Welche Arten von Kommunikation sollten während eines Projekts verwendet werden?

Kommunikation und wie Sie mit anderen Teammitgliedern auskommen, ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Verschiedene Arten der Kommunikation können in die Gesamtplanung und -durchführung des endgültigen Projekts einbezogen werden und können verbale, schriftliche, elektronische und persönliche Interaktionen umfassen. Der Informationsfluss spielt auch eine wichtige Rolle für den Erfolg Ihres Projekts.

Geschrieben

Die schriftliche Kommunikation kann leicht kopiert und an alle Teammitglieder gesendet werden. Fristen, Verfahren und Unternehmensrichtlinien sollten schriftlich übermittelt werden, um Missverständnisse zu vermeiden. E-Mail ist eine effektive Form der Übermittlung wichtiger Informationen, insbesondere wenn sich Teile Ihres Projektteams an unterschiedlichen Orten befinden. Klarheit ist wichtig, um allen Teilnehmern genaue Details und relevante Informationen zu vermitteln. Sie sollten es vermeiden, Teammitglieder mit Daten zu überlasten, und die Informationen zu priorisieren, die Teammitglieder benötigen, um ihre Projektabschnitte abzuschließen. Vermeiden Sie es, Projektmitglieder mit irrelevanten Dokumenten und Daten zu überfordern.

Elektronisch

Neben Nachrichten und Anweisungen in E-Mails können Sie elektronische Tools verwenden, um eine schnelle und effektive Kommunikation zu ermöglichen. Nutzen Sie Video-Meetings, wenn die Teilnehmer von Brainstorming oder Fragen und Antworten profitieren könnten, wenn Ihr Team an verschiedenen Standorten verteilt ist. Sie können Tabellenkalkulationen und Videodateien an E-Mails anhängen, um die Teammitglieder ausführlicher zu präsentieren. Verwenden Sie Ihre internen Webseiten, um Informationen und Updates bereitzustellen, auf die Projektteilnehmer jederzeit und an jedem Ort zugreifen können. Eine Website ist eine effektive Ressource, mit der alle Teammitglieder den Projektfortschritt verfolgen können, auch in Bereichen, in denen sie keine Rolle spielen.

Angesicht zu Angesicht

Persönliche Besprechungen spielen individuell und als Team eine wichtige Rolle in den gesamten Kommunikationsprozessen, die zu einem erfolgreichen Projektabschluss führen. Wenn Sie persönlich mit einem Teammitglied sprechen, können Sie die Reaktionen bewerten und sicherstellen, dass Ihre Nachricht empfangen wird. Teammitglieder zusammen zu bringen verbessert die Moral und kann die Kreativität und Begeisterung für das Projekt anregen. Besprechungen sind angebracht, wenn die Agenda geplant ist und Sie sicherstellen möchten, dass alle Beteiligten dieselbe Nachricht hören. Workshops, Seminare und Meetings provozieren die Zusammenarbeit und den freien Austausch neuer Ideen.

Responsiv

Ein lebenswichtiger Aspekt der Kommunikation, der oft übersehen wird, ist das Zuhören. Aktives Zuhören ist erforderlich, damit die Teammitglieder wissen, dass das, was sie gesagt, geschrieben oder angezeigt haben, angemessen empfangen wurde. Feedback gibt es in verschiedenen Formen. Ihre Körpersprache zeigt persönlich Ihre Aufmerksamkeit, während Fragen und rechtzeitige Eingaben bedeuten, dass Sie die Nachricht gehört haben. E-Mail-Antworten, Textnachrichten und Memos informieren die anderen Mitglieder des Teams, dass ihre Nachrichten empfangen und verstanden wurden.