Welche Dokumente muss ein Unternehmen bei seinem Steuerberater einbringen?

Selbst Unternehmen, die über einen Buchhalter verfügen, verwenden in der Regel einen externen Wirtschaftsprüfer, um ihre Unterlagen zu prüfen oder die jährliche Steuererklärung des Unternehmens vorzubereiten. Wenn Sie oder ein Mitglied Ihres Rechnungswesens einen Termin für einen Termin mit Ihrem Steuerberater vereinbaren, benötigt er Kopien mehrerer Dokumente, um die Steuererklärungen des Bundes und des Staates erfolgreich auszufüllen. Um es einfach zu machen, weisen Sie eine Person zu, die Dokumente zu sammeln, die Ihr Buchhalter benötigt.

Dokumente des Unternehmens

Legen Sie für Ihr erstes Treffen mit Ihrem Steuerberater Kopien der Organisationsdokumente Ihres Unternehmens bereit. Dies umfasst die Satzung, die Satzung, die Liste der Namen der Hauptaktionäre oder des Firmeninhabers sowie alle anderen Organisationsdokumente, die von dem Staat ausgestellt wurden, in dem Sie Ihre Gesellschaft registriert haben. Geben Sie ihr Kopien der Steueridentifikationsnummern Ihrer Körperschaft für Bund und Länder.

Steuerdokumente

Wenn Sie einen Steuerberater für die Erstellung Ihrer Steuererklärungen verwenden, bringen Sie gegebenenfalls die früheren Steuererklärungen des Unternehmens mit. Fügen Sie alle vierteljährlich im Laufe des Jahres eingereichten Lohnsteuerdokumente bei, einschließlich der Formulare 940 und 941 des Internal Revenue Service, der Quellensteuerformulare und der staatlichen Arbeitslosenunterlagen. Vergessen Sie nicht, Kopien aller Lohnberichte mitzubringen, die Kopien der W-2-Formulare der Mitarbeiter und der Lohnberichte enthalten, wie z. B. IRS W-3-Formulare. Erstellen Sie Kopien für die Verwendung Ihres Buchhalters für alle 1099 Formulare, die an Verkäufer, Unterauftragnehmer oder unabhängige Auftragnehmer ausgegeben wurden. Fügen Sie Kopien aller Umsatzsteuerberichte zum Jahresende hinzu. Fügen Sie dem Paket des Steuerberaters Jahresendberichte hinzu, in denen die Steuerdaten der Arbeitnehmer, die Einbehaltung der Versicherungsprämien und alle anderen Konten, die sich auf die Mitarbeiter beziehen, zusammengefasst werden, beispielsweise Studienprogramme oder Cafeteria-Pläne.

Leihdokumente

Unternehmenskredite, für die Sie im Laufe des Jahres Zahlungen leisten, bieten die Möglichkeit für Steuerabzüge. Lassen Sie Ihren Steuerberater wissen, ob Sie im Laufe des Jahres große Vermögenswerte erworben haben, z. B. Lieferwagen oder Ausrüstung, die in Ihrem Unternehmen verwendet wird. Bringen Sie Rechnungskopien alter und neuer Vermögenswerte mit, die das Kaufdatum des Geräts, das Datum, an dem Sie das Gerät erworben haben, und eine Beschreibung des gekauften Vermögens angeben. Wenn Sie eine Kreditlinie mit Ihrem Kreditgeber oder einem anderen Unternehmensdarlehen haben, die monatlich gezahlt wird, erstellen Sie Kopien Ihrer Leasingverträge oder unterstützender Dokumente, die Ihre Darlehen, Leasingverträge oder Kreditlinien unterstützen. Drucken Sie die Jahresabschlüsse für jedes Ihrer Darlehen, Leasingverträge oder Kreditlinien aus.

Finanzunterlagen

Geben Sie Ihrem Steuerberater vorübergehend Zugriff auf Ihr internes Buchhaltungssystem, um die Berechnung Ihrer Steuern zu erleichtern. Wenn dies nicht möglich ist, müssen Sie Kopien der Jahresabschlüsse wie die Unternehmensbilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Gewinnrücklagen, das Eigenkapital des Eigentümers und die Kapitalflussrechnung mitbringen. Geben Sie Jahresüberprüfungen und Sparkontensalden, monatliche Kontoauszüge und Informationen zum Bankabgleich ein. Erstellen Sie außerdem Kopien der am Jahresende vorhandenen Guthaben auf dem Anlagekonto oder gegebenenfalls an die Anteilinhaber ausgeschüttete Dividenden, falls zutreffend, zur Verwendung durch Ihren Buchhalter.

Sonstige Unterlagen

Wenn Sie ein Unternehmen betreiben, das ein Produkt herstellt, erstellen Sie Kopien der Jahresbestandsberichte für Ihren Steuerberater. Fügen Sie alle Warenkostenberichte hinzu, die zur Berechnung der am Jahresende veröffentlichten Warenkostenberichte als Backup für den Jahresabschluss verwendet werden. Wenn in Ihrem Unternehmen Verkäufer beschäftigt sind, legen Sie einen Bericht bei, der die im Laufe des Jahres gefahrenen Geschäftsmeilen für jedes Fahrzeug angibt, das dem Unternehmen Kilometerstand besitzt oder erstattet. Seien Sie bereit mit detaillierten Aufzeichnungen, die die Anzahl der pro Jahr zurückgelegten Meilen sichern. Wenn Ihr Unternehmen als S-Unternehmen tätig ist, geben Sie die Informationen zu den Versicherungsprämien an, die für die Hauptinhaber des Unternehmens und deren Angehörige gezahlt werden, da der IRS verlangt, dass diese Informationen in die Bruttolöhne der W-2 einbezogen werden, die als steuerpflichtige Nebenleistungen des Aktionärs ausgewiesen werden.