So formatieren Sie eine Rechnung

Als Kleinunternehmer steht Ihre Existenz im Mittelpunkt Ihrer Fähigkeit, Ihre Kunden dazu zu bringen, Sie rechtzeitig zu bezahlen. Wenn Sie mit großen Unternehmen oder sogar mit kleinen Unternehmen mit strengen Prozessen in der Debitorenbuchhaltung arbeiten, kann die Lieferung einer ordnungsgemäß formatierten Rechnung den Unterschied ausmachen, wenn Sie pünktlich bezahlt werden oder warten, bis das Unternehmen die Zahlung sortiert und genehmigt. Darüber hinaus kann eine ordnungsgemäß formatierte Rechnung Ihrem Buchhaltungsteam helfen, Zahlungen zu verfolgen und Streitigkeiten beizulegen. Es ist einfach, eine Rechnungsvorlage in einer Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsanwendung zu erstellen. Nehmen Sie sich Zeit, um es professionell zu formatieren.

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Geben Sie grundlegende Rechnungsinformationen oben in der Rechnung an. Geben Sie das Rechnungsdatum, alle Zahlungsbedingungen des Verkaufs und die Versanddetails an. Geben Sie ein Referenzfeld für zusätzliche Informationen wie die Bestellnummer des Kunden oder eine andere Referenz an.

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Nummerieren Sie die Rechnung. Jede Rechnung muss eindeutig nummeriert sein, damit sie in Ihren Büchern einzeln nachverfolgt werden kann. Während Unternehmen viele Schemata zur Nummerierung ihrer Rechnungen verwenden, verwenden viele Präfixe, um das Jahr anzugeben, in dem die Rechnung erstellt wurde, und um Kunden zu identifizieren. In einem Rechnungsstellungssystem, das dieses Nummerierungssystem verwendet, könnte 12-004-1994 eine im Jahr 2012 gesendete Rechnung an die Kundennummer 004 angeben, wodurch es sich um die 1.994. Rechnung handelt, die in diesem Jahr gesendet wurde.

3.

Geben Sie Ihren Geschäftsnamen, Ihre Adresse und Ihre Telefonnummer oben in der Rechnung in einem Bereich "Auftrag an:" an. Diese Informationen sind bei Rechnungen häufig am rechten Rand ausgerichtet.

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Geben Sie den Namen des Kunden auf der Rechnung in ein Feld "Rechnung an:" ein. Dies sollte so genau wie möglich sein, einschließlich des Firmennamens, des Standorts und der Telefonnummer sowie gegebenenfalls des Namens des Vertreters des Kunden, der die Waren gekauft hat. In einigen Unternehmen muss jeder Vertreter die Rechnungen vor der Bezahlung beglaubigen. Wenn Sie sich nicht auf einen Mitarbeiter beziehen, kann dies die Zahlung verzögern. Diese Informationen befinden sich normalerweise im oberen Bereich und sind am linken Rand ausgerichtet.

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Geben Sie eine detaillierte Liste aller Käufe an. Dies macht den größten Teil der Rechnung aus. Um Platz zu sparen, können Sie jeden Artikel, seinen Preis und die Gesamtzahl der in einzelnen Spalten verkauften Artikel auflisten und mit einer Zeilensumme für den Artikel enden.

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Summe aller Einzelpostensummen, um den Umsatz auf der Rechnung zusammenzufassen. Geben Sie im Rechnungskörper nach dem Gesamtbetrag der gekauften Waren zusätzliche Kosten wie etwa Versand- oder Finanzierungsgebühren an. Listen Sie jede Ladung mit einer Beschreibung auf.

7.

Geben Sie am Ende der Rechnung eine Gesamtsumme an. Darin sollte sich widerspiegeln, was Sie erwarten, dass der Kunde Sie für alle auf der Rechnung erbrachten Leistungen bezahlt. Geben Sie das fällige Datum und die von Ihnen akzeptierten Zahlungsarten an, z. B. Scheck oder Überweisung.