Leitfaden für effektive Meetings

Erfahrene Geschäftsleute fürchten den "Tod durch Treffen" - diese produktivitätsraubende, endlose Schleife von Meetings, die zu einer unklaren Richtung und noch mehr Meetings führt. Unabhängig davon, ob es sich um einen leistungsstarken Boardroom oder ein Home Office eines Unternehmers handelt, sind Meetings erfolgreich oder scheitern, je nachdem, was jeder Teilnehmer darüber versteht, was nach den Gesprächen erwartet wird. Erfahrene Moderatoren verwenden verschiedene Strategien, um aus jedem Meeting das Beste herauszuholen.

Treffen oder nicht Treffen?

Stellen Sie fest, ob eine Besprechung wirklich angerufen werden muss. Wenn ein Telefonanruf oder eine E-Mail-Adresse ausreicht oder wenn ein Dokument an mehrere Personen weitergeleitet wird, um Feedback zu erhalten, sollten Sie zweimal überlegen, ob eine Besprechung die produktivste Zeit für alle darstellt. Laut Kommunikationsexperte Tom Krattenmaker: "Die Lösung für ein unproduktives Meeting könnte so einfach sein, als wenn man es nicht hätte. Wenn es darum geht, Informationen auszutauschen - was allzu häufig in Organisationen der Fall ist, die von schlechten Meetings geplagt werden - E-Mail, Memos und informelle Gespräche werden wahrscheinlich besser funktionieren. "

Planen Sie das Meeting

Meetings müssen klar formulierte Ziele und die richtigen Personen am Tisch haben. Die Moderatoren sollten Schlüsselrollen zuweisen (Vorsitzende, Diskussionsleiter, Protokollnutzer) und sicherstellen, dass die Tagesordnung den Teilnehmern mit ausreichender Vorlaufzeit zur Verfügung gestellt wird, damit sich die Teilnehmer vorbereiten können. Die Tagesordnung selbst sollte zeitlich begrenzt sein, wobei für jeden Punkt eine klare Handlung oder ein eindeutiges Ergebnis vorgesehen ist.

Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmerliste für die Tagesordnung geeignet ist, und stellen Sie sicher, dass alle Personen, die ein Thema präsentieren möchten, vor dem Beginn des Meetings verstehen, was von ihr erwartet wird.

Seien Sie rechtzeitig

Starten Sie Meetings pünktlich und durchlaufen Sie zeitlich begrenzte Tagesordnungspunkte so genau wie möglich zu den angegebenen Zeiten. Ende immer vor oder nach der geplanten Zeit; Wenn es noch Tagesordnungspunkte gibt, verschieben Sie sie auf ein Folgetreffen. Führungsberater Carter McNamara sagt: "Fangen Sie immer pünktlich an; dies respektiert diejenigen, die pünktlich aufgetaucht sind, und erinnert die Spätankömmlinge daran, dass die Terminplanung ernst ist."

Seien Sie sensibel für die Meeting-Kultur des Unternehmens: Wenn normalerweise Personen für hintere Meetings angesetzt sind, beenden Sie das Meeting 10 Minuten früher, um eine Reise- und Toilettenpause zu ermöglichen.

Gruppenfokus fördern

Teilen Sie ein paar grundlegende Grundregeln für Besprechungen mit allen Teilnehmern, damit jeder weiß, welche Verhaltensweisen er demonstrieren muss. McNamara sagt, dass "vier mächtige Grundregeln sind: teilnehmen, fokussieren, Schwung erhalten und die Schließung erreichen." Legen Sie die Erwartungen an die Aktualität fest und klären Sie ggf. die Standards für die Verwendung von Laptops oder anderer Elektronik während des Meetings.

Klären Sie die nächsten Schritte

Überprüfen Sie vor der Vertagung der Besprechung die wichtigsten Entscheidungen und alle zugewiesenen Aufgaben und stellen Sie sicher, dass diese im Besprechungsprotokoll dokumentiert werden. Geben Sie der Gruppe einige Minuten, um die nächsten Schritte zu besprechen - ob zusätzliche Besprechungen erforderlich sind oder ob andere Schritte oder Aktionen als Teil eines größeren Projekts oder Prozesses ausgeführt werden müssen.