Wie schreibe ich einen Entlassungsbrief?

Kürzungen und Entlassungen sind schwierige Aufgaben, für die das Personal verantwortlich ist. Arbeitgeber können den Prozess weniger schmerzhaft gestalten, wenn sie die Kommunikation mit Mitarbeitern zu einer Priorität machen. Einen Brief zu schreiben, um die Mitarbeiter über Entlassungen zu informieren, ist ein guter Anfang. Der Brief sollte jedoch in Abteilungs- oder Personalbesprechungen mit den Mitarbeitern besprochen werden. Dies gibt der Unternehmensleitung die Möglichkeit, sich für die Entlassung von Mitarbeitern zu entschuldigen, und die direkte Kommunikation vermittelt, dass die Organisation das Leben der Mitarbeiter am und außerhalb des Arbeitsplatzes wirklich interessiert.

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Stellen Sie das Material und die Dokumentation zusammen, auf die Sie sich verlassen haben, um die Mitarbeiter zu entlassen. Erhalten Sie die Mitarbeiterzählung mit den Namen der für die Entlassung identifizierten Mitarbeiter. Sammeln Sie Unterlagen, die die Entscheidungen für entlassene Mitarbeiter unterstützen, z. B. Aussagen zur Arbeitsplatzbeseitigung oder Hinweise zur organisatorischen Umstrukturierung.

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Erstellen Sie den ersten Absatz des Schreibens und beschreiben Sie die Geschichte der Organisation, ihre Gründung und ihren Erfolg durch die harte Arbeit und das Engagement der Mitarbeiter. Loben Sie die Belegschaft für ihre Talente und Beiträge, die das Überleben im Laufe der Jahre ermöglicht haben. Ausdrückliche Dankbarkeit für alle, die über die Jahre hinweg an der Entwicklung und Aufrechterhaltung des Unternehmens mitgewirkt haben.

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Konstruieren Sie den zweiten Absatz, indem Sie die Umstände erläutern, die den Fokus des Geschäfts verändert haben. Erläutern Sie, wie schwierig es ist, eine erfolgreiche Organisation angesichts schwieriger wirtschaftlicher Bedingungen, geschäftlicher Anforderungen und der Unfähigkeit, die Kundenanforderungen an Produkte und Dienstleistungen zu erfüllen, aufrechtzuerhalten.

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Erläutern Sie, wie Mitarbeiter ausgewählt wurden, um entlassen zu werden, und anhand des Prozesses entschieden wurde, welche Positionen geschlossen werden sollten. Beschreiben Sie Szenarien, die das Unternehmen in Betracht gezogen hat, um zu vermeiden, dass das Leben der Mitarbeiter und ihrer Familien beeinträchtigt wird, dass jedoch die derzeitige Belegschaft nicht aufrechterhalten werden kann. Bestätigen Sie, dass das Unternehmen die Mitarbeiter bedauerlicherweise entlassen muss und dass es während des gesamten Prozesses beabsichtigt, eine regelmäßige und aktualisierte Kommunikation aufrechtzuerhalten, so dass die Mitarbeiter immer gut informiert sind, was sie zu erwarten haben.

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Geben Sie Schritt für Schritt an, was die Mitarbeiter in den nächsten Wochen erwarten sollten. Verwenden Sie einen Kalender oder eine Zeitleiste, um den Vorgang zu veranschaulichen. Laden Sie die Mitarbeiter in die Personalabteilung ein, um Fragen zu Leistungen, Vorsorgekonto, Urlaubsrückstellung und Zahlung für nicht in Anspruch genommene bezahlte Freistellung zu erhalten. Informieren Sie die Mitarbeiter über das Datum, an dem sie ein Informationspaket erhalten, in dem die Schritte zur Beantragung von Arbeitslosengeld, zur Umschulung auf neue Arbeitsplätze und Outplacement-Dienstleistungen beschrieben werden, um Mitarbeitern zu helfen, eine andere Stelle zu finden.

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Lesen Sie diesen Brief während einer Besprechung, in der sich alle Mitarbeiter befinden. Schicken Sie nicht einfach einen Serienbrief an die Wohnung der Angestellten, obwohl Sie jedem Mitarbeiter eine Kopie des Schreibens zur Verfügung stellen sollten. Geben Sie den Briefen eine persönliche Note mit der Originalunterschrift des Firmenpräsidenten. Personalisieren Sie die Entlassungsnachrichten, um zu verhindern, dass Mitarbeiter sich über geschäftliche Entscheidungen, die sich auf ihre Karriere auswirken, und die Fähigkeit, ihren Lebensstil zu unterstützen, im Unklaren sind.