen Management-Memos, um Informationen an mehrere Personen weiterzuleiten. Diese Memos enthalten beispielsweise Informationen zu Richtlinien, Ereignissen oder Initiativen und liefern die Informationen gleichzeitig an alle zuständigen Manager. Um ein effektives Management-Memo zu erstellen, müssen Sie Ihre Zielgruppe verstehen und erkennen, dass Manager den ganzen Tag über viel Korrespondenz erhalten. Schreiben Sie das Memo so, dass es klar und prägnant ist und eine Betreffzeile enthält, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen.

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Senden Sie das Memo nur an die Manager, die die Informationen benötigen. Durch die Verteilung von Memos an alle Supervisors in der Organisation bei jedem Schreibvorgang kann die Wahrscheinlichkeit verringert werden, dass das Memo gelesen wird. Durch die Auswahl werden die Manager wissen, ob sie einen erhalten haben. Der Inhalt ist wahrscheinlich wichtig.

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Schreiben Sie ein starkes Thema oder eine Re: -Zeile, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erlangen. Anstelle von etwas Normalem, wie z. B. „Update auf das Programm für Gesundheitsleistungen“, schreiben Sie vielleicht: „Neue aufregende Vorteile für das Gesundheitsprogramm!“

3.

Fassen Sie den Zweck des Artikels im ersten Satz zusammen. Die Manager verwenden dies als Leitfaden, um zu bestimmen, ob sie weiterlesen sollten. Eine generische Öffnung des Memos kann dazu führen, dass eine vielbeschäftigte Führungskraft zu dem Schluss kommt, dass die Informationen ihre Zeit nicht wert sind. Fügen Sie also in der ersten Zeile genug Details ein, um die Manager davon zu überzeugen, dass die Notiz wertvoll ist.

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Halte das Memo kurz und prägnant. Verwenden Sie zum schnellen Lesen eine Kombination aus Absätzen und Aufzählungspunkten. Fügen Sie gleichzeitig genügend Inhalte hinzu, um die Informationen klar zu erläutern. Viele Menschen sind an kurze Social-Media-Beiträge geknüpft, um einen Punkt zu vermitteln. den Unterschied zwischen einem Memo für Manager und einem Update von Twitter verstehen. Das Memo sollte eine zufriedenstellende Zusammenfassung des Problems liefern.

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Klären Sie die nächsten Schritte oder Verantwortlichkeiten der Leser. Geben Sie klar an, wenn sie bestimmte Informationen sammeln müssen, an einem Seminar teilnehmen, ihre Untergebenen über die Angelegenheit oder etwas anderes unterrichten, das zusätzliche Maßnahmen erfordert. Geben Sie gegebenenfalls die Frist für die Aktionen an.

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Geben Sie einen Kontaktnamen und Informationen an, falls ein Manager Fragen zum Inhalt des Memos hat.

Warnung

• Gehen Sie nicht davon aus, dass das Memo vertraulich ist, auch wenn es entsprechend gekennzeichnet ist. Jedes schriftliche Dokument kann in die falschen Hände geraten oder von neugierigen Augen gesehen werden. Vertrauliche Informationen sollten mündlich und nicht in schriftlicher Form übermittelt werden.