Wie man ein Board-Protokoll für eine zweitägige Sitzung erstellt

Die Protokolle der Verwaltungsratssitzungen enthalten eine rechtliche Aufzeichnung jeder Sitzung. Sie identifizieren die Teilnehmer und ihren Beitrag und listen die bei jedem Treffen getroffenen Entscheidungen auf. Wenn Sie an einem zweitägigen Meeting Board-Protokolle schreiben, können die Details jedes Tages wichtig sein. Organisieren Sie sie daher, um Klarheit darüber zu schaffen, an welchem ​​Tag die einzelnen Aktivitäten stattgefunden haben.

Board Meeting Agenda

Schreiben Sie Ihre Agenda, um die Schwerpunkte der Tagungen zu beschreiben. Vorstandssitzungen, die an mehr als einem Tag stattfinden sollen, behandeln im Allgemeinen verschiedene Themen. Der erste Tag könnte die Ergebnisse einer Prüfung am zweiten Tag für Diskussionen und Entscheidungen darstellen. Auf eine normale monatliche Vorstandssitzung könnte am nächsten Tag eine Präsentation und Diskussion eines Akquisitionsvorschlags oder eines Reorganisationsplans folgen. Die Tagesordnung Ihrer Besprechung ist ein wichtiges Dokument, das die für jeden Tag geplanten Termine beschreibt und die Grundlage des Protokolls bildet. Sie können wählen, ob Sie eine umfassende Agenda mit einem zweitägigen Terminplan oder eine separate Agenda für jeden Tag erstellen möchten.

Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer

Das Protokoll dokumentiert förmlich, was bei jeder Sitzung des Vorstandes geschieht. Es enthält das Datum der Sitzung, den Zeitpunkt, zu dem die Sitzung zur Bestellung aufgerufen wurde, der Ort, die Namen der anwesenden Personen und das Quorum, über das sie abstimmen können. Da es sich bei den Protokollen um juristische Dokumente handelt, sollten die Aktivitäten jedes Tages in einem separaten Protokolldokument aufgeführt werden.

Berichte und Old Business

Jeder Tag Ihres Meetings enthält verschiedene Berichte und alte Geschäftsabläufe, wobei der zweite Tag die Aktivitäten des Vortages widerspiegelt. Das Protokoll einer früheren Besprechung wird immer vor Berichten und alten Geschäften zur Genehmigung vorgelegt. Das Protokoll des ersten Tages sollte daher im Protokoll des zweiten Tages als genehmigt, geändert oder abgelehnt vermerkt werden. Listen Sie Berichte und alte Geschäfte für jeden Tag separat auf, auch wenn sie ein Thema fortsetzen, das im ersten Meeting eingeführt wurde. Ihre Protokolle müssen eine genaue Darstellung dessen sein, was passiert ist und wann, auch wenn das alte Geschäft nur eine Genehmigung der Protokolle des Vortages darstellt.

Neugeschäft, Diskussion und Entscheidungen

Neugeschäft kann eine fortlaufende Diskussion eines Berichts vom Vortag sein oder ein völlig neues Thema. Dokumentieren Sie alle Themen, Diskussionspunkte, Diskussionsteilnehmer, Anträge und Abstimmungen für jeden Tag in Ihren separaten Protokolldokumenten. Fügen Sie dem Protokoll für den Tag, an dem sie eingeführt wurden, etwaige Belege wie Berichte und Vorschläge bei.

Nächstes Treffen und Vertagung

Am Ende des ersten Besprechungstages sollte am folgenden Tag ein Antrag auf Vertagung und Wiederzusammenstellung gestellt werden. Dokumentieren Sie diesen Antrag und stimmen Sie am Ende des ersten Tages ab. Starten Sie neue Minuten für den zweiten Tag, um anzuzeigen, dass es sich um ein Übertreffen vom Vortag handelt. Die Schlussanträge und Abstimmungen werden wie üblich behandelt.