Welche Arten von Zahlungsmethoden kann ich für die Abrechnung verwenden?

Die Art der Abrechnung, die Sie für Ihr Unternehmen auswählen, hängt von Ihrer Buchhaltungsmethode, den technologischen Fähigkeiten und den Präferenzen Ihrer Mitarbeiter ab. Aufgrund von technologischen Fortschritten kann Ihr Unternehmen Mitarbeiter bezahlen, ohne jemals Papier oder Geld wechseln zu müssen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach Möglichkeit, welche Zahlungsmethode sie bevorzugen, um künftig Probleme mit der Abrechnung zu vermeiden.

Kasse

Unternehmen, die saisonal beschäftigte oder befristete Mitarbeiter einstellen, können ein bargeldbasiertes System für die Lohnabrechnung verwenden. So können beispielsweise Tomatenzüchter, die Pflücker für die Tomatensaison einstellen, ihre Arbeiter in bar bezahlen, vorausgesetzt, die Landwirte führen genaue Aufzeichnungen über die Gehaltsabrechnung und geben ihren Mitarbeitern 1099 Formulare aus. Die IRS schreibt vor, dass ein Unternehmen jedem Mitarbeiter, der mehr als 600 USD zahlt, im Geschäftsjahr ein 1099-Formular zahlt. Unternehmen, die 1099 Formulare nicht einreichen, könnten sich einer IRS-Prüfung stellen und möglicherweise Strafen für nicht gezahlte Lohnsteuern zahlen.

Prüfen

Schecks werden häufig für die Personalabrechnung verwendet, da sie nachvollziehbar sind und keine Bargeldtransaktionen zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern erforderlich sind. Um Schecks für Ihr Unternehmen verwenden zu können, müssen Sie eine periodengerechte Buchführung durchführen, keine Bargeldbasis. In der Rechnungsabgrenzung werden die Erträge und Aufwendungen zum Zeitpunkt ihrer Entstehung vermerkt, unabhängig davon, ob sich das Geld auf Ihrem Konto befindet oder nicht. Wenn Ihr Unternehmen ein auf Bargeld basierendes System verwendet, könnte dieses Geld nicht ausgeben, da Mitarbeiterschecks nicht zum Zeitpunkt des Schreibens belastet wurden.

Direkte Einzahlung

Direkte Einzahlungssysteme führen jeden Monat zu festgelegten Terminen Bargeld auf Mitarbeiterkonten ein. Direkteinzahlungssysteme werden normalerweise verwendet, wenn ein Unternehmen aufgrund des Setups eine niedrige Fluktuationsrate aufweist. Die Mitarbeiter geben den Gehaltsabrechnungsmanagern ihre Bankdaten und das Unternehmen erstellt eine direkte Einzahlungsverbindung zur Bank jedes Mitarbeiters. Obwohl diese Abrechnungsmethode effizient ist, erheben manche Banken möglicherweise eine monatliche Gebühr für den Dienst.

Pay Card

Firmenzahlungskarten wirken wie Debitkarten, die an Bankkonten angehängt sind. Das Unternehmen, für das der Mitarbeiter tätig ist, lädt die Lohnkarte mit dem Gehalt des Mitarbeiters für den Zeitraum. Der Mitarbeiter kann die Karte dann wie eine Standard-Debitkarte in Einzelhandelsgeschäften verwenden und Geld von Geldautomaten abheben. Diese Abrechnungsmethode kommt Mitarbeitern zugute, die keine Bankkonten haben, aber dennoch die Bequemlichkeit einer Debitkarte wünschen.