Umgang mit unberechenbarer Arbeit in Schnellheften

Viele inländische, persönliche oder korporative Dienstleistungsunternehmen verlangen von Kunden Arbeitskräfte, die jedoch nicht für jeden Job geeignet sind. Beispielsweise kann ein Grafikdesigner einen Kunden für seine eigene Zeit in Rechnung stellen, aber auf Honorare für Arbeitskräfte verzichten, die in Backoffice- oder Support-Funktionen anfallen. Mit der QuickBooks-Software für Unternehmenskonten können Sie alle für eine einzelne Aktivität aufgewendeten Zeiten als Teil des Kundenberichts aufzeichnen, der für Rechnungszwecke verwendet wird. Standardmäßig meldet QuickBooks diesmal als abrechenbare Arbeit, aber Sie können es auch als nicht abrechenbare Arbeit erfassen, indem Sie die Einstellungen für den Jobbericht ändern.

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Klicken Sie im QuickBooks-Hauptmenü oder in der Seitenleiste auf die Registerkarte "Mitarbeiter" und wählen Sie im Kontextmenü die Option "Zeit eingeben".

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Klicken Sie auf "Zeit / Einzelne Aktivität eingeben", um den Bildschirm Zeit und Aktivität zu öffnen.

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Geben Sie das Datum der Aktivität und den Namen der Person ein, die die Arbeit in den entsprechenden Feldern ausgeführt hat. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Abwärtspfeil neben "Kunde: Job" und wählen Sie den Kundenjob aus, dem Sie die Zeit aus der Pulldown-Liste zuweisen möchten. Klicken Sie auf die Abwärtspfeil-Schaltfläche "Service Item" und wählen Sie aus der Dropdown-Liste den entsprechenden Service Item aus.

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Geben Sie die Anzahl der geleisteten Stunden in das Feld "Dauer" ein. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Abrechenbar", und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Abrechenbar", um sicherzustellen, dass QuickBooks die Arbeit als nicht abrechnungsfähig aufzeichnet.

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Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Klasse" und geben Sie den Namen der Klasse ein, unter der Sie die Arbeit erfassen möchten. Geben Sie im Feld "Notizen" weitere Details zur Aufgabe ein. Sowohl die Klassen- als auch die Notes-Felder sind optional, sodass Sie sie bei Bedarf überspringen können.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern und schließen", um den Vorgang abzuschließen.

Spitze

• Einige Unternehmen erheben eine Verwaltungsgebühr oder eine Auszahlungsgebühr für Rechnungen, anstatt Kunden für Back-Office- oder Support-Arbeiten in Verbindung mit einem Job eine Rechnung zu stellen. Durch die Erfassung der mit jedem Auftrag verbundenen unberechenbaren Arbeitskräfte können Sie die tatsächlichen Kosten aller Kundenaktivitäten nachverfolgen.

Warnung

• Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf QuickBooks 2013. Sie können sich geringfügig oder erheblich von anderen Versionen des Programms unterscheiden.