Die besten Möglichkeiten, den Kraftstoffverbrauch in einem kleinen Unternehmen zu verfolgen

Papierkram von bezahlten Ausgaben kann selbst mit einem kleinen Personal leicht aus dem Ruder laufen. Bei Fahrtenmeldungen wie bei allen Ausgaben sollten sorgfältige Aufzeichnungen geführt werden. Ein genaues System kann dazu beitragen, dass alles reibungslos läuft und Ihnen große Kopfschmerzen erspart.

Stift und Papier

Stellen Sie den Mitarbeitern Protokolle in Papierform zur Verfügung und fordern Sie sie auf, das Protokoll jedes Mal zu verwenden, wenn Sie in das Auto steigen. Die Einträge sollten das Datum der Reise, die Kilometerzählerstände, das Ziel und den Zweck enthalten. Sie können auch Platz für abteilungsspezifische Informationen oder Kostencodes einschließen.

Protokolle sammeln

Wählen Sie einen Tag oder eine Uhrzeit zum Sammeln von Kilometerprotokollen aus und achten Sie darauf, dass Sie diese abholen. Sie werden sie wahrscheinlich ein paar Tage vor dem Zahltag wünschen, so dass Sie die Rückerstattung einschließen können, anstatt sie zu verzögern. Lassen Sie trotzdem einen Tag für zusätzliche Berichte zu. Manchmal werden die Leute krank oder beschäftigt und vergessen. Durch das Versenden einer Erinnerungs-E-Mail bei jeder fälligen Protokollierung können Probleme vermieden werden.

Digitale Aufzeichnungen

Führen Sie, wenn möglich, digitale Aufzeichnungen der Kilometerprotokolle auf, um sich das Problem des Sammelns der Papierprotokolle zu ersparen. Möglicherweise verfügen Sie über ein Buchhaltungs- oder Buchhaltungsprogramm, das auch das Fahrtenbuch aufzeichnen kann. Wenn nicht, sollte eine Tabelle, auf die jeder zugreifen kann, auf dieselbe Weise funktionieren. Sie können nur die Gesamtkilometer pro Mitarbeiter für jede Woche angeben, um die Dinge einfach zu halten. Verwenden Sie es, um die Gesamtausgaben zu verfolgen und zu sehen, wie sich diese im Laufe der Zeit ändern, was sich auf die Budgetierung auswirken kann.

Pauschalbetrag

Wenn Sie die Informationen protokolliert haben, damit die Mitarbeiter ordnungsgemäß erstattet werden, legen Sie die Datei in einem Ordner ab, um die Kilometerberichte zusammenzufassen. Sie können auch einen Abschnitt in den einzelnen Mitarbeiterordnern für Spesenabrechnungen erstellen. Halten Sie sie in umgekehrter chronologischer Reihenfolge, um die neuesten Informationen oben anzuzeigen.