Was besprechen Sie in Vorstandssitzungen?

Vorstandssitzungen bringen normalerweise die Direktoren einer Organisation zusammen. Ihre Aufgabe ist es, das Geschäft zu überwachen und zu leiten. In einer Vorstandssitzung überprüft der Vorstand die Leistung der Organisation in der Vergangenheit, nimmt strategische Überlegungen an und genehmigt Aktionspläne, um die Organisation in ihren verschiedenen Wachstumsphasen kontinuierlich zu unterstützen.

Spitze

• Boards beginnen häufig damit, das Board-Protokoll früherer Besprechungen zu prüfen und zu genehmigen, bevor sie neue Geschäfte tätigen.

Vorherige Minuten überprüfen

Die erste Aufgabe in einer Vorstandssitzung besteht darin , das vorherige Protokoll zu überprüfen . Der Vorstand wird sie in der Regel offiziell ratifizieren und auch alle noch ausstehenden Termine aus der vorangegangenen Sitzung abschließen. Das Lesen der vorangegangenen Minuten ist notwendig, damit der Verwaltungsrat überprüfen kann, ob die Aufzeichnung einen echten Bericht über die besprochenen Themen enthält, obwohl die Vorstandsmitglieder sie manchmal getrennt lesen und nicht vorlesen lassen.

Es könnte auch unfertige Geschäfte gegeben haben, die der Vorstand aus verschiedenen Gründen nicht beendet hat. Das Durchgehen der Protokolle des vorherigen Meetings hilft auch dabei, die Effizienz und Effektivität des Vorstands zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen.

Normalerweise stellt ein Vorstandssekretär oder ein anderer Offizier die für eine Besprechung erforderlichen Unterlagen zusammen, z. B. frühere Protokolle und neue zu prüfende Unterlagen, bevor eine Besprechung erstellt werden kann, so dass jedes Mitglied eine Kopie erhalten kann.

Vergangene Leistungsberichte

Der Verwaltungsrat prüft normalerweise Organisationsberichte, in denen die wichtigsten Entwicklungen im Unternehmen detailliert beschrieben werden, um zu verstehen, wie die Organisation arbeitet und wie sie sich verbessern kann. Das Board prüft die wichtigsten Leistungsindikatoren wie Jahresumsatz, Marktanteilssegmentierung, Einnahmen und Ausgaben für das Jahr, Kundenzufriedenheit sowie laufende Forschungs- und Entwicklungs-, Marketing- und Expansionsprojekte.

Da das Versehen eine ihrer Hauptfunktionen ist, besprechen die Vorstandsmitglieder in der Regel, was sich im Laufe der Zeit verändert hat, ob Überraschungen aufgetaucht sind und ob die Veränderungen das vollbracht haben, was alle erhofft hatten.

Zukunftsstrategien diskutieren

Bei den Vorstandssitzungen geht es auch um die Strategie der zukünftigen Ausrichtung des Unternehmens . Sobald der Vorstand die Leistungen der Vergangenheit überprüft hat, erarbeiten die Mitglieder neue Strategien, die die Organisation in die Zukunft lenken werden. Oft orientieren sie sich an Vorschlägen der Unternehmensführung.

Beispielsweise kann der Verwaltungsrat die Vor- und Nachteile einer Änderung der Managementstruktur und des Führungsstils diskutieren, um die Reaktionsfähigkeit und Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern. Der Vorstand formuliert in der Regel die kurzfristigen Ziele der Organisation, selbst wenn sie die langfristige Zukunft des Unternehmens plant. Das Management wird normalerweise die Ideen berücksichtigen, die der Vorstand berücksichtigen muss.

Genehmigung von Corporate Actions

Aufgrund der von ihnen erarbeiteten Strategien empfehlen und verabschieden die Vorstandsmitglieder auch Handlungspläne für die Geschäftsführung und die Mitarbeiter, die sie umsetzen sollen. Der Verwaltungsrat ist für allgemeine Governance-Entscheidungen im Unternehmen verantwortlich und kann empfehlen, dass die Organisation verkleinert, in ein neues Gebiet expandiert, Gewinne einbehält, anstatt sie an die Aktionäre zu verteilen, oder sogar den Vorstandsvorsitzenden entlassen und ersetzen kann.

Sobald der Vorstand ausführliche Diskussionen zu einem Thema geführt hat, sollten die Mitglieder Empfehlungen aussprechen, darüber abstimmen und eine endgültige Entscheidung treffen.

Board Meeting-Verfahren und Protokolle

Je nach Größe des Vorstands Ihrer Organisation können die Sitzungen mehr oder weniger förmlich sein. Im Allgemeinen sollte Ihr Vorstand jedoch einige Richtlinien und Protokolle haben, um die Dinge zivil zu halten, dem Vorstand zu helfen, Entscheidungen zu treffen, und Protokolle darüber vorlegen, was im Falle eines Streits später geschehen ist.

Zu den allgemeinen Regeln gehört, dass jeweils nur eine Person spricht, der Vorsitzende entscheidet, wer das Recht hat zu sprechen, und die Einschränkung vulgärer Sprache und Angriffe auf andere Vorstandsmitglieder eingeschränkt wird. Einige Gremien wenden häufig Roberts Rules of Order an, das technische Handbuch für die Durchführung von Meetings.