So erstellen Sie eine Rechnung

Für viele Inhaber kleinerer Unternehmen stellt die Rechnungsstellung eine Verwaltungsaufgabe dar, die am schnellsten erledigt wird - ähnlich wie das Abreißen eines Verbandes. So wie die Rechnungsstellung für die Erlangung der Zahlung notwendig sein kann, setzen die Unterlagen, die offene Forderungen in ein bezahltes Geschäft umwandeln, manchmal flinke Unternehmer der sich langsam entwickelnden Welt der Bürokratie aus. Wenn Sie die Rechnung beim ersten Mal korrekt erstellen, können Sie das Risiko einer verspäteten Bestellung oder eines Ersuchens des Verkäufers, eine korrigierte Rechnung erneut einzureichen, reduzieren.

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Entwickeln Sie eine Standardrechnung für Ihr Unternehmen. Es gibt keine einzige richtige Vorlage, die verwendet werden kann - Microsoft bietet beispielsweise verschiedene Designs von Office.com an. Stellen Sie jedoch sicher, dass das Design alle vom Zahlungspflichtigen benötigten Daten enthält und leicht lesbar ist.

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Geben Sie das Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer an. Selbst wenn Sie keine genauen Zahlen benötigen, verlassen sich größere Unternehmen darauf, welche Rechnungen bezahlt wurden.

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Geben Sie Informationen an, die Ihr Unternehmen identifizieren. Fügen Sie beispielsweise eine Zeile "Übergabe an" ein, die die Person oder Firma angibt, an die der Scheck gezahlt werden soll, und eine korrekte Postanschrift. Fügen Sie alle identifizierenden Daten hinzu, wie z. B. Lieferantennummern, Steuer-ID-Daten, Adressinformationen und Vertragsnummern, die dem Zahler helfen, die Gültigkeit der Rechnung zu ermitteln.

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Fassen Sie Informationen zu der Transaktion zusammen, für die Sie eine Rechnung stellen. Wenn Sie beispielsweise Widgets als Antwort auf die Bestellung des Unternehmens geliefert haben, geben Sie die Bestellnummer des Unternehmens sowie das Datum an, an dem das Produkt ausgeliefert wurde, einschließlich einer Sendungsverfolgungsnummer (falls verfügbar).

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Listen Sie die Artikel auf, für die Sie bezahlt werden möchten. Fügen Sie für jede Gebühr eine genaue und beschreibende Erklärung mit Menge, Stückpreis und Endpreis hinzu. Geben Sie eindeutige Kennungen an, wie z. B. Katalognummern oder universelle Produktcodes, damit der Zahler auf den Eingang der Produkte verweisen kann. Wenn Sie Services auflisten, erläutern Sie die Art des Services und, falls sinnvoll, die Kontaktperson im Unternehmen, die die Genauigkeit der Gebühr bestätigen kann.

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Berechnen Sie die Zwischensumme aller Positionen in Rechnung.

7.

Nehmen Sie Anpassungen an der Zwischensumme vor, z. B. prozentuale Rabatte, Steuern, Versand oder Zinsen. Anschließend wird eine abrechnungsfähige Gesamtsumme angezeigt. Wenn Sie Steuern einschätzen, stellen Sie sicher, dass der Zahler nicht steuerbefreit ist und dass Sie gesetzlich dazu berechtigt und verpflichtet sind, Umsatzsteuern auf der Grundlage des Standorts Ihres Unternehmens und des von Ihnen in Rechnung gestellten Unternehmens zu erheben.

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Geben Sie die Zahlungsbedingungen an. Die meisten Geschäftsrechnungen lauten "netto 30", dh die Rechnung muss innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt vollständig bezahlt werden. Einige kleine Unternehmen bieten Anreize, beispielsweise einen Rabatt von 5 Prozent für die Zahlung innerhalb von 15 Tagen. Stellen Sie sicher, dass die Rechnungsbedingungen eindeutig angegeben sind, wenn sie nicht bereits vertraglich geregelt sind.

Dinge benötigt

• Genaue Aufzeichnungen zu allen Artikeln, die Sie in Rechnung stellen

Spitze

• Stellen Sie fest, ob verschiedene Geschäftseinheiten für einen einzelnen Lieferanten unterschiedliche Teile Ihrer offenen Rechnung genehmigen. Wenn dies der Fall ist, erkundigen Sie sich, ob es sinnvoller ist, mehrere kleinere Rechnungen einzureichen, um den Genehmigungsprozess zu rationalisieren und das Risiko zu verringern, dass eine Frage die Zahlung für die gesamte offene A / R-Charge verzögert.

Warnungen

• Einige große Unternehmen digitalisieren eingehende Rechnungen. Wenn der Computer die erforderlichen Felder nicht kennt, kann die Zahlung erheblich verzögert werden. Aus diesem Grund ist es immer ratsam, computergenerierte oder mit der Schreibmaschine erstellte Rechnungen einzureichen und mit dem Kunden zu klären, ob das Unternehmen bestimmte Datenelemente oder -formate benötigt. Das Einhalten des Rechnungssystems des Kunden, auch wenn es Ihrer eigenen Vorlage widerspricht, wird manchmal in beschleunigte Bargeldbuchungen übersetzt.
• Befolgen Sie die Anforderungen des US-Zolls und der Border Enforcement zur Dokumentation von Gegenständen, die in die USA gelangen und den Zoll abfertigen müssen.