So legen Sie mit einem farbcodierten Ablagesystem ab

Erstellen Sie ein farbcodiertes Ablagesystem für Ihr Zuhause oder Ihr Büro, um organisiert zu bleiben. Ein organisiertes Ablagesystem erhöht die Produktivität, ermöglicht das Auffinden von Dateien, wenn Sie sie benötigen, und hilft, Unordnung zu vermeiden. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie durch Hinzufügen einer neuen Farbe neue Dateikategorien hinzufügen. Indem Sie einen Ort für Ihre Dateien festlegen und ein effektives Ablagesystem erstellen, können Sie Ihre Zeit und Ihre Energie auf den Aufbau Ihres Unternehmens konzentrieren, anstatt ständig nach Dateien zu suchen oder Ihr Büro zu stören.

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Trennen Sie die Dokumente, die Sie ablegen möchten, in Kategorien. Erstellen Sie beispielsweise einen Dateikategorie für Kundenrechnungen, Kaufbelege, Finanzberichte, Kreditorenrechnungen und Steuerbelege. Wählen Sie eine Farbe, um jede Kategorie darzustellen. Erstellen Sie eine Liste mit Dateikategorien und der entsprechenden Farbe, um schnell einen Überblick zu erhalten, bis Sie sich den Dateityp merken, den jede Farbe darstellt.

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Bestimmen Sie den Typ des Aktenschranks, der für die Ablage verwendet werden soll. Normalerweise beherbergen vertikale Aktenschränke Dokumente in Briefgröße oder Dokumente mit einer Größe von etwa 8, 5 Zoll x 11 Zoll, während seitliche Aktenschränke Dokumente in Rechtsgröße oder Dokumente von etwa 8, 5 Zoll x 14 Zoll enthalten. Wählen Sie den Schrankstil, der Ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht.

3.

Kaufen Sie farbige Ordner, die den Farben entsprechen, die Sie für Dateikategorien festgelegt haben. Wenn Sie einfache Manila-Ordner verwenden, erwerben Sie farbige Aufkleber oder Etiketten, die sich am Rand der Ordnerregisterkarte befinden, um die Anzeige zu erleichtern.

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Legen Sie die Dokumente in farbige Ordner ein und legen Sie die Ordner in den Aktenschrank. Ordnen Sie Dateikategorien nach Ihren Bedürfnissen. Legen Sie beispielsweise häufig verwendete Dokumente oder Kategorien, die Sie am häufigsten hinzufügen, im vorderen Bereich des Aktenschranks und weniger genutzte Kategorien im hinteren Bereich auf. Sie können Dateien auch alphabetisch sortieren, wenn Sie individuelle Dateien für Kunden, Patienten und andere erstellen. Wenn Sie Dateien alphabetisch sortieren, geben Sie jedem Buchstaben eine eigene Farbe, indem Sie Etiketten mit einzelnen Buchstaben und Farben kaufen oder ein farbiges Etikett an den Ordner anbringen und den Buchstaben auf das Etikett schreiben.

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Fügen Sie neue Ordnerkategorien nach Ihren Wünschen hinzu, indem Sie neuen Kategorien eine neue Farbe zuweisen.

Dinge benötigt

• Aktenschrank
• Farbige Ordner
• Farbige Aufkleber oder Etiketten

Tipps

• Wählen Sie kräftige Farben wie rot, blau und hellgelb, die im Aktenschrank hervorgehoben sind, um den Zugriff auf Dateien zu erleichtern.
• Gehen Sie jedes Jahr durch Ihr Ablagesystem, um Dateikategorien zu erweitern, Kategorien zu entfernen oder Kategorien zu kombinieren.

Warnung

• Legen Sie neue Dokumente so schnell wie möglich ab, um unerwünschtes Durcheinander in Ihrem Büro zu vermeiden.