Wie schreibe ich einen Projektplan?

Ein Plan hält Ihr Projekt auf Kurs. Ohne einen Plan können scheinbar kleinere Details vergessen werden, was das Erreichen von Zielen und Fristen erschwert. In Ihrem Projektplan können Sie festlegen, welche Mitarbeiter Aufgaben erledigen, wann die Arbeit fällig ist und wie die Gruppe kommuniziert. Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Projektplans beginnen, sollten Sie den Umfang und die Spezifikationen des Projekts gründlich prüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Plan alle Aspekte abdeckt.

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Starten Sie den Projektplan mit einer Zusammenfassungsseite, auf der das Projekt beschrieben wird und erläutert, warum das Projekt erforderlich ist und was Sie planen. Erwähnen Sie, wie lange Sie mit dem Projekt rechnen, was die Projektergebnisse sind, wie viele Mitarbeiter daran arbeiten und wie viel Geld dafür aufgewendet wird. Beziehen Sie Ziele, Erfüllungskriterien, wesentliche Einschränkungen und wichtige Stakeholder ein.

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Fügen Sie einen Personalbereich in den Plan ein. Verwenden Sie diesen Abschnitt, um Mitarbeiter verschiedenen Aufgaben zuzuordnen. Fügen Sie ein Organisationsdiagramm mit der Befehlskette für das Projekt hinzu.

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Entwickeln Sie eine Tabelle für Aktivitätspläne, in der angegeben ist, wie viele Tage ein Teil des Projekts dauern soll. Listen Sie ein Startdatum für jede Aufgabe auf. Weisen Sie den verschiedenen Abteilungen oder Gruppen, die am Projekt arbeiten, bestimmte Aufgaben zu. Die Standardzeit-Website weist darauf hin, dass die Auflistung für jede Aufgabe die prognostizierte Zeit und die tatsächlich geleistete Zeit umfassen sollte. Informieren Sie sich über die tatsächlich geleistete Zeit anhand von Arbeitszeittabellen.

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Erstellen Sie eine Kalkulationstabelle für das Gesamtprojekt. Der Zeitplan zeigt die gesamte Projektdauer an und enthält Meilensteine, Liefertermine für bestimmte Teile des Projekts, Überprüfungsdaten, Prüfungen oder Inspektionen sowie Fristen. Der Projektzeitplan definiert auch die Reihenfolge der Aufgaben für das Projekt.

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Fügen Sie eine Kalkulationstabelle hinzu, in der die Kosten aufgeführt sind, um den Plan abzuschließen. Listen Sie jede Aufgabe auf und schätzen Sie die Anzahl der Stunden und den Geldbetrag ein, den sie für die Ausführung benötigen.

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Fügen Sie eine Seite hinzu, die Ihren Kommunikationsplan beschreibt. In der Kommunikation wird detailliert beschrieben, wie oft Sie Meetings abhalten und wie Aktualisierungen und wichtige Informationen an Teammitglieder und Stakeholder kommuniziert werden.

7.

Beenden Sie den Projektplan mit einem Genehmigungsblatt. Es sollte den Namen des Projekts, das Datum und den Namen des Projektmanagers enthalten. Fügen Sie Leerzeilen für Signaturen von Administratoren oder anderen Personen in Ihrem Unternehmen ein, die sich für das Projekt abmelden müssen. Geben Sie den Namen jedes Administrators in eine der leeren Zeilen ein.

Dinge benötigt

• Tabellenkalkulationsprogramm

Spitze

• Wenn Ihr Plan viele größere Aufgaben enthält, teilen Sie diese in bestimmte kleinere Aufgaben auf. Wenn Sie den Entwurf Ihres Projektplans erstellen, weisen Sie jeder Aufgabe eine eigene Seite zu und listen Sie alle Unteraufgaben auf, die zum Abschließen der Aufgabe auf der Seite erforderlich sind.

Warnung

• Wenden Sie sich an mögliche Risiken, die sich auf Ihr Projekt auswirken könnten. Die Website von Project Smart weist darauf hin, dass die Identifizierung potenzieller Risiken Sie auf diese Möglichkeiten vorbereiten und einen effektiven Risikomanagementplan entwickeln kann.