Richtlinien für die Ausstellung von Verkaufsbelegen

Kunden wünschen in der Regel eine Verkaufsquittung, wenn sie Artikel oder Dienstleistungen kaufen, weil die Quittung zeigt, dass eine Transaktion stattgefunden hat, und identifiziert genau, was gekauft wurde. Verkaufsbelege sind aus Sicht des Händlers hilfreich, da sie eine Bestands- und Ertragskontrolle ermöglichen. Wenn Sie bei der Ausstellung von Verkaufsbelegen grundlegende Richtlinien beachten, wird sichergestellt, dass die Bedürfnisse des Händlers und des Kunden erfüllt werden.

Inhalt

Gesetzlich müssen elektronische Belege, die von Verkäufern ausgestellt werden, den Vorschriften des Gebiets entsprechen, in dem der Verkäufer die Quittung ausstellt, was in den meisten Fällen die Vorschriften der Federal Deposit Insurance Corporation einschließt. In den meisten Ländern bedeutet dies, dass Verkäufer die verwendete Karte oder Bank, das Transaktionsdatum und die Autorisierungsnummer angeben müssen. Die Quittung sollte auch den Namen oder die Initialen des Kassierers sowie die Kennnummer der Abteilung und des Geschäfts enthalten. Es sollte Platz für die Händler- und die Kundenunterschrift, eine Beschreibung der verkauften Artikel, die Beschreibung des Transaktionstyps, die Art der Kopie - Kunde oder Händler - und einen Hinweis zur Aufbewahrung der Quittung haben. Der Betrag für jeden Artikel sollte zusammen mit der Gesamtsumme und dem Betrag von Rabatten oder Steuern angezeigt werden. Wenn ein Käufer eine andere Währung als die Währung des Verkäufers verwendet hat, sollte die Quittung die Umrechnung anzeigen.

Anzahl der Einträge

Obwohl ein Verkaufsbeleg Dutzende einzelner Artikel für die Transaktion enthalten kann, sollten Händler jeden Beleg nur einmal zählen. Wenn Lieferanten Quittungen mehr als einmal zählen, werden Kunden möglicherweise mehrmals in Rechnung gestellt, was zu Rechnungsstreitigkeiten führt. Insbesondere kleine Unternehmen müssen aggressiv sein, jede Quittung als Einzelbuchung zu betrachten, da sie diese Konflikte finanziell nicht lösen können. Wenn Sie versehentlich mehrere Quittungen drucken, stornieren Sie die Extras.

Einlagen

Die für einen Händler zuständige Bank verwendet Verkaufsbelege, um jede Transaktion zu überprüfen und die Überweisung des korrekten Betrags vom Kunden an den Händler zu autorisieren. Dies bedeutet, dass Händler bezahlt werden, wenn die Bank die Quittungen verarbeitet, nicht zu dem Zeitpunkt, zu dem der Kunde die physische oder Online-Kaufabwicklung durchläuft. Dies ist zum Teil der Grund, warum es einige Tage dauern kann, bis ein Kunde den Umsatzbetrag von seinem Konto abgezogen hat. Aus diesem Grund ist es für einen Händler von Vorteil, den Kaufbeleg so bald wie möglich, idealerweise zum Zeitpunkt der Transaktion, auszustellen und noch am selben Tag zur abwickelnden Bank zu bringen. Sie müssen zum Zeitpunkt der Transaktion eine Quittung vorlegen, wenn die Transaktion gemäß FDIC-Code elektronisch ist.

Andere Einnahmen

Sehr kleine Unternehmen und Einzelpersonen, die gelegentlich Artikel verkaufen, können anstelle eines Verkaufsbelegs Banknoten verwenden, um anzuzeigen, dass eine Transaktion stattgefunden hat. Diese Elemente dienen demselben Zweck, aber eine Notiz ähnelt eher einem Buchstaben. Es sollte die gleichen Elemente enthalten wie ein Kaufbeleg. Wenn ein Lieferant sich für eine Notiz entscheidet, verfügt er häufig über Vorlagen, mit denen er schnell die erforderlichen Daten eingeben und die Notiz für den Kunden ausdrucken kann.