So hinterlegen Sie stornierte Schecks im Geschäft

Ein stornierter Scheck wird vom Zahlungsempfänger eingelöst und von Ihrem Bankinstitut freigegeben. Ein vernünftiges Ablagesystem für stornierte Schecks bietet betriebliche Vorteile und rechtlichen Schutz für ein Unternehmen. Ein Unternehmen kann seine stornierten Schecks in elektronischer oder physischer Form nach individueller Präferenz einreichen.

Gründe zur Kontrolle

Der wichtigste Grund für die Aufbewahrung Ihrer stornierten Schecks ist der Nachweis im Falle einer Steuerprüfung. Abgebrochene Schecks bieten einen soliden Nachweis, dass die Ausgaben, die Sie für Ihre Steuererklärung geltend machen, tatsächlich vorliegen. Es ist am besten, die stornierten Schecks aus steuerlichen Gründen mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren, auch wenn der IRS aus technischer Sicht sogar ältere Erträge anfechten kann, wenn er Betrug vermutet. Abgesehen von dem rechtlichen Vorteil können stornierte Schecks die Buchhaltungsaufgaben vereinfachen und Doppelzahlungen an Lieferanten verhindern.

Physische vs. elektronische

Einige Banken geben dem Kunden, der sie anfordert, noch stornierte Originalschecks zurück. Die meisten Banken geben jedoch physische oder elektronische Kopien stornierter Schecks anstelle von Originalen aus. Der IRS erlaubt entweder physische oder elektronische Kopien als gültige Beweise, so dass Geschäftsinhaber wählen können, was für ihren Betrieb am besten geeignet ist. Viele Banken bieten Kunden die Möglichkeit, automatisch alle Exemplare ihrer stornierten Schecks zusammen mit ihrem physischen und elektronischen Monatsauszug zu erhalten.

Ablagesystem

Unabhängig davon, ob Sie elektronische oder physische Scheckkopien wählen, benötigen Sie ein funktionierendes Ablagesystem. Es gibt zwei Hauptoptionen für die Abgabe stornierter Schecks: nach Zeitraum oder nach Anbieter. Durch das Einreichen von Überprüfungen in monatlichen Schritten ist es einfacher, nicht mehr benötigte alte Überprüfungen zu löschen oder zu löschen. Die monatliche Methode funktioniert auch gut, wenn Sie elektronische Kopien von Ihrem monatlichen Kontoauszug herunterladen. Durch die Einreichung nach Anbieter können Sie leichter analysieren, woher Ihre Transaktionen stammen. Sie können jedoch jederzeit Ihre Buchhaltungssoftware verwenden.

Andere Details

Kleine Details können Ihr Scheckablagesystem in Ordnung bringen. Sie können zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen, wenn Sie einen stornierten Scheck an die entsprechende Rechnung anhängen und sie gemeinsam ablegen. Auf diese Weise können Sie versäumte Zahlungen auf eingehenden Rechnungen problemlos abrufen. Achten Sie darauf, eine Rechnung zu markieren oder zu überprüfen, wenn Sie den Scheck schreiben. Dies hilft sicherzustellen, dass Sie die Rechnung nicht versehentlich doppelt bezahlen. Wenn Ihr Ablagesystem physisch ist, bewahren Sie es für zusätzliche Sicherheit in einem verschlossenen Ablageschrank auf. Bewahren Sie ein elektronisches Archivierungssystem auf oder bewahren Sie es in der Cloud auf, um Datenverlust zu vermeiden.