Ein Leitfaden zu den Best Practices für die Vertragsverwaltung

Verträge, die ein Unternehmen mit seinen Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten abschließt, sind rechtliche Dokumente, die Rechte und Pflichten beider Parteien mit sich bringen. Das Verwalten oder "Verwalten" von Verträgen erfordert Sorgfalt und ein Auge fürs Detail. Es gibt einige bewährte Vorgehensweisen, die helfen können - bewährte Methoden zur Verwaltung von Verträgen, mit denen Sie Verstöße gegen deren Bedingungen vermeiden können.

Unterscheidung von Verträgen

Eine grundlegende bewährte Methode in der Vertragsverwaltung ist das Verständnis der Art des Vertrags, mit dem Sie sich befassen. Es gibt zwei Arten von Verträgen - einfache Verträge und Urkunden - und jeder Vertrag hat unterschiedliche Bedingungen und Pflichten. Ein einfacher Vertrag ist ein Vertrag, der keine Tat ist. Einfache Verträge umfassen Vereinbarungen zum Verkauf von Produkten und Dienstleistungen, z. B. die Vermietung Ihres Geschäfts und die Verträge, die Sie mit Ihren Mitarbeitern haben. Taten dagegen sind komplexer, da sie schriftlich zu unterzeichnen, zu bezeugen und mit einem offiziellen Siegel zu übermitteln sind. Hypothekendarlehen werden häufig per Vertrag abgeschlossen, ebenso wie bestimmte Vereinbarungen mit Gläubigern und Banken.

Einfache Vertragsarten

Nahezu alle Verträge, denen Sie in Ihrem Unternehmen begegnen, sind einfache Verträge. Diese einfachen Verträge können weiter als einseitig oder bilateral klassifiziert werden. Ein einseitiger Vertrag impliziert, dass nur eine Partei verspricht, etwas zu tun, und die andere Partei ist nicht gesetzlich verpflichtet, im Gegenzug etwas zu kaufen oder einen anderen Teil des Vertrags zu erfüllen. Ein bilateraler Vertrag impliziert, dass beide Parteien Pflichten und Pflichten zur Einhaltung haben. Die Kenntnis der Unterschiede zwischen diesen verschiedenen Arten von Verträgen hilft Ihnen, klar zu halten, wenn Sie eine Verpflichtung zum Handeln haben und / oder wenn eine andere Partei Ihnen eine Verpflichtung schuldet.

Geschäftsbedingungen

Entgegen der landläufigen Meinung müssen Verträge nicht in Tinte geschrieben werden, um als gültig oder legal zu gelten. Indem Sie die Bedingungen und Konditionen einer vertraglichen Vereinbarung klar umreißen, schützen Sie Ihr Geschäft und vermeiden Streitigkeiten. Wenn Sie beispielsweise ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen, sind die wichtigsten Bedingungen der bezahlte Preis und die Beschreibung der Waren und Dienstleistungen. Die Quittung kann die Form des Vertrages annehmen, und es ist wichtig, dass Sie Ihre Bedingungen und Bedingungen für die Rückgabe oder Stornierung auf dieser Quittung angeben. Wenn es um komplexere Transaktionen wie den Verkauf von Immobilien geht, muss das Gesetz bestimmte Bedingungen vollständig festlegen. Skizzieren Sie im Zweifelsfall immer alle Bedingungen und Konditionen. Sie können nichts falsch machen, indem Sie zu viel schreiben und nicht zu wenig.

Angebot und Annahme

Das klingt nach einem Kinderspiel, aber Unternehmen müssen darauf achten, nur das anzubieten, was sie tatsächlich verkaufen möchten oder was sie tatsächlich auf Lager haben. Hier kommen in der Vertragsverwaltung die Begriffe "Angebot" und "Akzeptanz" zum Tragen. Das Angebot ist oft implizit. Ein Einzelhandelsgeschäft, in dem beispielsweise Kleidung in einem Fenster ausgestellt wird, bietet diese Kleidung effektiv zum Verkauf an, auch wenn kein Hinweis darauf besteht, wie viel die Kleidung kostet. Die Annahme erfolgt, wenn ein Kunde etwas kaufen möchte und dann dem Sachbearbeiter Geld übergibt. Probleme können auftreten, wenn Sie für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung werben und dann die Anforderungen nicht erfüllen können. Um dies zu umgehen, sollten Sie in der Werbung vorsichtig sein, indem Sie das Angebot qualifizieren oder die Akzeptanz auf eine begrenzte Anzahl beschränken.

Den Vertrag brechen

Nur wenige Dinge können dem Ruf eines Unternehmens mehr schaden als ein unordentlicher Rechtsstreit wegen Vertragsbruch. Dies kann jedoch passieren, wenn Sie Ihre vertraglichen Vereinbarungen nicht einhalten. Beispielsweise kann ein Kunde dafür bezahlen, dass eine Ware oder Dienstleistung an einem bestimmten Tag geliefert wird. Wenn Sie an diesem Tag nicht liefern, hat der Kunde rechtliche Gründe, um das Geld oder die verlorene Zeit zurückzufordern. Andernfalls führt ein Versäumnis, eine Klausel oder Bedingung in einen Vertrag aufzunehmen, zum Erlöschen des Vertrags, was dazu führt, dass Ihr Unternehmen ausfällt. Wenn Sie beispielsweise vergessen, die Bedingungen für die Rücksendung eines Produkts auf der Quittung aufzulisten, kann ein Kunde möglicherweise argumentieren, dass das Geschäft eine offene Rückgaberichtlinie hat. Versuchen Sie als Best Practice, Vertragsverletzungen in jeglicher Hinsicht zu vermeiden, indem Sie Ihre Bedingungen klar umreißen, die Verpflichtungen einhalten und etwaige Vorbehalte mitteilen.