Dokumentvorbereitung für das Scannen

Beim Scannen von Dokumenten können Sie Ihre gesammelten Dokumente in eine vom Computer durchsuchbare Datenbank konvertieren. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie beim Scannen von Aufzeichnungen wie Vertragsabschlüssen die Kosten für die Dokumentenspeicherung senken können, oder Sie könnten gescannte Dokumente über das Web oder für Ihre Kunden anbieten. Die Vorbereitung eines Dokuments für das Scannen erfordert etwas Planung und Voraussicht.

Was soll gescannt werden?

Die erste Vorbereitungsvoraussetzung ist die Auswahl, was zu welchem ​​Zweck gescannt wird. Es kann gesetzliche Anforderungen geben. Zum Beispiel müssen Psychiater, die sich mit Schulbezirken oder dem Strafgerichtssystem befassen, die Patientenbewertungen scannen, wobei bestimmte identifizierende Informationen entfernt werden. Juristische Dokumente können verlangen, dass Signaturseiten oder eidesstattliche Versicherungen als Begleitseiten gescannt werden, die das Dokument begleiten.

Mechanische Anforderungen

Es gibt zwei große Kategorien von Scannern: Flachbettscanner (geeignet zum Scannen von gebundenen Büchern, großen Kunstwerken oder Blaupausen) und Bogenscanner. Bogenscanner können jeweils nur eine Seite einer Seite scannen. das ist oft alles was benötigt wird. Um die Seiten eines ungebundenen Buches zu scannen, müssen Bogenscanner duplex werden: Scannen Sie eine Seite eines Blatts, drehen Sie sie um und scannen Sie die andere Seite. Lassen Sie sich beim Einlegen eines Bogenscanners alle Seiten durchblättern und suchen Sie nach umgedrehten Seiten und Dingen wie Heftklammern, Klebebandstreifen oder Haftnotizen, die möglicherweise beim Einzug der Seiten durch den Mechanismus entstehen.

Körperliche Vorbereitung

Sobald die rechtlichen und geschäftlichen Gründe für das Scannen bekannt sind, ist die physische Vorbereitung die nächste Anforderung. Die Art der physischen Vorbereitung hängt von dem verwendeten Scanner ab und kann vom einfachen Entfernen der Heftklammern auf losen Seiten vor dem Einführen in einen Bogenscanner bis zum komplizierten Zusammenfügen vieler kleiner Dokumente auf einem Träger reichen Platine, um das Durchbluten zu reduzieren und sie mit einem Flachbettscanner auszuführen. Dokumente sollten flach gepresst werden, ohne Locken oder Falten. Wenn Sie versuchen, den Textkontrast eines Flachbettscanners zu erhöhen, kann es manchmal hilfreich sein, eine neutrale graue Unterlage wie die Pappunterlage eines Blocks aus Papier hinter die zu scannende Seite zu setzen.

OCR-Verarbeitungsvoraussetzungen

Die optische Zeichenerkennung verwendet die Formerkennung, um Wörter aus einem Wörterbuch zu finden. Die Dokumentvorbereitung für OCR beginnt mit dem Fokus auf das Originaldokument. Ein Trick, der für alte Dokumente auf aus säurehaltigem Papier vergilbtem Papier geeignet ist, besteht darin, eine Fotokopie mit hohem Kontrast auf schwerem Papier zu erstellen. Auf der physischen und mechanischen Seite sind die meisten OCR-Scans für lockere Seiten vorgesehen, und es muss auch darauf geachtet werden, dass sie im Dokumenteneinzug korrekt ausgerichtet sind, da in einem kleinen Winkel gescannte Seiten die Fehlerrate erhöhen können. Unabhängig davon, wie gut Ihre OCR ist, sollten Sie Zeit haben, um den resultierenden Scan zu überprüfen, und dies sollte für die benötigte Zeit eingeplant werden.